consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • Les invitations

Fiche pratique n° 1  Cérémonie de présentation des vœux

 

Événement spécifique, premier grand rendez-vous de l’année, la cérémonie de présentation des vœux demeure une des plus traditionnelles. 

 

Selon la taille de la collectivité qui l’organise, une ou plusieurs manifestations sont prévues, qui s’adressent à différents groupes, représentant la population de la commune du département ou de la région : grand public, corps constitués, corps consulaire, sportifs, personnel, presse, etc.  

 

A - La date 

 

Elle est à déterminer très vite, le plus tôt sera le mieux. Cette sage précaution permettra, dans un délai suffisamment raisonnable, de prévenir les diverses collectivités ou institutions concernées : préfecture, ville, département, région, chambre de commerce, militaires, corps consulaire, etc. Limitant, ainsi, les désagréments liés aux possibles télescopages, issus de l’abondance des festivités qui encombrent le mois de janvier.  

 

B - Le lieu 

 

Correctement équipé, le lieu sera suffisamment spacieux pour pouvoir accueillir confortablement les invités, sans qu’ils se sentent, douloureusement, coincés entre le podium et les buffets. Il devra être pourvu d’un accès pour les personnes à mobilité réduite. Un parking à proximité et de grande capacité sera un atout non négligeable.  

 

C - Le fichier  

 

- C’est l’outil indispensable, il devra être parfaitement mis à jour. S’assurer que tous les représentants du décret 1989 modifié y figurent, sans oublier le listing des représentants des différents cultes. Solliciter aussi la présence de personnes qui, au cours de l’année écoulée, auront été distinguées par des prix ou des décorations. Interroger les différents services en relation avec divers organismes, partenaires de la collectivité, afin d’obtenir une liste exhaustive des personnalités à ne pas oublier.

- Veiller aussi aux situations familiales. Redoutable, l’invitation adressée à monsieur et madame, si, entre-temps, une séparation ou, pire, un veuvage est venu perturber le couple.  

 

D - L’invitation  

 

- Les cabinets des personnalités les plus importantes, préfet, maire, présidents de département et de région, recteur, généraux, archevêque, etc., auront été prévenus téléphoniquement, afin de bloquer la date sur les agendas. Ils seront, ensuite, destinataires d’un courrier personnalisé. 

 

- Trois semaines avant le jour « J », les autres invités seront destinataires d’un carton d’invitation qui pourra être rédigé selon le modèle ci-après :  

 

Pierre DUPONT
maire de XXXXXXX
ou président de XXXXXXX

a le plaisir de vous convier

mercredi 8 janvier à 18 h 30
dans les salons d’honneur de l’hôtel de ville
ou du département
ou de la région

à la cérémonie de présentation des vœux
au grand public
ou aux corps constitués

adresse XXXXXXX

Si nécessaire, joindre un plan. 

 


E - La logistique  

 

- Le podium sera suffisamment grand pour pouvoir accueillir les conseillers de la collectivité (municipaux, généraux, régionaux…) ou, selon la volonté de l’autorité qui reçoit, le préfet, le maire, ou les présidents de département ou de région. 

- L’éclairage et la sonorisation seront testés quelques heures avant, pour éviter l’effet « phare » sur le pupitre ou la faiblesse du son sur les derniers rangs.  

- En début de cérémonie, une animation musicale, orchestre ou autre, selon le budget, adoucira l’attente des invités.  

- Les buffets nappés de blanc seront surnappés pour y apporter une touche colorée. La décoration florale sera commandée dans la même tonalité.  

 

F - La cérémonie  

 

- À l’entrée du lieu de réception, l’autorité invitante, accompagnée ou pas de son conjoint, accueillera personnellement chacun des invités.

Rituel toujours un peu long pendant lequel, rassemblé dans un espace réservé, le groupe restreint des personnalités dit du « 1er rang » pourra attendre la fin du cérémonial « serrage de mains » autour d’une petite collation. 

- Quand il aura été estimé que la majorité des invités est arrivée, ces personnalités seront conviées à rejoindre le lieu de l’allocution et à monter sur le podium. 

 

G - L’allocution  

 

- Traditionnellement, elle est l’occasion de faire le bilan des réalisations de l’année écoulée, d’en évoquer les événements marquants et d’annoncer projets et ambitions pour l’année qui démarre. Elle peut souligner également le mérite de telle ou telle personnalité qui se sera illustrée au cours de l’année. Elle peut aussi être précédée d’une minute de silence « à la mémoire de… ». 

- Son discours achevé, l’autorité invitante annonce l’ouverture des buffets et se mêle à la foule des invités, assistée par le responsable du protocole, qui notera rendez-vous et doléances diverses. 

- Agents du service du protocole ou hôtesses veilleront à raccompagner, jusqu’à leurs véhicules, les personnalités de « 1er rang ». 

- L’autorité invitante se retire la dernière. 

 

Astuces 
 
- Prévoir une signalétique « parking » sur les diverses voies d’accès réduira le risque d’embouteillage.  
- Réserver un espace devant le podium, pour les personnes à mobilité réduite et pour les conjoints des personnalités du podium. 
- Disposer quelques chaises pour les personnes âgées.  
- Prévoir une assistance médicale (chutes, malaises, etc.). 
- Prévoir un interprète du langage des signes pour les personnes malentendantes.  
- Prévoir un service au plateau, à la descente des personnalités, avant qu’elles ne soient happées par le public. 
- Pour signaler la fin des festivités à certains invités qui, agrippés au buffet, jouent les prolongations, demander aux serveurs de débarrasser le buffet.  
- Prévoir un emplacement parking particulier pour les véhicules officiels permettra de les retrouver plus facilement au moment du départ.  

 

 

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