consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 39  Présentation de réalisations environnementales dans le cadre d’un programme européen sur un site naturel d’une commune

 

A - Objet 

 

Organisation par une commune, en concertation étroite avec les différents partenaires institutionnels, privés et associatifs, d’une manifestation au cours de laquelle seront présentées les améliorations environnementales réalisées sur un site naturel écosensible dans le cadre d’un programme européen pour l’environnement. 

 

L’organisation de la manifestation échoit à la commune, qui doit toutefois tenir compte des très nombreux acteurs, souvent d’importantes structures associées dans un projet environnemental (Europe, Région, Département, WWF-France, Conservatoire du littoral, agence de l’eau, office de tourisme, association des amis du site en charge de la gestion du site). 

 

B - Préparation et repérage 

 

Lorsque la date est arrêtée entre tous les partenaires, organiser : 

- une réunion préparatoire avec les acteurs et les services de votre collectivité pour établir le rôle et les missions des différents intervenants : 

* le service du protocole de la commune aura en charge la gestion du carton d’invitation, le fichier des invités, l’accueil, le cocktail et la gestion de la logistique de la manifestation avec le service technique et l’association en charge de la gestion du site, 

* le service de la communication et/ou de la presse assurera la diffusion de l’événement (dossier de presse et convocation des médias) en étroite relation avec ses homologues des différentes institutions, 

* les services techniques de la commune auront en charge le nettoiement des espaces extérieurs avec l’aide de l’association qui gère le site, ainsi que la signalisation du site et des parkings ; 

- plusieurs repérages avec les partenaires, nécessaires pour la bonne organisation matérielle et le bon déroulement de la manifestation. 

 

C - Invitations et fichiers 

 

Le service du protocole de la collectivité organisatrice sera chargé de l’impression et de l’envoi du carton d’invitation, après sa validation par toutes les parties invitantes et après avoir ajusté leurs différents fichiers avec le sien pour éviter les doublons. 

 

Au-delà du protocole habituel (préfets, représentants des principales collectivités, parlementaires, corps consulaires, autorités militaires, rectorat, etc.), on veillera à inviter tout particulièrement les structures à visée environnementale (protection de l’eau, des forêts, des oiseaux, de la flore…) et aussi le milieu éducatif (responsables administratifs, enseignants et élèves). On peut également y associer les représentants du conseil municipal, départemental et régional des jeunes, sans oublier bien sûr la population locale. 

 

Au verso du carton d’invitation seront apposés les logos des différents partenaires (dans leur ordre de préséance). On peut également ajouter un visuel photographique du site naturel. Toutefois, il est conseillé avant tout d’y faire apparaître un plan détaillé situant le lieu et les différents accès possibles, en y incluant les coordonnées GPS et un numéro de téléphone mobile à contacter en cas de problème. 

 

Les partenaires institutionnels seront mentionnés sur le carton en tant que parties invitantes en tenant compte de leur rang protocolaire. La présentation pourra être la suivante : 

 


M. …………… 
Député 
Président du conseil régional		M. …………… 
Maire 
Président du parc naturel		M. …………… 
Sénateur 
Président du conseil général
Ont le plaisir de vous inviter à découvrir 
le ………… à …h… 
 
LES RÉALISATIONS ENVIRONNEMENTALES 
dans le cadre du programme européen environnemental 
et de la certification EMAS 
 
sur le site des Marais de ………… 
(Quartier – Commune) 
 
Un cocktail clôturera la manifestation 
 
RSVP au ……………… 
avant le ………………

 

L’envoi des cartons aura lieu trois semaines à l’avance. 

 

Un quota de cartons est remis aux différents partenaires de la manifestation. 

 

D - Logistique 

 

- Faire nettoyer les lieux et installer la signalétique avant la manifestation ; 

- Prévoir un pupitre, une estrade moquettée et, selon l’articulation du lieu et la période envisagée, un abri modulable (chapiteau) ou de repli (une grange par exemple) ; 

- Prévoir la sonorisation de l’espace et un technicien présent pendant toute la manifestation ; 

- Faire installer pas très loin du lieu des allocutions les panneaux de présentation du programme et prévoir une mini sonorisation avec microphone portable ; 

- Avertir le photographe de votre collectivité pour qu’il puisse être présent ; 

- Prévoir le pavoisement des lieux (à l’entrée et sur l’estrade) aux couleurs des différents partenaires de part et d’autre des drapeaux français et européen ; 

- Pour l’accueil des invités, prévoir du personnel à l’entrée du site pour indiquer la direction et des hôtesses pour l’accueil des invités ainsi qu’un vestiaire mobile si nécessaire ; 

- Réserver des places de stationnement pour les autorités gardées par du personnel ; 

- Vérifier si la visite des différents aménagements du site peut être faite à pied, sinon prévoir avec les services de la commune (police municipale, services techniques) et éventuellement des services extérieurs le déplacement en voitures tout terrain si nécessaire ; 

- Prévoir le traiteur, les tables nappées pour le cocktail, la décoration florale des buffets. 

 

E - Déroulement 

 

- Lorsque les personnalités les plus importantes sont arrivées, elles sont accompagnées sur le lieu pour une présentation du programme sur panneaux ; 

- allocutions des différents partenaires en tenant compte de leur rang protocolaire. Le maire de la commune intervient le premier et c’est le représentant de l’État qui conclut ; 

- visite des aménagements réalisés sur le site (à pied ou en voitures tout terrain si nécessaire), puis retour au velum pour l’apéritif. 

 

F - Le cocktail 

 

Il a lieu à la fin des allocutions pas très loin du lieu des prises de parole. 

 

À l’issue de la manifestation, les autorités sont raccompagnées par le service du protocole jusqu’à leurs voitures. 

 


Astuces
- Pour un meilleur confort, fixer la date de la manifestation lors d’une période propice au beau temps (fin de printemps par exemple) en évitant toutefois les vacances scolaires pour faciliter la présence des responsables de l’éducation et des élèves. 
- Prévoir le stationnement et l’accès pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que quelques chaises pas trop éloignées du pupitre pour les personnes âgées. 
- Prévoir sur le site une légère collation d’accueil pour faire patienter les premiers arrivants. 
- Si le cocktail est déjeunatoire, on pourra rechercher sur le site un espace pique-nique et y installer le cocktail, des tables nappées avec chaises et des mange-debout. 
- Mettre à l’honneur les différents partenaires qui ne prendront pas la parole en leur proposant d’expliquer leur intervention lors de la présentation technique sur panneaux qui précède les allocutions. 
- Vérifier si les téléphones mobiles sont accessibles sur le site. Dans le cas contraire, mentionner sur le carton un numéro de téléphone (celui de la mairie ou du bureau de la police municipale par exemple) qui pourra être joint le jour de la manifestation en cas de problème. 
- Une attention appréciée : l’envoi de photos après la manifestation permet de marquer l’événement dans les mémoires.

 

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