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Les règles protocolaires à connaître, la question de l’appellation d’un lieu, les restrictions à prendre en compte en période électorale.

L’inauguration d’un bâtiment public est probablement le cas de figure le plus « classique » dans la vie d’une collectivité locale, quelle qu’elle soit. Il est en effet rare de ne pas voir un élu local se préoccuper d’inaugurer un bâtiment qui est fini, y compris lorsqu’il a été réalisé par une équipe différente (alternance, changement de maire ou de président). Dans tous les cas, une inauguration obéit à de nombreuses contraintes qui vont de la date aux invitations en passant par toutes les questions logistiques le jour J. Ces contraintes diffèrent considérablement d’une inauguration privée, laquelle ne dépend pas de la puissance publique mais d’un autre organisateur. Dans l’inauguration d’un bâtiment public, le maire, président, a la « main » ; il détermine le cadre et la forme qu’il souhaite donner à celle-ci, en essayant parfois (mais ce n’est pas si simple) de sortir un peu des sentiers battus, la somme des impératifs n’étant pas négligeable dans une formule très classique. Nous avons ici essayé de recenser toutes les questions pratiques et juridiques (dénomination) que pose l’inauguration d’un bâtiment public. La question des inaugurations en période électorale est également rappelée.

A - Les fondamentaux à rappeler

Les fondamentaux, ce sont les aspects incontournables auxquels il faut penser pour créer les conditions d’une inauguration réussie.

1. La date / L’heure

Le service organisateur saisit le cabinet (maire, président) et propose généralement deux ou trois dates possibles qui tiennent, autant que possible, déjà compte de certaines disponibilités de principe (architecte pour un bâtiment public par exemple).

La disponibilité des élu(e)s sera bien entendu un élément décisif dans la date retenue qui doit être suffisamment anticipée.

Concernant l’horaire, il sera fonction des contraintes liées à l’emploi du temps des enfants, à la disponibilité du personnel, et enfin aux impératifs de la presse. La fin de matinée ou la fin d’après-midi s’avère être généralement une réponse possible. S’agissant d’une inauguration d’un bâtiment public, attention à bien anticiper la fin des travaux en intégrant les aléas d’un chantier. Mieux vaut parfois décaler de quelques jours pour entrer dans un bâtiment véritablement fini.

2. Le repérage des lieux : une étape importante et collective

Le repérage doit s’effectuer en présence des services concernés – bâtiment, événements, presse, responsable des hôtesses, intendance, directions concernées etc. – à l’heure prévue pour l’inauguration quand c’est possible (le faire dans les conditions du jour J est un vrai plus). Cette visite préalable, véritable répétition, permet de vérifier chacune des séquences du dispositif et de détecter les problèmes à résoudre.

Décider en particulier :

- du plan d’accès ;

- des emplacements parking, souvent nécessaires (attention à ne pas les réserver qu’aux personnalités. Rien de pire que de se faire verbaliser durant une invitation) ;

- de l’accès pour les personnes à mobilité réduite ;

- du dispositif de sécurité ;

- de la signalétique, notamment quand il y a un parcours complexe ou même un enjeu de visibilité ;

- du circuit et du timing de visite.

Prévoir :

- de désigner les enfants qui tiendront le coussin et les ciseaux (si c’est le cas). Rien de pire qu’une impression d’improvisation dans ce domaine ;

- le podium, le pupitre et la sonorisation ;

- le lieu d’ancrage du ruban (potelets) et sa longueur ;

- le texte de la plaque inaugurale, le voile ;

- le dispositif de dévoilement (attention à ce que le voile tombe bien, ce n’est trop souvent pas le cas !).

Établir :

- le positionnement de chacun des hôtes et de chacune des hôtesses (attention à éviter les stéréotypes liés au genre) pour l’accueil des personnalités ;

- l’emplacement où seront prononcés les discours et allocutions ;

- l’emplacement de l’installation du buffet ;

- l’emplacement de la plaque inaugurale ;

- le positionnement des personnalités en évitant les impairs ou les fautes parfois préjudiciables (le propre du protocole, c’est aussi de s’adapter, ne l’oubliez pas).

3. L’invitation et la communication en amont

Le projet de carton d’invitation très souvent numérique aujourd’hui et le texte de la plaque inaugurale sont élaborés par le service du protocole si un modèle existe ou par la communication pour des modèles plus complexes en concertation avec la direction concernée.

Les usages varient : l’élu dont la délégation est concernée doit figurer sur l’invitation pour certains ; pour d’autres, on estime que le maire ou le président convient pour l’ensemble de leurs élus (et sont fondés à le faire). Attention aux logos, notamment des financeurs : ce sont parfois des freins possibles au versement des subventions.

Les fichiers (très fréquemment mail aujourd’hui) doivent être traités en coordination avec le protocole et les directions ou services concernés qui connaissent leurs publics.

La communication avant une cérémonie d’inauguration est très importante. Elle débute plusieurs semaines avant, avec l’envoi d’un communiqué de presse aux journaux mensuels, hebdomadaires et journaliers. Afin que la presse n’oublie pas votre événement, il est recommandé d’envoyer un rappel environ 10 jours avant la date de celui-ci (le mail et les réseaux sociaux ont toutefois considérablement réduit les délais de convenance, mais il faut anticiper la présence des médias très sollicités).

Le communiqué de presse doit comprendre toutes les informations relatives à la cérémonie ainsi que les logos officiels des partenaires techniques et financiers. Le communiqué doit être validé en amont par les partenaires, mais aussi par la préfecture si le représentant de l’État est présent à l’inauguration (cosignature des supports). Dans les faits, repérez bien vos interlocuteurs en charge de la communication, vous gagnerez un temps précieux lors des validations.

4. Le déroulement de l’inauguration

Concis et précis, il doit aller à l’essentiel en donnant les précisions indispensables sur l’accueil : quand, où, par qui ? ; l’accès et l’accueil des personnes à mobilité réduite, ce qu’on qualifie de geste inaugural : quand, où et qui en présence de ? (attention à bien coordonner les temps de dévoilement, de discours, de visite…) ; le dévoilement de la plaque : quand, où, avec qui ? (souvent les mêmes que le ruban, ceux mentionnés sur la plaque inaugurale) ; le circuit de la visite : si visite restreinte, identité des participants, animée par ? les salles visitées ? durée approximative ? Que font les invités qui ne participent pas aux visites ? Comment les faire patienter sans leur donner le sentiment de ne pas compter ? L’ordre précis des prises de parole des personnalités, en respectant les règles de base (État en dernier, maire de la commune d’accueil en premier). Des durées doivent être établies.

Une inauguration se déroule en différentes étapes avec un déroulé qui épouse généralement les étapes suivantes :

1. Accueil des invités par le maire (président) et les élus

2. Installation des autorités au 1^er rang selon l’ordre de préséance pour les cérémonies d’inauguration publique

3. Coupé du traditionnel ruban d’inauguration

4. Allocution du maire et des autorités protocolaires

5. Dévoilement de la plaque ou du monument (s’il y en a)

6. Cocktail offert par la collectivité

7. Fin de la cérémonie

Pour l’inauguration d’un monument ou d’une stèle, les étapes suivantes doivent être suivies avant le cocktail :

- appel des morts ;

- dépôt de gerbes ;

- minute de silence ;

- chant de La Marseillaise.

5. Les allocutions et discours

À l’issue de la visite (quand il y en a), le groupe des personnalités rejoint devant le podium ou l’estrade l’ensemble des invités. Les discours vont parfois se succéder selon un ordonnancement défini en amont et avec un minutage des prises de parole (4 à 5 minutes généralement). Un maître de cérémonie est bienvenu pour solenniser et annoncer les différentes phases au fur et à mesure. Attention à ne pas tomber dans l’emphase ; conserver une forme de spontanéité « organisée » et de convivialité est un vrai plus. Là encore, le protocole devra être imaginatif. Un cadeau souvenir aux couleurs de l’événement peut être proposé si le budget le permet.

6. Le cocktail ou buffet

À la fin de son discours, le président (ou le maître de cérémonie) annonce l’ouverture du cocktail et invite le public à s’y rendre, à partager le verre de l’amitié. Les mots ont un sens : apéritif (déjeunatoire ou dînatoire), buffet, cocktail ne désignent pas les mêmes prestations et il sera important d’utiliser le terme ad hoc dans la communication.

Pour assurer le bon déroulement du cocktail inaugural, il est recommandé de s’équiper de tables hautes, de mange-debout et de tabourets pour les invités, de tables de réception pour les buffets (les collectivités sont fréquemment équipées). Si la cérémonie d’inauguration a lieu en extérieur, un chapiteau est à prévoir pour abriter les invités. S’agissant de l’inauguration d’un équipement public, on recherchera prioritairement une salle existante, évitant ainsi d’être à l’extérieur quand existent des bâtiments.

B - Le matériel nécessaire au protocole d’inauguration

Certains prestataires spécialisés (connus des services protocole) insistent souvent sur le caractère « indispensable » de ces attributs. C’est sans doute excessif, mais il est vrai qu’il vaut mieux penser à ces questions logistiques en amont plutôt que de courir après ceux-ci au dernier moment.

1. Ruban et ciseaux d’inauguration

Indispensable pour inaugurer un édifice, une voie ou un monument, le ruban doit être coupé par une paire de ciseaux (souvent de grande taille) afin de marquer l’ouverture. Le plus souvent, le ruban est bleu, blanc, rouge, mais il peut également être personnalisé avec le blason, voire le logo de la commune.

À savoir
Il existe une tradition non écrite mais bien ancrée voulant que le ruban d’inauguration soit coupé en petits bouts pour être distribué aux invités, qui emporteront ainsi un souvenir de l’inauguration. C’est un moment très prisé des photographes donc n’oubliez pas de le faire durer un minimum.

2. Coupé du ruban et plaque d’inauguration

C’est une tradition qui remonterait à l’Antiquité. Elle marque l’ouverture du territoire au public. Le coupé (et non la coupure comme c’est parfois improprement écrit) du ruban doit donc avoir lieu devant les portes principales. Le bâtiment doit être complètement vide. Les photos sont prises en face pour avoir les autorités bien en vue, en veillant au contre-jour toujours possible.

3. Le coussin d’inauguration

Le coussin d’inauguration élégant et prestigieux permet de poser la paire de ciseaux tout au long de l’événement. Afin que le traditionnel ruban soit coupé pendant l’événement, la paire de ciseaux doit être présentée au maître de cérémonie sur un coussin de velours. C’est un « bonus » appréciable si on veut vraiment donner à la cérémonie un cachet particulier.

4. Drapeau d’inauguration (ou cache-plaque)

Le drapeau d’inauguration, aussi appelé cache-plaque, est utilisé pour couvrir une plaque de rue. Il est conçu avec une bande Velcro et un cordon qui permettent de découvrir le panneau lorsque l’on tire dessus. Le drapeau inaugural peut être bleu, blanc, rouge ou imprimé avec le blason de la commune. Une ou deux précautions doivent être observées : bien faire valider le texte de la plaque dont le modèle aura été préalablement validé (plexiglas, version dorée ou argentée), prévoir le kit de fixation et la personne pour le poser, protéger la plaque si elle est installée la veille de l’inauguration.

5. Pupitre de discours

Matériel nécessaire (sinon indispensable) pour le discours d’inauguration, le pupitre est équipé d’un plateau incliné permettant de poser le discours du maire ou des autorités protocolaires qui prendront la parole pendant l’événement. Afin d’être entendu de tous, même par le public le plus éloigné, il est recommandé ou bienvenu de sonoriser ce pupitre, ou de le commander (lors d’un renouvellement) directement équipé.

À savoir
Pour gagner en visibilité, il est possible d’accessoiriser le pupitre de discours avec un fronton personnalisé au blason de votre commune ou avec la date de l’événement. Intérêt de la chose, cela rend les photos prises lors d’une manifestation très visuelles et valorisantes pour la collectivité.