consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 31  Déjeuner de fin d’année des cadres d’une collectivité

 

Ce déjeuner offre l’opportunité de faire le point sur les politiques publiques mises en œuvre par l’institution, grâce au travail des directeurs et chefs de service.  

 

Ni réunion supplémentaire ni séminaire traditionnel, ce moment convivial favorise l’échange, le dialogue direct ; les liens transversaux qui se nouent à cette occasion apportent un éclairage particulier aux agents qui peuvent partager leurs expériences dans l’application de leurs missions respectives.  

 

A - La date 

 

En fin d’année, mois de décembre. 

 

B - Le lieu 

 

Dans la salle la plus prestigieuse de la collectivité, par exemple le salon d’honneur. 

 

C - Le recensement des cadres 

 

La direction générale des services demande à chaque direction générale adjointe de dresser une liste des cadres encadrant un service ou une équipe. 

 

Après validation de la liste par le directeur général des services, les invitations sont lancées par le service du protocole. 

 

D - Les invitations 

 

Deux séquences pour les invitations : 

- les élus et les membres du cabinet ; 

- les cadres. 

 

1. Pour les élus et les membres du cabinet 

 

L’invitation se fera par un carton nominatif, avec demande de confirmation, suivant modèle :  

 

X………… 
Président d…………… 
prie M. ………………………………………………………………………… 
de lui faire l’honneur d’assister au déjeuner offert aux cadres du département 
le (date et heure) dans le salon d’honneur. 
RSVP tél. ………… 
Fax ………… 
Mél …………

Le service du protocole se chargera des relances et établira la liste des élus et membres du cabinet présents. 

 

2. Pour les cadres 

 

L’invitation se fera par lettre à la signature du président, avec un coupon-réponse. La direction générale des services se chargera des relances et établira la liste des présents. Cette liste sera transmise au service du protocole qui rassemblera toutes les informations afin de déterminer un nombre total de participants. 

 

E - L’installation de la salle 

 

Les tables seront installées en « étoile » autour de la table d’honneur coprésidée par le président, l’élu délégué au personnel et le directeur général des services.  

 

La liste des agents invités à la table d’honneur sera validée par le président. Elle aura été établie en fonction de différents critères, telle l’importance de la direction, l’actualité, une récente promotion ou encore l’échéance d’un prochain départ à la retraite, etc.  

Le placement sera libre pour l’ensemble des invités, hormis pour les élus présents qui présideront chacun une table, les membres du cabinet et les directeurs généraux qui seront placés. 

 

Dans un angle de la salle, un petit podium sera installé avec pupitre sonorisé pour l’intervention du président. Le centre de table apportera une note colorée sur les tables nappées et dressées avec soin et les menus personnalisés celle de la fantaisie. Un fond musical très doux viendra parfaire le décor.  

 

Le menu sera fin, sans ostentation.  

 

F - L’accueil  

 

Une demi-heure avant l’heure fixée, les agents du protocole se tiendront à l’entrée de la salle, avec une liste pour répertorier les invités présents. Les hôtesses conduiront à leur table toutes les personnes placées. Lorsque l’ensemble des invités est installé, le président peut arriver.  

 

G - Le déroulé 

 

Deux solutions sont envisageables : 

1°/ Le président fait son allocution dès son arrivée, avant le début du repas. 

2°/ Le président fait son allocution après l’entrée. 

 

Généralement c’est la deuxième solution qui a la préférence. Les invités sont installés, le président ne leur impose pas d’attente supplémentaire avant de combler « le petit creux » fréquent dans cette tranche horaire !  

 

Au moment du dessert, toutes les tables sont servies avec une coupe de champagne ; le président, de sa table, à l’aide d’un micro sans fil, porte un toast et souhaite de bonnes fêtes. 

 

À l’heure du café, le président passe de table en table pour saluer individuellement l’ensemble des personnes présentes. 

 

H - Départ des cadres 

 

Le déjeuner doit se terminer à 14 heures pour permettre la reprise de l’activité dans les services. À l’issue du déjeuner, chaque cadre recevra une petite attention (conférencier, stylo, porte-portable, etc.), aimablement offerte par le service des objets promotionnels.  

 

Astuces
- Pour permettre une installation plus rapide, les invités placés à la table d’honneur auront été préalablement informés, par téléphone ou par e-mail.
- Des fiches seront préparées pour le président et pour l’élu délégué aux ressources humaines, avec les nom, qualité, et fonction de chaque cadre déjeunant à sa table.
- En raison du contexte économique, le champagne sera remplacé par un petit vin doux.
- Pour alléger le budget, les centres de tables pourront être remplacés par une branche végétale, par exemple du lierre.

 

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