consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 30  Séminaire des cadres dans une collectivité

 

Une fois par an, à l’initiative du directeur général des services, un séminaire de travail réunit les cadres de la collectivité. Cet exercice s’inscrit en période du budget, il est l’occasion de dresser le bilan de l’année écoulée et de tracer les perspectives pour les mois à venir. 

 

A - Le lieu 

 

Sur place, il peut être organisé dans un des salons de la collectivité. La salle publique, lorsqu’elle est disponible, répond idéalement à toutes les exigences liées à cet exercice. Une salle de commission, aménagée en fonction de la spécificité de cette réunion, conviendra également. En cas d’indisponibilité, on pourra toujours avoir recours, en externe, aux possibilités offertes par les propriétés de la collectivité. 

 

B - La date 

 

En fin d’année, novembre ou début décembre. Généralement, une journée y est consacrée. Parfois une demi-journée, mais c’est assez rare. 

 

C - Le recensement des cadres 

 

La direction générale des services adresse à chaque direction les instructions nécessaires pour établir la désignation des participants. Une fois récolté l’ensemble des listes, les invitations peuvent être lancées. 

 

D - Les invitations 

 

Les invitations sont transmises par la direction générale des services, sous forme d’un courrier avec coupon-réponse et délai de retour. Les invitations sont adressées un mois avant la réunion. Ce délai raisonnable permettra d’éviter les contretemps fâcheux liés aux agendas les plus encombrés. Les relances téléphoniques effectuées une dizaine de jours avant le jour « j » faciliteront l’édition de la liste définitive des participants. 

 

E - La logistique 

 

- Une table installée à l’entrée de la salle permettra aux agents du protocole d’émarger les personnes présentes ; 

- des hôtesses et des huissiers seront chargés d’orienter les participants ; 

- hôtesses ou huissiers postés de part et d’autre de la salle seront sollicités pour faire passer les micros baladeurs au moment du débat, si la salle n’était pas équipée ; 

- prévoir paperboard et rétroprojecteur ; 

- sur les tables devant chaque participant, on aura disposé un bloc avec stylo, une petite bouteille d’eau avec un verre. 

 

F - La tribune 

 

En tribune, le président au centre ouvrira le séminaire entouré par le directeur général des services et l’élu délégué aux ressources humaines. 

 

G - Le déroulé 

 

> Allocution d’ouverture par le président de la collectivité

- Brève intervention de l’élu, délégué aux ressources humaines ; 

- prise de parole du directeur général des services qui : 

* dresse un bilan de l’année écoulée, 

* évoque les projets à venir et fixe les objectifs, 

* attribue les missions à chaque direction, 

* fixe un calendrier des réunions de préparation, de comités de pilotage, et détermine une date butoir de mise en place, 

* interroge chaque direction sur les chantiers en cours, 

* débat avec la salle sur toutes les questions diverses d’organisation des services. 

 


> Mot de synthèse par le directeur général des services ; 

 

> Mot de conclusion par le président ; 

 

> Buffet déjeunatoire 

Il se composera de mets simples et ne comportera pas d’alcool. 

 

Astuces
- Prévoir la présence d’un technicien pour parer aux impondérables que ce soit pour la sonorisation, pour la climatisation ou encore le chauffage.
- Prévoir une dizaine de places pour les étourdis de dernière minute qui ne manqueront pas de se présenter en ayant omis de s’inscrire.
- Pour le buffet, opter pour le style campagnard avec corbeille de fruits. Par sa simplicité, cette formule décontractée conviendra parfaitement à la réunion et épargnera aux participants les désagréments liés à la manipulation périlleuse de pièces sophistiquées.
- Au placement en tribune, très officiel, on pourra opposer un autre dispositif plus convivial, en installant les intervenants sur des chauffeuses disposées autour d’une table basse.

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Guide des usages, du protocole et des relations publiques - N° 25