consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 15  Visite de l’Hôtel de région

 

La visite est organisée à la demande d’un organisme extérieur (établissement scolaire, association, administration, CIQ, etc.). Toute demande doit être formulée par courrier et devra indiquer le nombre de participants, leurs qualités, préciser le nombre d’accompagnateurs et signaler les particularités (personnes âgées, personnes à mobilité réduite, etc.). 

 

A - Date / Heure 

 

- La date et l’heure sont donc fixées, par courrier, directement avec l’organisme demandeur. 

- Pour permettre l’organisation du déplacement, un accord ferme doit intervenir au moins un mois à l’avance. 

 

B - Préparation  

 

- Se renseigner sur la nécessité d’un interprète, s’il s’agit d’un groupe d’étrangers. Prévoir le dispositif habituel d’accueil des délégations étrangères (drapeaux, information consulat…). 

- Prévoir un interprète du langage des signes, dans le cas de visiteurs malentendants, et s’assurer d’un itinéraire adapté pour les personnes à mobilité réduite. 

- Informer l’élu qui accueillera le groupe, pour que la date puisse être réservée immédiatement sur son agenda. 

- Informer les services concernés, et notamment la sécurité, la logistique, mais aussi le cabinet du président, ce dernier à titre d’information. 

 

C - Le déroulé  

 

Ce document donne les informations précises sur le programme de la visite. Il doit être adressé au responsable du groupe, dans les meilleurs délais, avec les informations suivantes : 

 

1. L’accueil  

 

- Préciser le lieu où le groupe est attendu à l’aide d’un plan, si nécessaire. Attention au parking, lorsqu’il s’agit d’un car ou minibus. 

- Identifier l’élu de la collectivité qui, accompagné d’un administratif et d’un agent du protocole, recevra, ce jour-là, le groupe dans le hall d’entrée ou rejoindra le groupe, directement, dans la salle de présentation. 

- Déterminer le lieu où sera prise, avec l’élu, la traditionnelle photo (envoyée aux visiteurs, dans les jours qui suivent). 

 

2. Présentation de l’institution  

 

- Déterminer, en fonction de la disponibilité du groupe et de l’élu, la durée d’intervention de ce dernier, pendant laquelle il présentera, en bref, l’institution, dans ses grandes généralités. 

 

- Annoncer la présence d’un administrateur, qui complétera la présentation par un exposé plus détaillé, voire technique, sur l’historique, la composition, les missions de la collectivité, sans oublier, bien entendu, l’architecture du bâtiment.  

 

- Signaler, si répertorié dans la vidéothèque de la collectivité, la projection d’un film court (moins de 10 minutes) qui viendra illustrer et compléter les exposés. Un plus généralement très apprécié, surtout par le jeune public. 

 

- Séquence des questions-réponses. 

 

3. La visite des lieux  

 

- Indiquer l’itinéraire détaillé de la visite des lieux représentatifs de l’institution : salle des séances publiques, salle des séances plénières, salle des pas perdus, salon d’honneur, etc. 

- Signaler la pause collation (eau, jus de fruits, galettes) prévue à l’issue de la visite. 

- Ne pas indiquer la remise du cadeau souvenir, qui doit rester la petite surprise, remise à la fin de la collation.  

 


Astuces
- Quand cela est possible, regrouper deux ou trois groupes distincts dans une même visite.
- S’il s’agit d’un groupe qui visite plusieurs bâtiments dans la journée, mieux vaut choisir le premier créneau (ils seront plus attentifs, surtout les scolaires).
- L’échange des numéros de portable entre les responsables (visiteurs et protocole) est indispensable.
- Veiller à la cohérence du circuit de la visite, en évitant les « retours » source d’embouteillages fâcheux.
- Solliciter un élu, prêt à remplacer son collègue dans le cas d’un empêchement de dernière seconde.
- Pour le choix des cadeaux, il est souhaitable d’obtenir la meilleure définition du groupe : filles, garçons, âges, nombre d’accompagnateurs.

 

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