consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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VII • Le protocole en temps de crise

Fiche pratique n° 2  Les bonnes manières en télétravail

 

La crise sanitaire et le confinement ont accentué le télétravail dans la fonction publique. Face à un certain flou, un décret paru au Journal officiel le 6 mai 2020 a tout à la fois fixé un cadre et donné plus de flexibilité.

Au-delà des textes réglementaires, cette nouvelle manière de vivre sa vie professionnelle nécessite de préciser quelques règles de bonne conduite.

 

A - Une pratique désormais encadrée

 

Alors que le télétravail est devenu la règle au printemps 2020 pour beaucoup d’agents de la fonction publique, le cadre réglementaire encadrant sa pratique est enfin paru. Au Journal officiel du 6 mai 2020 a été publié un décret sur les nouvelles modalités d’exercice du télétravail. Il a été pris en application des dispositions de l’article 49 de la loi n° 2029-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique.

L’autorisation du télétravail est désormais délivrée pour un recours régulier ou ponctuel. Elle peut prévoir l’attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois ainsi que l’attribution d’un volume de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an dont l’agent peut demander l’utilisation à l’autorité responsable de la gestion de ses congés.

L’agent dispose aussi de plus de choix de lieux de travail : le télétravail peut être organisé, en plus du domicile de l’agent ou d’un lieu à usage professionnel, dans un « autre lieu privé ». Un agent peut, au titre d’une même autorisation, mettre en œuvre ces différentes modalités de télétravail.

La durée de travail exercé sous la forme du télétravail ne peut pas être supérieure à trois jours par semaine. Le décret prévoit cependant deux dérogations :

- pour une durée de six mois maximum, à la demande des agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient et après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail. Cette dérogation est renouvelable, après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail ;

- lorsqu’une autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site.

L’administration peut autoriser l’utilisation de l’équipement informatique personnel de l’agent à condition que l’agent ait fourni, avec sa demande écrite de télétravail, une attestation de conformité de ses installations aux spécifications techniques.

Le refus opposé à une demande d’autorisation de télétravail ainsi que l’interruption du télétravail à l’initiative de l’administration doivent être motivés et précédés d’un entretien.

L’employeur peut prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci. Le nouveau décret précise néanmoins qu’il n’est pas tenu de prendre en charge le coût de la location d’un espace destiné au télétravail.

 

B - Quelques règles de bonne conduite en télétravail

 

Travailler chez soi peut être un atout car un environnement familier permet d’être moins stressé et plus efficace, surtout en période de crise sanitaire ou environnementale. Toutefois, pour être productif et garder un véritable équilibre social et personnel, il paraît indispensable de respecter quelques règles de base qui relèvent des usages et des bonnes manières.

 

1. Séparer lieu de travail et lieu de vie

 

En travaillant chez soi, on peut être tenté de s’installer dans son lit ou dans le canapé, ou encore de se mettre sur un coin de table. Or, il est important de créer son espace de travail pour bien séparer vie professionnelle et vie privée. Disposer d’un vrai bureau avec tout le matériel nécessaire permet de tout avoir à portée de main.

 

2. Séparer vie privée et vie professionnelle

 

Même chez soi, les tâches personnelles ne doivent pas empiéter sur le travail. Afin de ne pas être dérangé, il est nécessaire de l’expliquer à ses proches. À l’inverse, le travail ne doit pas empêcher d’avoir une vie privée. À la fin de la journée, il est impératif d’éteindre son ordinateur et de faire autre chose pour se déconnecter.

 

3. S’habiller comme si on allait au bureau

 

L’idéal est de faire exactement comme si on partait travailler à l’extérieur. D’abord parce que s’habiller correctement permet de se sentir en activité (voir fiche « S’habiller pour travailler » Partie 2, Chapitre III Fiche Pratique n° 2).

Ensuite parce que les visioconférences rythment souvent les journées et qu’il faut être prêt à donner la meilleure image de soi-même.

 


4. Aménager le décor de ses visioconférences

 

Le télétravail est l’occasion de nombreuses réunions en visioconférence. Afin de donner la meilleure image, il est intéressant de réfléchir quelques minutes au décor dans lequel on est filmé par sa webcam. Attention à la décoration murale de la pièce qui fait désormais office de bureau (posters de chambre d’enfant, fouillis d’un grenier réaménagé à la hâte, etc.), mais aussi à son éclairage (contre-jour, lumière blafarde…). Les fonds électroniques proposés par des logiciels comme Teams de Microsoft sont cependant à éviter. Ils détourent assez mal les silhouettes et donnent une impression « étrange » aux prestations !

 

5. Respecter des horaires

 

Lorsqu’on travaille seul, pour éviter de tourner en rond ou de se faire « dévorer par son travail », il faut essayer de s’imposer des horaires fixes, comme si on travaillait au sein d’une collectivité ou d’une administration. Il est aussi impératif de respecter les horaires prévus pour les visioconférences. Parce que l’interaction sociale y est limitée, celles-ci commencent généralement à l’heure. Et il n’y a pas pire lorsqu’on est déjà en ligne de subir la connexion tardive des retardataires (changement de format des écrans affichés, interruption de la conversation en cours par le branchement d’un micro…).

 

6. Maîtriser les outils du télétravail

 

La période du confinement a été marquée par de nombreuses anecdotes d’agents qui, ne maîtrisant pas correctement les logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Teams, ont fait perdre beaucoup de temps à leurs collègues, ou pire sont devenus l’objet de plaisanteries. Ces outils assez simples doivent être désormais assimilés (branchement du son, angle de la caméra, procédures de connexion…). Si on est encore un peu hésitant, il vaut mieux s’entraîner en amont avec un collègue bienveillant ou visionner un tutoriel sur YouTube.

 

7. Limiter les réunions en visioconférence

 

Les visioconférences sont bien plus fatigantes que les réunions en présentiel. Elles demandent en effet plus de concentration et offrent peu de moments pour la respiration (apartés, communication non verbale…). Il est conseillé de limiter leur durée à une heure et leur nombre à une par demi-journée. Il ne faut pas hésiter à bloquer des plages sur son agenda électronique afin que les collègues ne multiplient pas les invitations.

 

8. Faire des pauses

 

Il est recommandé ne pas rester toute la journée devant son ordinateur et surtout ne pas faire de la « présence » inutile. Prendre le temps de respirer et faire des pauses permet d’être plus productif.

 

9. Se voir régulièrement en présentiel

 

Le partage d’une culture informelle et de valeurs communes est indispensable à l’ajustement mutuel et donc au bon fonctionnement d’un service. Il paraît nécessaire de maintenir des moments où toute une direction peut se retrouver (même masquée) afin de partager ses expériences de télétravail et de trouver ensemble des solutions pour le rendre plus agréable et efficace.

 

10. Créer un canal « machine à café »

 

De même, afin de maintenir le lien entre les collègues, il est peut-être intéressant d’inventer un réseau où, de façon plus ou moins formelle, chacun puisse partager ses photos ou anecdotes. Cela peut prendre la forme d’un groupe WhatsApp ou Facebook Messenger, ou bien être plus structuré au sein d’un logiciel comme Teams de Microsoft.

 

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