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7 conseils pour acheter efficacement

Finances

Pas facile d'avoir de prise sur les changements constants des règles de marchés publics. Mais chaque collectivité dispose de leviers pour optimiser l'emploi de ses ressources et acheter efficacement. Voici quelques pistes de réflexion pour eploiter au mieux les capacités d'un service achat.

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La Lettre du Cadre Territorial numéro 433 (1er décembre 2011)

Un article de M Maximilien Godgenger

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Pris en tenaille entre un dispositif réglementaire toujours plus dense et des seuils européens de mise en concurrence toujours plus bas (1), les services achats exercent une mission complexe : satisfaire des besoins multiples dans des domaines diversifiés. Voici quelques pistes de réflexion pour exploiter au mieux les capacités d'un service achat.


1- Cartographier ses achats

La cartographie des achats est sans doute le travail le plus fastidieux, mais ce chantier est pourtant le préalable nécessaire à toute démarche d'amélioration. Cette cartographie a pour objet d'identifier avec précision l'ensemble des achats réalisés sur les années précédentes en analysant les dépenses passées, de manière à pouvoir les regrouper par familles. Une fois réalisée, cette vue générale des achats permettra de mettre en évidence les « petites familles » susceptibles de requérir une moindre attention et, à l'inverse, les « grandes familles » concentrant la majorité des dépenses qui nécessiteront un travail plus important.


2 - Organiser et globaliser ses achats

La globalisation est un levier efficace dont Uni.H.A a pu, dans le secteur hospitalier, démontrer tous les bienfaits et en particulier les économies générées. En effet, dans de nombreuses collectivités, certains achats répétitifs ou similaires peuvent demeurer « non structurés » et faire l'objet de multiples marchés distincts. La cartographie précédemment réalisée permettra de mettre en évidence les familles concernées.
Une démarche de globalisation à l'échelle de chaque établissement, voire à une échelle plus importante grâce à un groupement de commandes, pourra alors être engagée en vue d'obtenir les meilleures conditions du marché grâce à l'effet de masse ainsi créé. Cela impliquera, certes, une mobilisation ponctuelle des ressources sur l'acte unique d'achat, mais cet effort pourra être amorti sur la durée en recourant à un marché ou un accord-cadre pluriannuel.


3 - Structurer ses achats avec un système d'information

La rédaction des marchés, l'élaboration des procès-verbaux de commissions ou encore la rédaction des courriers aux entreprises sont des tâches chronophages. L'acquisition d'un système d'information Achat permettra de réduire cette charge de travail et d'automatiser des actions à faible valeur ajoutée. Plusieurs éditeurs tels que la société Agysoft avec « Marco » ou le Groupe Berger-Levrault avec « Solon » se partagent ce marché.

La plupart reposent sur un fonctionnement par modules permettant de s'adapter au besoin de chaque établissement et offrant la faculté d'une implémentation progressive du système d'information. Il faut également noter que la ville de Paris a fait développer un logiciel de gestion des consultations baptisé « Élaboration et passation des marchés ». Basé sur une licence libre, celui-ci est proposé à toutes les collectivités intéressées (2).


4 - Planifier ses achats

La planification contribue fortement au succès et à l'efficacité des procédures d'achat. En effet, on observe, tout au long de l'année, une succession de périodes « creuses » où peu de consultations sont lancées et, à l'inverse, de périodes saturées où un grand nombre de consultations sont menées par la plupart des collectivités. À titre d'exemple, les entreprises sont fortement sollicitées durant les périodes « avril-juin » et « octobre-décembre ». Il sera donc profitable de prendre le contre-pied de ces collectivités et de lancer un maximum de consultations aux mois de janvier et février, traditionnellement « pauvres » en appels d'offres. À l'inverse, en raison des congés estivaux, il conviendra d'éviter de lancer des consultations au mois d'août, sauf à laisser aux entreprises un délai de réponse plus important que d'ordinaire.


5 - Externaliser les achats non stratégiques

L'externalisation des achats est une faculté reconnue par le CMP lui-même (3). En effet, si du fait de leur caractère stratégique, certains achats doivent être maintenus en interne, d'autres ont tout intérêt à être confiés à un prestataire spécialisé. Ce sera notamment le cas pour les achats de fonctionnement tels que les fournitures de bureau (papier, stylos, accessoires divers), le matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, copieurs), le mobilier de bureau (sièges, meubles, rangements) ou encore les véhicules.

L'externalisation pourra se faire auprès de l'UGAP. L'offre de cette centrale d'achat public fondée en 1968 ne cesse de s'enrichir d'année en année. Dans le domaine de la défense, l'Économat des armées pourra également être sollicité. L'économie de ces achats permettra de dégager du temps et des ressources afin de se concentrer sur les achats primordiaux.


6 - Professionnaliser la fonction Achat

Le métier d'acheteur public est exigeant car il impose de maîtriser des compétences multiples (connaissance de la réglementation, méthodes d'achat, voire des connaissances techniques) avec la particularité d'évoluer dans un domaine en constante mutation. Pour rester efficace, il faut investir dans la formation des personnels. Divers organismes proposent des formations générales sur le thème de la passation des marchés ou plus spécialisées sur des sujets particuliers ou complexes, tels que l'intégration du développement durable dans la commande publique ou encore les procédures innovantes.

De même, bien qu'elle soit permise en procédure adaptée et même en appel d'offres lorsqu'aucune candidature ou aucune offre n'a été déposée (4), la négociation est bien souvent sous-employée par les acheteurs publics. Au mieux, elle se résume généralement à une demande écrite d'amélioration des prix. Un effort sur cette compétence permettra une nouvelle fois de gagner en efficacité.


7 - Faciliter l'analyse des acheteurs

L'étude des candidatures et des offres nécessite un temps considérable. Le recours aux accords-cadres permettra de réduire le temps passé sur l'analyse répétitive des candidatures. Pour faciliter l'analyse des offres, des cadres de réponse pourront être ajoutés aux dossiers de consultation. Cela réduira le temps nécessaire à la recherche des éléments de réponse fournis par les candidats et limitera le risque d'omission de ces derniers sur les attendus de l'acheteur. De même, lorsque l'analyse portera sur une grande quantité de prix unitaires, il sera utile de demander une réponse sous forme de support électronique afin de pouvoir comparer les offres sans ressaisie préalable.


1. Depuis le 1er janvier 2010, les seuils des marchés formalisés sont, pour les collectivités, de 4 845 000 ¤ HT pour les marchés de travaux et 193 000 ¤ HT pour les fournitures et les services. Ces seuils seront révisés au 1er janvier 2012. Selon la Direction des affaires juridiques du ministère des Finances et, pour la première fois depuis 2004, il est possible que les seuils soient maintenus, voire légèrement augmentés.
2. Pour plus d'informations, consultez le site http://www.epm.paris.fr
3. Article 31 du CMP : « Le pouvoir adjudicateur qui recourt
à une centrale d'achat pour la réalisation de travaux ou pour l'acquisition de fournitures ou de services est considéré comme ayant respecté ses obligations de publicité et de mise en concurrence pour autant que la centrale d'achat est soumise, pour la totalité de ses achats, aux dispositions du présent code ou de l'ordonnance du 6 juin 2005 susmentionnée. »
4. Article 35 du CMP.


Améliorer le travail des acheteurs

Au-delà des économies et des gains en qualité, ces mesures amélioreront le cadre de travail des acheteurs, soulagés des tâches à faible valeur ajoutée (saisie, analyses répétitives, faibles achats) et recentrés sur des actions à forte valeur ajoutée. Le recentrage sur les achats primordiaux permettra ensuite aux acheteurs de se spécialiser sur un éventail d'achats plus limité et donc de gagner en compétence sur des sujets pointus. Enfin, une planification efficace permettra de lisser la charge de travail des acheteurs sur l'année, de limiter les pics d'activité, et donc de créer un climat optimal au sein du service.


DocDoc

Pour aller plus loin
« Organiser sa fonction achat »,  un ouvrage de la collection Dossiers d'Experts des éditions Territorial.

Pour se former
Formation d'Experts : Cursus Métier Certifiant Acheteur Public
Session 1 : du 26/01 au 05/04
Session 2 : du 05/09 au 19/11
Renseignements au 04 76 65 84 40 ou par e-mail cursus@territorial.fr

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Renseignements au 04 76 65 61 00 ou par e-mail formation@territorial.fr