consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Les invitations

Fiche pratique n° 2  Organisation d’une cérémonie de vœux grand public

 

A - Objet 

 

Organisation par une collectivité territoriale – ville – de la cérémonie des vœux du maire et du conseil municipal, à l’intention des résidents et des personnalités de la ville, sous forme d’un spectacle qui leur est offert. 

 

B - Préparation de la manifestation 

 

- Le choix du spectacle – concert d’un artiste ou d’un orchestre renommé (variété ou classique) – appartient au maire et aux élus.  

- Ce concert peut être précédé d’une première partie d’une demi-heure environ, réservée à un spectacle local (prestation de MJC, par exemple). 

- Le lieu choisi est une grande salle de spectacle ou de concerts, louée pour l’occasion, située dans la ville et pouvant accueillir de 7 000 à 8 000 personnes. 

- La date est fixée au début du mois de janvier, à 20 heures. 

- Plusieurs services de la ville sont impliqués dans l’organisation de l’événement : 

* le service communication assure la publicité du concert sur panneaux d’information, et par voie d’insertion et de diffusion dans les médias locaux, au moins un mois à l’avance ; 

* le service du protocole gère les invitations et la remise des billets en lien avec l’office de tourisme de la ville ; 

* l’édition des billets d’entrée, la logistique et l’aspect technique du concert ainsi que la sécurité de la manifestation sont assurés par la salle de spectacle. 

 

C - Invitations 

 

- Sous deux formes : 

* 50 % des places sont réservées aux résidents, qui sont informés par voie de presse et par panneaux d’information les conviant à venir retirer leurs places, dans la limite des places disponibles, auprès de l’office de tourisme, et ce à partir d’une date fixée trois semaines en amont de la cérémonie de vœux ; 

* les 50 % de places restantes sont gérées par le service du protocole, sur la base d’un fichier thématique et de personnalités, et à partir d’un carton d’invitation et d’un carton-réponse dont les modèles peuvent être les suivants : 

 

À l’occasion de la cérémonie des vœux 2007 de la ville de …

X
maire de …

et le conseil municipal

ont le plaisir de vous convier au concert de

…

le mercredi 10 janvier 2007 à 20 heures
lieu
adresse

La première partie sera assurée par

…

Cette invitation ne donne pas accès au spectacle.
Nous vous remercions de bien vouloir nous retourner
le carton-réponse ci-joint.

 Carton-réponse
Cérémonie des vœux 2007
lieu et date

Nom … Prénom …
Adresse …
Téléphone …		 
☐ 1 place ☐ 2 places
Carton à remplir et à renvoyer avant le (15 jours avant la date du concert).
Vos billets vous seront adressés par courrier dès réception du carton-réponse.

Au verso du carton-réponse, figurent les coordonnées du service du protocole de la ville qui organise. 

 

- Les billets sont envoyés dans l’ordre d’arrivée des cartons-réponses, en priorité le parterre, puis les 1er, 2e et 3e niveaux, s’il y a lieu. 

- Les personnalités de 1er rang (préfet, députés, sénateurs, présidents ou les représentants de la région et du conseil général, autorités judiciaires, consuls…) sont placées en loge d’honneur avec le maire. 

- Les autres personnalités de 2e rang (élus, directeurs de services déconcentrés de l’État, chefs d’entreprise…) sont placées au 1er niveau, au-dessus de la loge d’honneur. 

 

D - Déroulement de la cérémonie 

 

- Le maire et les élus du conseil municipal accueillent les invités à partir de 19 heures, et sont présents dans les différents halls d’entrée de la salle de spectacle, s’il y a lieu. 

- Des hôtesses assurent le placement sur le parterre et les différents niveaux, au maximum, afin de laisser le moins possible de places libres. 

- Le chef du protocole ainsi qu’une hôtesse assurent l’installation protocolaire de la loge d’honneur (à partir d’un plan réalisé en fonction des préséances et des « contraintes » locales). 

- Une fois les invités installés, vers 20 h 15, avant l’ouverture du concert, le maire de la ville présente ses vœux à l’ensemble des présents. 

- À l’issue du spectacle, un vin chaud et des marrons chauds dressés en buffet, dans chaque hall d’entrée, sont proposés à l’assemblée. 

 

Astuces
- S’organiser pour que l’intervention du maire soit brève (2 à 3 minutes), un discours fleuve lasserait l’auditoire, bien souvent impatient d’assister au spectacle. 
- Réserver des places à l’intention des personnalités de 2e rang (élus municipaux, élus du conseil régional et du conseil général).  
- Un petit carton peut être joint à l’envoi des billets, émanant du service du protocole, stipulant : « Vous trouverez ci-jointes les invitations vous permettant d’accéder à la cérémonie des vœux de la ville de … », sans omettre un contact téléphonique, témoignage d’une véritable disponibilité. 
- Les personnalités de 1er rang sont invitées par un courrier personnalisé du maire.  
- Prévoir un léger surbooking car, s’agissant d’un spectacle gratuit, les désistements de dernière minute sont beaucoup plus fréquents et grand est le risque dit du « fauteuil vide ».

 

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