consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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IV • La communication

Fiche pratique n° 13  RÉUSSIR SON WEBINAIRE

 

« La quatrième révolution industrielle annonce une série de bouleversements sociaux, politiques, culturels et économiques qui se produiront au cours du XXIe siècle. S’appuyant sur la large disponibilité des technologies digitales issues de la troisième révolution industrielle, la quatrième révolution industrielle sera largement alimentée par la convergence des innovations digitales, biologiques et physiques », écrit ainsi Océane Mignot (La transformation digitale des entreprises, Maxima, 2019). Visioconférences, webinaires s’inscrivent avec beaucoup d’autres dans ces transformations annoncées. Rappelons d’abord que le webinaire (ou webinar, une graphie qu’on lit parfois) est un « mot-valise » associant les mots « web » et « séminaire », créé pour désigner toutes les formes de réunions interactives de type séminaire faites via Internet, généralement dans un but de travail collaboratif ou de transmission d’informations pour une audience plus ou moins importante. Le webinaire fonctionne selon un système de partage d’écran. L’organisateur partage un dossier sur son bureau, un document PowerPoint par exemple, puis il fait sa présentation orale au fur et à mesure. Les clients et les usagers dans les collectivités peuvent, bien sûr, poser des questions soit verbales, soit écrites. Les internautes peuvent ainsi assister à ces conférences diffusées sur le net depuis n’importe quel endroit (bureau, café, maison…) en s’étant préalablement inscrits pour y participer, même s’il y a de la perte dans les formules gratuites. Généralement, une ou deux personnes prennent la parole et animent le webinaire. Avec la pandémie et les confinements successifs, cette formule a connu un véritable succès, notamment dans l’univers des collectivités locales. Elle est sans doute amenée à se développer encore compte tenu de ses nombreux atouts.

 

A - Trois types de webinaires

 

On dénombre deux variantes de webinaires : des webinaires simples et des webinaires plus professionnels. La variante simple peut encore être divisée en deux types : avec ou sans vidéo. Les coûts par variante et par type diffèrent.

Dans la variante la plus simple, un webinaire intègre uniquement des transparents PowerPoint et une piste audio. Il est alors uniquement possible d’entendre la voix du présentateur. Cette formule « modeste » n’est pas privilégiée dans les collectivités qui préféreront un webinaire au format vidéo. Grâce à une webcam, le présentateur est alors visible.

La variante dite professionnelle présente de nombreux atouts : c’est un webinaire tourné avec du matériel audio et vidéo professionnel et comprenant de nombreuses autres possibilités, notamment l’interaction, qui représente l’atout phare de cette « version ». Le présentateur propose alors un exposé complet, par exemple dans un studio. Le webinaire peut être réalisé sous la houlette d’une équipe professionnelle (les prestataires potentiels sont nombreux).

 

B - Une formule intéressante en termes de communication

 

1. Un contact direct avec l’« audience cible »

 

Communiquer et impliquer un groupe cible spécifique est une possibilité, y compris en collectivité. Elle permet en effet aux internautes de poser des questions via un chat ou même parfois de laisser des commentaires. Ils peuvent aussi poser des questions aux participants. Grâce à l’interaction offerte par le webinaire, chacun est en mesure de mieux comprendre son public cible (les jeunes par exemple, qui sont une cible exigeante et parfois difficile à approcher).

Le webinaire permet d’atteindre le groupe cible, et ce même après sa diffusion. Il est en effet possible de le visionner en différé. Cela augmente ainsi la portée, mais également l’impact des messages qui sont diffusés. En « replay », le webinaire doit toutefois pouvoir se trouver facilement sur Google. Il est donc essentiel de créer du contenu intéressant et d’optimiser sa page web pour les moteurs de recherche.

L’interaction avec un groupe cible est un des atouts de cette formule, qui permet d’impliquer le public. Les webinaires offrent en effet la possibilité d’utiliser des sondages, ou des chats. Des diapositives, des vidéos peuvent également être soumises à vos « spectateurs », à votre communauté. Plus un webinaire s’avère interactif, plus vous augmentez l’impact de son message, ce qui est très important dans une collectivité.

 

À noter
La formule du webinaire sera à mettre en œuvre quand on entend toucher un public bien spécifique, difficile à toucher par d’autres biais.


 

2. Les webinaires offrent un gain de temps et d’argent

 

Des déplacements longs et des frais de voyage considérables, un décalage horaire entre des territoires. Avec un webinaire, ces problèmes n’existent plus ou prennent une portée forcément plus limitée. On peut partager son message facilement avec des frais réduits. Chacun économise sur l’organisation et la location d’un site ou d’une salle. Le meilleur moment est d’ailleurs aux alentours de 10 heures ou 17 heures. En d’autres termes, au début ou à la fin de la journée de travail(*). À ces heures, les employés ont souvent du temps libre et cela ne bloque pas la journée. La pause déjeuner peut également représenter un bon moment.

 

À noter
Le webinaire s’avère une formule intéressante dans les outre-mer où existent des décalages horaires non négligeables, permettant de trouver des créneaux communs à des publics distincts (exemple : toucher des étudiants ultramarins et recréer le lien avec leur département d’origine).


 

3. Après le webinaire

 

Une fois l’événement terminé, vous avez tout intérêt à garder contact avec vos participants. Envoyez-leur un mail de remerciement, partagez du contenu en rapport avec votre webinaire et le replay de votre événement. Ce sont là des pratiques appréciées. N’hésitez pas à contacter plus personnellement les participants qui ont manifesté le plus d’engagement et d’intérêt pour votre présentation. Ce peut être des usagers fidèles à l’avenir.

 

C - Les conditions d’un webinaire réussi

 

1. La forme

 

Il faut veiller à s’équiper de moyens techniques de qualité. Ils sont très proches de ceux d’une classique visioconférence, même s’il est parfois intéressant de disposer d’une véritable salle de tournage ad hoc.

Les dispositifs sollicités doivent ainsi comporter :

- un système de prise d’image local : caméra, caméscope, webcam… Il s’agit en effet d’offrir aux orateurs, qui peuvent être des « pointures », une valorisation à travers une technique maîtrisée ;

- un système de prise de son local adapté à une utilisation collective : micro multidirectionnel avec annulation d’écho, micro-casque… ;

- un système d’amplification sonore – pour le son émanant de l’interlocuteur distant : enceintes, casques… ;

- un système de visualisation de l’image distante : ordinateur, micro-ordinateur + vidéoprojecteur… ;

- éventuellement, un système de mixage des diverses sources vidéo et audio ;

- éventuellement, un système d’enregistrement des séances de visioconférence.

La qualité de la prestation va contribuer à la valorisation de l’image de marque de la collectivité concernée. Dans un webinaire, le logo, comme tous les éléments constitutifs de l’image de la collectivité (environnement visuel, typographie…) a plus de visibilité. C’est donc l’occasion de déployer roll-up, stands parapluies, sans oublier de soigner la décoration du lieu de tournage. Attention cependant aux couleurs trop vives qui supportent mal la caméra.

 

À noter
Première chose : la qualité technique, c’est la base. Pas de webinaire réussi sans liaison solide ni matériel technique (images, son…) maîtrisé. Autrement dit, il faut savoir se poser les bonnes questions sur la base d’un cahier des charges respecté. Mais la technique ne fait pas tout ! Il faut ainsi pouvoir débuter à l’heure (on ne fixe pas un rendez-vous à des internautes pour débuter en retard), et s’appuyer sur un décorum suffisant à voir avec le service protocole : choix d’une salle, habillage de celle-ci, valorisation de la collectivité organisatrice…


 

2. Sur le fond

 

a) Le choix de la thématique, des intervenants

 

La première condition du succès tient, bien sûr, au thème développé. Il doit proposer une véritable valeur ajoutée, que ce soit en lien avec l’accroche choisie (une question dynamique et attractive) ou avec les différents intervenants sollicités.

Il faudra, de plus, éviter de donner une dimension trop « institutionnelle » à ce rendez-vous : la place de l’élu doit être en relation avec le choix de l’outil. Il faut accepter de s’effacer pour engranger la popularité de cette offre de contenu.

Il est recommandé de ne pas non plus surcharger le programme pour conserver de l’interactivité et un temps de parole suffisant pour les différents intervenants.

 

b) Un rythme à trouver

 

Ni trop, ni trop peu…, pourrait-on résumer. Il s’agit en effet de créer les conditions d’un rendez-vous régulier, qui doit néanmoins conserver une dimension d’événement ou de rendez-vous non banalisé, sinon l’auditoire va se lasser. Le choix de la date et de l’horaire a également toute son importance. Il faut tenir compte des habitudes des uns et des autres, par exemple le soir quand les interlocuteurs retrouvent une vie plus souple, et sur un format raisonnable (une heure et demie, plus serait parfois contre-productif).

 

c) Une communication efficace

 

Le meilleur contenu du monde ne servira à rien s’il n’est pas relayé au bon niveau. Sélectionner des informations pertinentes sur le thème abordé lors du webinaire (statistiques, éléments de questionnements…) et les partager représente la communication la plus efficace. Il peut s’avérer payant de faire défiler des bannières sur le site Internet, d’inscrire l’événement au calendrier de la collectivité, d’interviewer en amont l’orateur ou les invités pour susciter de l’intérêt.

 

À noter
Tout est dans le partage. Pour doper les audiences de vos webinaires, ne pas hésiter à privilégier le partage avec les liens Facebook, qui permettent de proposer une retransmission en simultané. Certains publics ont leurs habitudes sur tel ou tel compte ou profil. Le partage s’avère donc intéressant.


 

d) Un contenu pertinent et attractif

 

Sur Internet, un grand nombre d’articles vise à vous expliquer comment organiser un webinaire. Or la quasi-totalité se focalise tellement sur les aspects matériels (tels que le logiciel utilisé) qu’elle en oublierait l’élément le plus important : le contenu. Pour autant, des préalables techniques, proches de ceux d’une visioconférence, sont nécessaires, comme on l’a vu plus haut. Mais deux facteurs vont susciter ou pas le succès d’un webinaire : son contenu et la communication réalisée autour de ce rendez-vous, clef du succès.

Pour réussir un webinaire, du temps et de la préparation sont nécessaires, avec un sujet bien choisi justifiant le recours à cette technique ; ces conférences ne doivent pas être des sortes de « super démonstrations », bien au contraire (mieux vaut éviter un intervenant unique avec une présentation longue qui conduira vos internautes à décrocher, ce qui est dommage)… Attention : à distance, la lassitude et le décrochage de l’internaute peuvent aller plus vite si un intervenant mobilise trop la parole, ne favorise pas l’interactivité… Webinaire ne veut pas forcément dire conférence professionnelle ou thématique ; il s’agit d’un temps qui favorise l’échange et qui est, par nature, « polyphonique »…

Si des internautes souhaitent assister à un tel événement, c’est dans le but d’apprendre de nouvelles choses, d’enrichir leurs connaissances sur un sujet qui les intéresse, mais dont ils ne maîtrisent pas encore tous les aspects, d’avoir accès à des ressources en ligne qu’ils ne trouvent pas forcément en présentiel (nombre d’intervenants plus limité, sujets nécessitant de se déplacer quand l’outil vidéo abolit les distances…).

 

À noter
Parmi les missions (possibles) du prestataire dans un cahier des charges.
Le prestataire retenu devra proposer une fiche synthétique de présentation du webinaire qui servira à la communication auprès des structures.
Le prestataire pourra faire la proposition d’un titre attractif pour le webinaire à destination des structures concernées.
L’organisme ou prestataire retenu peut s’engager à :
- désigner un référent pour le suivi de l’action et faciliter les échanges entre la collectivité organisatrice et le prestataire ;
- animer les webinaires ;
- envoyer à la collectivité les supports présentés au moins 15 jours avant le démarrage de l’action (si c’est le cas) ;
- apporter les modifications demandées par le commanditaire ;
- transmettre les livrables dans un délai de 2 semaines après les webinaires.


 

e) N’oubliez jamais l’humain

 

À l’heure du digital et alors que s’éloigne la phase aiguë de la crise sanitaire, il faut rappeler que la solution du webinaire pour une collectivité mérite d’être activée dans des cas bien précis : seule possibilité d’avoir un invité exceptionnel par exemple, nécessité d’organiser des interventions simultanées, décalages horaires avec des publics… Elle présente nombre d’atouts sous réserve d’être mise en place comme il faut, avec une relative rareté de ce type de rendez-vous et une nécessaire qualité technique. Cette solution du webinaire, pour intéressante qu’elle soit, ne doit pas non plus conduire à oublier l’humain, autrement dit le présentiel. Une conférence en présentiel reste souvent la meilleure des solutions, dans la mesure où toute collectivité cherche à mobiliser des usagers.

 

En conclusion, le webinaire représente une solution digitale intéressante à activer dans certains cas bien précis (un événement mensuel pour toucher des publics spécifiques). Elle repose d’abord sur des solutions techniques adaptées et efficaces car le meilleur webinaire du monde n’aura aucun intérêt sans fiabilité technique qui en perturbera le déroulement et les retombées. Si on choisit cette solution en interne, il faudra être certain des possibilités techniques internes. Si on a recours à un prestataire habitué à organiser des webinaires, il faut veiller à un budget raisonnable, et surtout prendre bien soin de sensibiliser le fournisseur aux enjeux de la collectivité. Car les webinaires sont souvent présentés comme une solution marketing pour un client, très souvent des entreprises ; ce sont aussi des outils intéressants pour les collectivités, sous réserve d’adapter le « discours » qui va autour. Comme indiqué, si le webinaire permet d’organiser une conférence, cela n’en reste pas moins un outil destiné à favoriser des échanges, des débats. Attention donc à éviter les démonstrations, les interlocuteurs uniques, pour privilégier des sujets de discussion, pas en mode « échange de savoir », mais valorisation des compétences et des profils.

 

Bruno COHEN BACRIE
Directeur de la communication
Département de Mayotte

 

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