Bon nombre de manifestations répondent à des critères qui s’organisent autour d’une même structure. Ce dispositif récurrent doit néanmoins avoir le mérite d’être adaptable à chaque événement, sans en perdre l’identité qui est la signature de la collectivité.
Ce pense-bête répertorie le B.A.BA des procédures à décliner à l’occasion de la mise en œuvre de manifestations classiques, en interne et en extérieur.
MANIFESTATION INTERNE |
- Déterminer et réserver le lieu, parking, terrasse, salle de réunion, salle à manger, salon, bureau, etc. - Fixer la date et vérifier la faisabilité en fonction de la disponibilité et de la gestion du lieu retenu. - Organiser une réunion préparatoire avec l’ensemble des services concernés. - Élaborer le carton d’invitation, veiller aux délais de validation, de fabrication et d’envois. - Fixer le délai des relances téléphoniques. - Commander le cocktail, le déjeuner ou le dîner. S’informer sur les éventuelles contraintes alimentaires. - Vérifier chauffage, climatisation, éclairage et sonorisation du lieu. - Prévoir la décoration végétale. - Prévoir l’installation du podium et celle du pupitre. - S’assurer de la présence des hôtesses, de l’ouverture du vestiaire. - Veiller à la signalétique. - Prévoir l’aménagement d’un accès et d’un parking réservés aux personnes à mobilité réduite. - Prévoir présents et (ou) bouquets de fleurs. - Prévoir les services d’un photographe. |
MANIFESTATION EXTÉRIEURE |
- Arrêter la date de la manifestation. - Organiser une réunion, avec les services de la collectivité, les contacts partenaires, les prestataires de services (sonorisation, éclairagiste, traiteur, fleuriste, etc.). - Élaborer le carton. Au verso, prévoir soit un plan, soit toutes les indications susceptibles d’éviter les errements préjudiciables à la ponctualité. Veiller aux délais de validité, surtout si plusieurs partenaires. - Adresser un courrier aux riverains pour prévenir des éventuelles nuisances. Leur faire suivre, également, une invitation. - Si plusieurs intervenants, prévoir l’échange de fichiers pour éviter les doublons. - Prévoir date de relance téléphonique. - Commander les différentes prestations (éclairage, sono, mobilier, traiteur, etc.). - Prévoir présents et (ou) bouquets de fleurs. - Réserver les services d’un photographe. - Veiller aux délais de livraison des différentes fournitures et à ceux des aménagements des lieux. - Prévoir signalétique la plus visible possible. - Si la manifestation nécessite l’installation d’un chapiteau, vérifier les prévisions météo (un avis de tempête ou seulement de vent violent doit inciter à une solution de repli). Prévoir une surveillance pour éviter les mauvaises surprises liées aux talents des tagueurs. - Prévoir l’accès aménagé et le parking réservé aux personnes à mobilité réduite. - Prévoir un parking réservé au reste des invités. - S’assurer, éventuellement, de la collaboration de la police municipale pour la gestion des accès au lieu de la manifestation et à celui des parkings. - Effectuer une visite de contrôle 48h avant le jour « J ». |