consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 3  Accueil d’une délégation étrangère

 

A - Date/période 

 

Une collectivité est amenée à accueillir une délégation étrangère soit à son initiative (accord de coopération, programme d’échanges…), soit à la demande de la région ou du pays étranger. 

 

En règle générale, la durée du séjour n’excède pas les trois ou quatre jours. 

 

Il arrive souvent que les dates soient imposées, s’il s’agit d’une tournée européenne par exemple. 

 

B - Les contacts 

 

Plusieurs interlocuteurs sont concernés par l’accueil et la mise au point du programme : cabinet, direction internationale, protocole. Ils se mettent en contact avec leurs homologues étrangers respectifs. La mise au point du programme nécessite de nombreux échanges pour validation des propositions. 

 

La liste de la délégation accueillie devra comporter distinctement les fonctions de chaque membre. Le plus souvent, elle est dressée dans l’ordre protocolaire. Cependant, il est nécessaire de connaître exactement la correspondance des titres et fonctions avec la France. 

 

C - Les invitations 

 

Un courrier officiel d’invitation du président ou du maire est adressé à la personnalité qui préside la délégation. 

 

Les invitations destinées aux membres de la délégation pour les différents moments prévus (déjeuners, dîners de gala…) sont remises à leur arrivée (à l’aéroport ou dans les chambres d’hôtels). 

 

Des invitations sont envoyées à certaines personnalités locales ou régionales pour participer à un moment fort durant le séjour de la délégation : signature de convention, dîner de gala, etc. 

 

D - Le programme 

 

Il comporte des informations très précises de dates, d’horaires et de lieux. 

 

1. L’arrivée 

 

Date, lieu (aéroport : numéro du hall ; gare, etc.) et horaires en heure locale. 

 

Le protocole est présent ainsi qu’un élu ou membre du cabinet ou de la direction internationale en fonction de l’importance de la délégation. Le service VIP de l’aéroport est présent et peut faciliter les mouvements. Un salon « VIP » permet de patienter, le temps des démarches administratives et de récupération des bagages (les deux protocoles s’en chargent). 

 

En fonction des horaires et du programme, le transfert à l’hôtel est souhaitable pour le confort des invités et la gestion des bagages. L’agent du protocole joue le rôle du GO, aide les invités dans leur installation et donne les informations pratiques nécessaires. 

 

2. Les visites 

 

Des visites sont programmées selon le centre d’intérêt et la thématique de la délégation. Bien prévoir les temps de trajet, l’inertie propre aux groupes. 

 

On a tendance à programmer trop d’activités, sans tenir compte de la fatigue souvent aggravée par un décalage horaire, voire des saisons. Une succession des visites d’entreprises, par exemple, risque d’être lassante. Des visites culturelles ou des sites naturels doivent compléter agréablement le programme. 

 

3. Les déjeuners et dîners 

 

En général, il y a un dîner de gala offert par la collectivité qui accueille et auquel sont associées des personnalités locales. 

 

La délégation étrangère offre également un repas à la collectivité qui l’accueille, le plus souvent organisé en lien avec sa représentation consulaire. 

 

Les deux agents du protocole travaillent de concert et s’aident mutuellement. 

 

4. Les cadeaux 

 

Le choix du moment d’échange des cadeaux est fixé par le protocole qui reçoit. 

 

Les personnalités échangent les cadeaux, avec une séance photo. Les cadeaux aux autres membres de la délégation sont donnés par le protocole. 

 

5. Temps libre 

 

C’est très rare d’en trouver dans un programme. Cependant, il est indispensable de ménager du temps libre pour que les invités puissent souffler, faire du shopping, flâner. 

 

6. Le départ 

 

Le Protocole doit jouer le rôle de GO pour s’assurer que les invités quittent l’hôtel avec leurs bagages dans les temps pour regagner le point de départ (et qu’aucun passeport ni billet n’ont été perdus !). 

 

Même dispositif, mais un peu plus allégé, que pour l’accueil : salon VIP, accompagnement dans les démarches, etc. 

 

Astuces
 
- Prenez soin de dater les documents (programme, composition de la délégation…) Ils changent si souvent !
- À partir d’Internet, préparer une note biographique des invités (avec photo, c’est mieux).
- Avec la complicité du protocole étranger, informez-vous sur les goûts et hobbies des invités, ça facilite le choix des cadeaux.
- Pour les menus, privilégiez toujours la gastronomie régionale. Évitez les mets susceptibles de susciter un rejet (lapin, escargots, pigeon…).
- Prévoir un photographe pour suivre la délégation. À la fin du séjour, offrez-leur l’album photo souvenir, ça marque !
- Préparez un dossier pratique avec la conversion de monnaie, un plan de la ville… Ça répondra à bien des questions.

 

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