consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 40  Organisation d’une réunion avec la participation de personnes handicapées

 

Il s’agit de permettre une participation active de toutes les personnes handicapées lors d’une réunion dans une salle de l’hôtel du département du conseil général dans un environnement sécurisé. 

 

A - La lettre de convocation ou l’invitation 

 

La lettre de convocation ou l’invitation doit comporter toutes les indications utiles concernant la date, le lieu et l’accès. 

 

Le programme doit être détaillé, clair et compréhensible. La rédaction de l’invitation ou de la lettre de convocation et du programme se fait par le service du protocole en concertation avec la direction des personnes handicapées et les associations concernées. 

 

L’invitation ou la lettre de convocation et du programme peut prendre trois formes : 

- classique : rédaction, édition et envoi traditionnel ; 

- courriel : carton sous format électronique et d’adresse par courriel ; 

- en braille : le carton est rédigé en braille et diffusé auprès des associations, des organismes et des personnes intéressées. 

 

B - L’organisation de la réunion 

 

Les différents services se réunissent pour déterminer tous les besoins quant à l’accueil, l’accessibilité de la salle et le bon déroulement de la réunion. Cela permettra de déterminer les mesures nécessaires concernant : 

- l’accès au bâtiment :
L’accès doit être facilité par un fléchage approprié et par un service d’accueil informé et formé ; 

- l’accès à la salle :
L’accessibilité à la salle doit être réelle et aucun obstacle, même temporaire, ne doit entraver la circulation ; 

- dans la salle : 

* Prévoir deux allées suffisamment larges (obligation de sécurité) pour permettre aux fauteuils de circuler et de se positionner à n’importe quel rang, 

* Disposer des tablettes pour que les personnes atteintes de handicaps sensoriels puissent y installer leurs matériels, 

* Prévoir du personnel pour l’accueil des personnes aveugles, malvoyantes et en fauteuil roulant, 

* Installer les personnes malentendantes le plus loin possible des sources de bruit et des parasites, 

* Mettre en place un éclairage le plus homogène possible sans contre-jour et sans réverbération, 

* S’assurer les services d’un traducteur en langage des signes. Placer son siège en position dominante (petit podium par exemple), orienter l’éclairage vers lui. Cette installation lui permettra d’être vu par le plus grand nombre. Certaines copies de documents (compte rendu, article d’une publication, etc.) pourront lui être communiquées pour simplifier son interprétation. 

 

C - Le déroulement de la réunion 

 

Pour le bon déroulement, il convient de prendre en compte toutes les contraintes liées aux différents handicaps. 

 

Prévoir, par exemple, de rallonger le temps imparti à chaque séquence pour permettre aux personnes atteintes de troubles de l’élocution de pouvoir s’exprimer à leur rythme. 

 

Au début de la réunion, il sera demandé à chacun des intervenants de bien vouloir se présenter en prenant soin d’articuler son identité et en adoptant un débit raisonnable. 

 

Pour que la lecture sur les lèvres soit accessible à tous, les intervenants devront se positionner face à l’ensemble des participants en évitant de porter leurs mains à la bouche et en veillant à ce que les micros ne cachent pas les lèvres. 

 

Une rampe sera installée pour que les participants à mobilité réduite puissent accéder directement à la tribune. 

 

De petites bouteilles d’eau, verres en plastique, pailles seront déposés sur une petite serviette à côté de chaque participant. 

 

D - La pause 

 

Elle est organisée en fonction du programme pour permettre aux participants et aux intervenants de faire une coupure. 

 

Le personnel d’accueil est disponible pour : 

- conduire les personnes au buffet ; 

- accompagner les personnes handicapées aux toilettes ; 

- répondre à toutes leurs sollicitations. 

 

Le service de l’intendance s’occupe de la disposition du buffet en fonction des personnes handicapées et prévoit : 

- des pailles ; 

- un service plateau. 

 

Le service des cocktails commande un buffet composé d’aliments faciles à déguster (pas de sauce, pas de brochettes…). 

 

Important :
- prévoir de signaler la reprise des travaux en tenant compte des divers handicaps ;
- tenir compte du délai d’installation de certains ;
- à la fin de la réunion, s’assurer que tous les participants disposent d’un moyen de retour et prévoir leur raccompagnement jusqu’aux véhicules. 


 

Notions de sécurité
Veiller :  
- à ce que les objets n’encombrent pas les allées ; 
- à ce que les participants ne déplacent pas les chaises ; 
- à ce que les fils électriques ne traînent pas au sol ; 
- à ce que le matériel de sono ne parasite pas les appareils des personnes malentendantes ; 
- à canaliser, aimablement, les comportements bruyants pouvant perturber la sérénité de la réunion.

 

 

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