consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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VII • Le protocole en temps de crise

Fiche pratique n° 1 Covid-19 : Quand le protocole devient… sanitaire

 

Avec la Covid-19, nous avons découvert un cas de figure inédit une fois passée la période (inédite) de gel des manifestations et événements locaux : celui d’un protocole presque sanitaire. Au-delà des périodes, des territoires, des situations, les événements et manifestations devront se conformer à un certain nombre de règles sans doute évolutives que nous rappellerons. Le protocole, entendu comme un recueil de règles à observer dans les relations officielles, devra nécessairement évoluer, même si ses grandes lignes doivent subsister. Il s’agira plutôt – et c’est bien l’enjeu – d’inventer des principes universellement valables, même en cas de retour à la normale (par exemple : les masques sont d’ores et déjà un outil intégré aux manifestations protocolaires intérieures ou en plein air). La principale influence porte sur l’organisation même des manifestations, qui était jusqu’alors la règle et peut conduire à réduire la voilure des temps dits protocolaires. C’est notamment le cas des festivals et concerts dont les collectivités sont souvent organisatrices et qui sont reprogrammés à l’été… 2021.

Cependant, de nombreuses initiatives locales (vœux, fêtes des associations, des sports…) ne vont pas nécessairement être supprimées mais revisitées en tenant compte d’un ensemble de règles de prudence et de précaution. Autant les prendre en considération dès maintenant pour faire face à toute éventualité. Nous avons essayé dans cette fiche (enrichie d’un rappel de quelques règles protocolaires liées à la crise si elle survient) de stabiliser un corpus de règles et de préconisations en vue de l’adaptation de son protocole officiel au contexte sanitaire, certes évolutif. Des principes de communication efficace sont également rappelés : ils enrichissent le protocole très utilement et se nourrissent également d’un accompagnement en termes de choix des lieux et des endroits.

 

A - Le protocole profondément « affecté » par les enjeux sanitaires

 

S’il y a bien un domaine qui est profondément changé par les enjeux sanitaires, c’est bien le protocole territorial. En effet, il s’agit désormais d’organiser des manifestations ou des réceptions acceptables tout en prenant en compte des contraintes non négligeables pour les institutions. Il faut donc faire preuve d’imagination.

Le protocole devra, de façon générale, intégrer des paramètres désormais connus de tous mais qui devront être bien vérifiés par les services :

- disposer de masques jetables de rechange pour les invités étourdis (et il y en a beaucoup) ;

- prévoir à l’entrée ou en différents points des distributeurs de gel ou solution hydroalcoolique et bien entendu du savon classique dans les toilettes ;

- veiller au respect des distanciations sociales sans tomber dans l’obsession (prévoir un marquage au sol ou des espaces distincts par exemple lors des cérémonies) ;

- les manifestations en plein air devront être privilégiées quand c’est possible, ce qui constitue un avantage pour certains territoires à certaines saisons.

 

Mais le plus sûr semble de poser des principes « universels » applicables indépendamment des décisions sanitaires, c’est-à-dire systématiquement intégrées aux manifestations organisées par la collectivité. On pourrait distinguer les types de manifestations et appliquer des règles adaptables selon celles-ci (voire les consigner dans un document disponible pour les services et les associations locales).

 

Un principe fondateur gouverne le protocole dans ce domaine : chaque lieu adapte les modalités adéquates à sa situation spécifique en fonction de l’état sanitaire local et national.

 

Pour toutes les manifestations de plein air, on pourrait dire que les choses sont plus simples sous réserve toutefois de tenir compte des jauges maximums fixées localement (parfois difficiles à évaluer dans le cas des associations), des obligations de port du masque ou pas en extérieur selon les territoires. S’y ajoutent des enjeux de respect des distanciations sociales toujours complexes à vérifier dans des initiatives ouvertes. Une présence discrète (et d’ailleurs habituelle) de la police municipale reste bienvenue. Les services peuvent être sensibilisés et jouer un rôle d’ambassadeurs auprès des publics à informer. On peut imaginer des agents repérables (t-shirts, casquettes…) chargés de ce rôle d’information et de médiation.

 

Pour les manifestations sportives, les règles sont souvent connues des ligues et des comités organisateurs, mais la collectivité peut utilement jouer son rôle de conseil et d’appui pour diffuser les bonnes pratiques, quand elle n’est pas directement organisatrice.

 

À noter
Si les règles peuvent être adaptées localement, les manifestations de voie publique restent soumises aux textes préfectoraux en vigueur selon les départements. Essayer d’aménager la contrainte, c’est bien mais pas toujours possible… Soyez attentifs à faire les choses dans le respect des principes édictés.


 


Pour les réceptions en milieu fermé ou dans des salles, les contraintes protocolaires seront parfois plus complexes à appliquer et il faudra sans doute durant un certain temps faire du sur-mesure, aussi pénible que ce soit en termes d’organisation. On pourrait déjà conseiller de n’organiser que les manifestations prioritaires quitte, durant un certain temps, à décaler celles qui le sont moins (remises de médailles par exemple). On peut privilégier les réceptions incontournables comme les vœux des maires ou des présidents, les signatures de convention, les assemblées délibérantes, tout ce qui ne peut être remis.

 

B - Exemple des Journées du patrimoine 2020

 

Les éventuels espaces de restauration envisagés pour l’occasion doivent respecter des modalités sanitaires propres :

1/ Les personnes accueillies ont une place assise ;

2/ Une même table ne peut regrouper que des personnes venant ensemble ou ayant réservé ensemble, dans la limite de dix personnes ;

3/ Une distance minimale d’un mètre est garantie entre les tables occupées par chaque personne ou groupe de personnes venant ensemble ou ayant réservé ensemble, sauf si une paroi fixe ou amovible assure une séparation physique.
Pour les lieux ouverts, voici quelques consignes protocolaires qui peuvent être utilement relayées :

- les responsables des lieux ouverts doivent afficher les obligations pour les visiteurs de respecter les mesures barrières, que ce soit en termes de distances ou en termes d’hygiène des mains.
Il est recommandé à ces responsables de :

* prévoir un affichage physique et/ou numérique des consignes à respecter pour les visiteurs ;

* organiser les flux de visiteurs, afin d’éviter une trop grande promiscuité au sein de ces espaces rendant impossible le respect des règles de distanciation physique, par exemple à travers un marquage au sol ;

* mettre à disposition des visiteurs du gel hydroalcoolique à l’entrée du monument ou du site et dans tous les lieux où cela paraîtra nécessaire (notamment les éventuels ateliers pédagogiques mis en place) ;

- quand le site est payant et dès lors que c’est possible, favoriser le paiement par carte bleue et sans contact ;

- prévoir autant que possible la réservation à l’avance avec horodatage, afin de faciliter la gestion des flux d’entrées dans les lieux ;

- mettre en place un nettoyage et la désinfection renforcés des espaces d’accueil, des sanitaires et des ateliers ;

- adapter les parcours et les modalités des activités offertes pour prévenir tout risque de promiscuité. Les activités d’éducation artistique et culturelle sont possibles, sous réserve qu’elles puissent se faire dans des conditions sanitaires satisfaisantes pour les animateurs et les publics.

 

Le masque en tissu comme cadeau protocolaire
 
À toute chose, malheur est parfois bon. Le masque est désormais devenu un objet « recherché », voire un collector quand il présente certaines caractéristiques spécifiques : logotypé, porteur d’un message, ou réalisé dans un tissu local. À la faveur d’une manifestation précise, ce peut même être un modeste cadeau original très apprécié (ex. : un masque aux couleurs ou au logo d’une course sportive) à remettre aux participants. Depuis la pénurie originelle, de nombreux fabricants d’objets promotionnels les proposent. Une véritable occasion d’apporter une touche locale, « made in commune ». Pensez-y !
 

 

C - Interdiction d’une fête : quelles conditions ?

 

Au-delà de la Covid-19, voire d’autres contraintes sanitaires, un maire a des pouvoirs qui peuvent aller jusqu’à l’interdiction d’une fête (ces pouvoirs peuvent s’avérer utiles le cas échéant s’il faut faire primer des considérations de sécurité sanitaire).

Aux termes du décret-loi du 23 octobre 1935 portant renforcement des mesures relatives au maintien de l’ordre public, toute manifestation sur la voie publique est soumise à déclaration préalable auprès du maire.

La décision d’autoriser ou d’interdire une manifestation sur la voie publique doit être motivée par le maire par des raisons tenant à l’ordre public (tranquillité publique notamment). Une éventuelle mesure d’interdiction ne doit être prononcée que si elle est le seul moyen d’éviter le trouble à l’ordre public. Un maire ne peut, par exemple, refuser de façon générale et absolue toute autorisation aux forains qui ne présenteraient pas certaines garanties (CE, 13 février 1953, « Hubert de Ternay »), comme la garantie particulière d’assurance de « risques aux tiers illimités ».

Selon l’article L.2212-2 du Code général des collectivités territoriales, le maire a entre autres pour mission de réprimer les atteintes à la tranquillité publique comme les bruits, y compris ceux de voisinage, les rassemblements nocturnes qui troublent le repos des habitants. Il lui appartient donc de prendre les mesures appropriées.

Pendant la fête, le maire peut tout à fait réprimer les atteintes à la tranquillité publique comme les rixes et disputes, les attroupements, les bruits, les troubles de voisinage, les rassemblements nocturnes qui troublent le repos des habitants et tous actes de nature à compromettre la tranquillité publique.

 


D - Le cas des cérémonies du souvenir

 

Les cérémonies du souvenir sont incontournables. Le 11 novembre, le 8 mai, le 18 juin sont des rendez-vous désormais cochés sur tous les agendas territoriaux. Le confinement a pourtant interrompu l’organisation des cérémonies de printemps, pour des raisons sanitaires évidentes. L’âge parfois élevé des participants (associations combattantes…) est un facteur supplémentaire de prudence.

En reprenant le déroulement type d’une cérémonie, nous avons intégré quelques recommandations à prendre en compte.

1/ Accueil et placement des participants selon un plan matérialisé sur le sol, en veillant à placer les membres d’associations d’anciens combattants au plus près du monument, ainsi que les jeunes et enfin le public. Il est d’usage de placer les porte-drapeaux de part et d’autre du monument commémoratif. Ces derniers peuvent se présenter en cortège sur le lieu de la cérémonie. Les cortèges devront intégrer des distances plus importantes. Les marquages prendront en compte la nécessité de limiter les contacts. Les vins d’honneur de fin pourront, quand c’est possible, se tenir en plein air, limitant ainsi les risques.

2/ Accueil des autorités et des personnalités à proximité du lieu de la cérémonie, qui rejoignent ensuite le monument dans le plus strict respect des règles de préséance pour ensuite former une ou plusieurs lignes. Dans les communes, ces règles protocolaires s’organisent naturellement la plupart du temps sur la base de l’expertise « éprouvée » des anciens. Les gestes barrières seront de rigueur : pas d’étreinte, ni de bises, ni de poignées de main pour le moment.

3/ Allocutions et discours prononcés généralement avant de rendre les honneurs et en suivant l’ordre croissant des préséances, le représentant de l’État prenant la parole en dernier. Il est d’usage que le nombre d’allocutions soit limité à trois ou quatre intervenants. À titre d’exemple, l’évocation d’un fait historique peut être effectuée par un jeune de la commune, un représentant d’association ou le maire, avant la lecture du message du secrétaire d’État auprès du ministre de la Défense et des Anciens combattants. Les discours pourront intégrer – utilement – la nécessité d’être plus courts. Un gain de temps sur l’ensemble de la cérémonie n’est jamais malvenu.

4/ Dépôt de gerbe effectué au pied du monument par les autorités accompagnées de jeunes (quand c’est possible), formant la ligne protocolaire, ensemble ou successivement en reculant de trois pas à l’issue, si la configuration des lieux l’autorise, et en prenant en compte les distances et le fait de limiter les contacts.

5/ Hommage aux morts annoncé par le responsable du déroulement de la cérémonie : « Aux morts » ; les personnes en uniforme saluent, les civils (hommes uniquement) se découvrent et les emblèmes des associations s’inclinent. Les tambours battent et les clairons sonnent ; cette sonnerie est suivie d’une « minute de silence ».

6/ Hymne national interprété par la formation musicale ou chanté par l’ensemble des participants à la cérémonie.

7/ Fin de la cérémonie et remerciements ; les autorités, par ordre de préséances, viennent saluer et remercier (désormais sans poignée de main) les porte-drapeaux, les présidents et membres d’associations d’anciens combattants, puis tous les autres participants. Le public est généralement salué à distance.

8/ Départ des autorités et de l’ensemble des participants.

Ces points successifs ne nécessitent pas d’inflexions majeures, juste le respect des règles rappelées ci-avant. Indiquons toutefois qu’une cérémonie du souvenir respectueuse des contraintes sanitaires n’est pas une cérémonie bâclée ni expédiée ; elle doit prendre en compte des impératifs de sécurité sanitaire qui resteront longtemps valables et qui méritent donc d’être intégrés à nos pratiques protocolaires courantes.

 


Témoignage de Laurent Bellini, chef du protocole de la ville de Paris
Les dépôts de gerbe pendant la crise sanitaire du Covid 19
 
Il n’y a pas de manifestation commémorative sans dépôt de gerbe au pied d’un monument, d’une stèle ou d’une statue. Aussi, comment perpétuer cette tradition en période d’état d’urgence sanitaire et de distanciation physique indispensable ?
Bien que plusieurs cérémonies aient été annulées pendant la période de confinement, la ville de Paris et l’État ont voulu que les événements marquants de notre Histoire ne soient pas laissés de côté pour autant.
Ainsi, le département du protocole de la ville de Paris s’est adapté aux contraintes sanitaires et a organisé, en lien avec les institutions nationales, entre avril et juin, plusieurs cérémonies dont la journée d’hommage aux victimes du génocide des Arméniens de 1915, la journée nationale du souvenir des déportés et la journée nationale de la Résistance.
Si le nombre d’invités à ces manifestations était limité à 10 au maximum, un marquage au sol pour l’emplacement de chacun était systématiquement prévu et la question des gerbes a été réglée par une pré-installation, au moment de leur livraison, au pied du monument, de la stèle ou de la statue concernés par la cérémonie.
Une annonce protocolaire adéquate a été validée pour symboliser l’hommage qui est traditionnellement :

« Dans le cadre du respect des gestes barrières et de la lutte contre la propagation du Covid-19, les gerbes de fleurs ont été prépositionnées. À l’appel de leur nom et de leur qualité, j’invite les autorités à faire quelques pas vers – le monument, la statue, la stèle, la plaque –, se recueillir un instant et revenir à son emplacement initial. »
Suivaient la sonnerie aux Morts, la minute de silence et La Marseillaise (enregistrée).
Ce « protocole » particulier a été adopté et sert encore aujourd’hui pour les différentes cérémonies dont nous reprenons peu à peu l’organisation.
 

 

À savoir
Faut-il faire son allocution masqué ?
Dans la communication, le verbal serait aussi important que le non-verbal. En portant un masque, une grande partie de ce non-verbal deviendrait difficilement lisible par les autres. Or de nombreuses émotions passent sur le visage. La communication et les échanges sont donc plus complexes quand nous portons un masque. Mais Au-delà de cet aspect, beaucoup des dimensions protocolaires tiennent aussi à la qualité du discours porté par l’élu. Sans rentrer dans le débat proprement sanitaire, disons que la seule justification pour un élu de porter son masque en parlant pourrait tenir à l’exemplarité recherchée plus qu’à la bonne compréhension par son auditoire. Dans ce contexte bien particulier, on peut admettre pour la compréhension du propos, pour la diction, que l’élu enlève son masque le temps du discours.


 

E - Communication : faire face à une crise sanitaire en relayant les recommandations nationales et en adaptant celles-ci localement

 

En complément de la dimension protocolaire, la communication doit aussi s’adapter à la situation en relayant quelques consignes de bon sens :

1/ Il paraît bienvenu, voire indispensable, avant la survenance de tout événement, d’anticiper les éventuelles situations de crise en recensant les crises potentielles en fonction de l’organisation et de ses domaines de compétences, et ainsi pouvoir tester les réactions et mesures à mettre en œuvre pour y faire face. Par exemple, en mettant en place une cellule de crise incluant notamment une composante communication. Dans le cas d’une crise sanitaire sans dimension locale, il convient de mettre en œuvre les techniques de la communication de crise.

2/ Il convient de relayer localement les consignes nationales sans s’en écarter (ex. : les gestes barrières dans le cas du Covid-19), ce qui permet de ne pas mettre la collectivité en première ligne, mais il est important de montrer la mobilisation de la collectivité (par exemple avec des petites vidéos relais ou des panneaux de consignes personnalisées).
Ne négligez nullement le protocole, le choix des salles et des lieux que vous montrez, maîtrisez les images de la collectivité.

3/ Répercutez les outils nationaux en essayant de les personnaliser pour leur donner une teinte locale (ex. : les gestes barrières n’incluent pas « Ne pas cracher face au Covid-19 », mais cette inflexion locale est intéressante dans certains territoires).

4/ Appuyez-vous sur les autorités sanitaires qui sont de nature à rassurer les habitants, travaillez vos messages avec elles, donnez-vous le recul nécessaire pour donner une crédibilité à votre communication.

5/ Ne tentez pas d’aller sur le terrain de la santé, ces communications-là sont gérées de façon efficace par les autorités scientifiques, mais reprenez les messages de prudence, les infographies parfois plus efficaces que de longs messages.

6/ Communiquez régulièrement sur les bons comportements, valorisez les bonnes pratiques, évitez la culpabilisation à outrance qui est contreproductive. Autant mettre en avant les exemples probants.

7/ Mettez en place une cellule de crise opérationnelle, prévoyez d’avoir recours à la combinaison des outils de communication diversifiés pour toucher tous les publics en temps réel.

8/ Essayez d’organiser des points de presse réguliers, de publier des communiqués qui s’appuient sur des informations pratiques et évitent une valorisation à outrance de la collectivité (là aussi contreproductive). Un point presse, outil souvent utilisé pour la communication de crise, ne doit jamais s’improviser, et doit être l’occasion d’une préparation soigneuse en lien avec la direction de la communication. Ces points presse doivent intégrer un protocole respectueux des règles en vigueur, les collectivités devant donner l’exemple…

9/ Adoptez des règles de communication adaptées aux médias, à leurs horaires de production ; en fonction des spécificités dans différents types de médias (télé, média papier, Facebook et Twitter). Adaptez-vous à leurs exigences protocolaires.

10/ Mettez à profit les périodes de retour au calme pour préparer la logistique destinée à faire face à la crise dans les meilleures conditions (appareils téléphoniques, ordinateurs portables…). On y pense souvent un peu tard…

 

Ce qu’il faut retenir

 

En conclusion, on soulignera que le protocole se trouve très contraint par les aspects sanitaires. C’est même une dimension qui impacte durablement les manifestations et événements. Autant il est important de prendre en compte ces aspects (sur lesquels les collectivités n’ont pas toujours la main), autant il est important de poursuivre l’organisation des manifestations, quitte à s’adapter en permanence. L’organisation des Vœux 2020, par exemple, devra intégrer ces contraintes qui sont essentielles, mais il faudra être imaginatif pour trouver des solutions. Il est vraisemblable que nous vivions longtemps avec ces nouvelles règles dont nous devons nous faire des alliées. Un effort tout particulier est à produire sur les procédures d’information qui relaieront utilement le protocole : panneaux d’information aux entrées de zones (piétonnes, touristiques…) ; messages audio, vidéo qui viendront en relais des messages officiels et auront donc une crédibilité supplémentaire pour les usagers en vertu de la proximité de l’émetteur. Une fois l’information faite, on peut raisonner protocole en pensant prioritairement aux désormais incontournables gels, masques (à avoir en stock) et distanciation… Le carton d’invitation peut être utilisé comme média des consignes à appliquer (penser à apporter votre masque ; masque obligatoire…). Sans doute faut-il aussi intégrer une hiérarchie des manifestations dans une période où celles-ci doivent se faire plus rares ou sont plus contraintes : distinguer les événements ne pouvant être supprimés de ceux qui peuvent être différés (médaillés) ou repensés… Au fond, la Covid-19 nous offre une opportunité de repenser les cérémonies et manifestations dans un sens plus proche de l’évolution de la société : sobriété, modestie, sécurité sont les mots-clefs. Certains maires avaient déjà expérimenté des cérémonies de vœux plus vertueuses, communiquant sur les coûts, limitant certaines prestations, voire s’essayant au plein air en… janvier. Mais Au-delà de ces exemples parfois excessifs, c’est vers un protocole à « dépoussiérer » que nous pourrions nous diriger, prenant en compte des principes de bon sens (distanciation, durée plus courte…), voire contribuant à moins de solennité, et plus d’authenticité… Ce chantier, contraint par la pandémie, nous offre une possibilité d’imaginer le protocole de demain sans renoncer à ses fondamentaux : la convivialité, l’échange, le partage…

 


 


Annexe

 

Exemple de communiqué intégrant les aspects sanitaires
 
37e ÉDITION DES JOURNÉES EUROPÉENNES DU PATRIMOINE :
DES VISITES EN TOUTE SÉCURITÉ

(Ce communiqué national que nous commentons et détaillons offre un bon exemple d’intégration des recommandations sanitaires à une démarche d’information classique et annuelle comme c’est le cas des Journées européennes du patrimoine. On peut s’appuyer sur ce type de trame pour concevoir sa communication presse autour d’un événement local.)
Le grand rendez-vous annuel des Français avec leur patrimoine se déroulera bien les samedi 19 et dimanche 20 septembre 2020 autour du thème retenu dans toute l’Europe « Patrimoine et éducation : apprendre pour la vie ! ».
(L’entame présente la manifestation dans ses grandes lignes comme en temps normal ; cela reste l’information principale, les JEP se tiennent, ce qui n’avait rien d’acquis il y a encore quelques mois, voire quelques semaines.)
Le temps d’un week-end et partout en France, propriétaires publics et privés de monuments historiques, membres d’associations de protection et de valorisation du patrimoine, conservateurs du patrimoine, restaurateurs de biens et d’objets patrimoniaux, guides-conférenciers, architectes en chef des monuments historiques… se mobiliseront pour accueillir les visiteurs dans le respect des recommandations sanitaires en vigueur. En ce sens, un guide sanitaire a été adressé à tous les lieux participants, disponible ici.
(Dans ce second paragraphe, outre des informations attendues sur l’objet de la manifestation, le communiqué insiste – c’est la 2e mention après le titre – sur le respect des règles sanitaires en vigueur, avec un renvoi vers un guide en direction des organisateurs.)
L’ensemble des acteurs de cette 37e édition des Journées européennes du patrimoine veillera sur la sécurité de tous en appliquant scrupuleusement les consignes sanitaires fixées par le gouvernement.
La Fédération des entreprises de la beauté (FEBEA) s’associe au ministère de la Culture pour les Journées européennes du patrimoine 2020. Ainsi, les entreprises cosmétiques approvisionneront gracieusement en produits hydroalcooliques des milliers de sites culturels partout en France, afin de leur permettre d’accueillir le public dans des conditions sanitaires optimales.

(Les modalités pratiques et le nom des mécènes qui fournissent les produits nécessaires sont ensuite rappelés. D’autres mesures suivent comme l’inscription de petits groupes en nombre.)
Outre ces mesures de protection, de nombreux lieux privilégieront, cette année, les visites en petits groupes et sur inscription.
C’est dans ces mêmes conditions que la journée du 18 septembre « Levez les yeux ! », dédiée aux élèves de la maternelle au lycée, se déroulera. Les plus jeunes découvriront la richesse de leur environnement patrimonial, en toute sécurité, et encadrés par leurs enseignants.

(Le communiqué évoque ensuite la question des enfants dont la sécurité doit également être garantie.)
 

 

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