consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • L’installation du conseil municipal

Fiche pratique n° 6 LE PROTOCOLE LIÉ AUX PREMIERS MOIS D’UN NOUVEL EXÉCUTIF

 


Les questions liées au protocole trouvent une acuité supplémentaire en début de mandature, quel que soit l’échelon territorial. C’est, en effet, un moment particulier sur lequel on peut souhaiter adresser des signes forts au citoyen en termes de renouvellement des pratiques, des formes de manifestations, de la solennité éventuelle qu’on souhaite donner ou au contraire diminuer lors de certaines réceptions. Il n’est d’ailleurs pas rare qu’un nouvel élu décide de dépoussiérer les codes ou le protocole à la faveur d’une cérémonie ou d’un événement public (les exemples notamment vestimentaires peuvent être plus ou moins heureux…). Le protocole reste et doit rester associé à une certaine tenue, à une nécessaire solennité, mais n’interdit aucunement d’envoyer des signaux de dépouillement revendiqué, de modernité supposée ou assumée. C’est souvent une affaire d’équilibre à trouver entre continuité et rupture. Notons que le protocole représente un excellent terrain de jeu pour proposer des mesures plus ou moins symboliques, qu’il s’agisse des signes extérieurs ou attributs du pouvoir, de la relation au personnel, de l’organisation des événements. Il est aisé de discerner un changement quand on est scruté, ce qui est le cas lors des premiers pas d’un mandat. À la faveur du renouvellement des départements et des régions, nous avons ici proposé des recommandations applicables y compris dans les communes. Ce qui est certain et qu’il convient de rappeler, c’est que les changements s’apprécient beaucoup plus en début de mandat, que lorsque la fin approche, où le soupçon d’intérêt électoral existe. Du reste, le critère de l’antériorité de la pratique est un critère jurisprudentiel très souvent utilisé, pour requalifier des démarches de communication à l’approche du scrutin (exemple : ne pas mettre de champagne lors des derniers Vœux de la mandature, si jusqu’alors on servait du mousseux ou du crémant). Enfin, on ajoutera que le protocole des premiers mois d’un mandat est désormais marqué du sceau de la crise sanitaire et que c’est donc une préoccupation protocolaire à prendre en compte même au-delà de la période actuelle.

 

A - Prendre en compte, en toutes circonstances, les contraintes sanitaires

 

(Lire pour en savoir plus la fiche pratique : « Quand le protocole devient sanitaire », Partie 1 - Chapitre VII).

 

Le début de mandature doit être marqué par une prudence symbolique car c’est le moment où sont envoyés les premiers signaux à la population. Qu’il s’agisse des premières séances, des initiatives nouvelles, des manifestations ou des conférences de presse, il faudra être prudent et le montrer. La collectivité se doit de montrer l’exemple.

S’il y a un domaine qui est profondément affecté par les enjeux sanitaires, c’est bien celui du protocole, qui doit faire face à l’irruption de nouvelles règles, de nouveaux comportements qui impactent son fonctionnement. En effet, il s’agit désormais d’organiser des manifestations ou des réceptions acceptables tout en prenant en compte des contraintes non négligeables pour les institutions organisatrices. Il faut donc faire preuve d’imagination. Et c’est encore plus vrai en début de mandat où personne ne comprendrait que la prudence ne soit pas prise en compte dans l’organisation des temps forts territoriaux.

Le protocole devra, de façon générale, intégrer des paramètres désormais connus de tous, mais qui devront être soigneusement vérifiés par les services : veiller au port du masque, disposer de masques jetables de rechange pour les invités étourdis (et il y en a beaucoup) ; prévoir à l’entrée ou en différents points des distributeurs de gel ou solution hydroalcoolique et bien entendu du savon classique dans les toilettes ; veiller au respect des distanciations sociales sans tomber dans l’obsession (prévoir un marquage au sol ou des espaces distincts par exemple lors des cérémonies). Les sièges peuvent être espacés (même si on peut éviter les marquages d’interdiction pour trouver des formes plus attractives, moins sévères). Les manifestations en plein air peuvent être privilégiées quand c’est possible, ce qui constitue un avantage pour certains territoires à certaines saisons. Mais le plus sûr semble de poser des principes « universels » applicables régulièrement indépendamment des décisions sanitaires, c’est-à-dire systématiquement intégrés aux manifestations organisées par la collectivité.

 

Notre conseil
Apportez un soin tout particulier à l’affichage des consignes avec des représentations simples et efficaces de type pictogrammes.
Faire preuve d’un excès de zèle relatif ne vous sera pas reproché dans la mesure par exemple où vous prenez des précautions quant aux jauges des manifestations.


 

B - Continuité ou changement, faites évoluer le protocole

 

En début de mandature, le protocole commande d’envoyer quelques signaux de nouveautés sans tomber dans les effets de mode ni dans des débats vestimentaires discutables (se rendre à une cérémonie publique en nu-pieds par exemple). Mais plus que quelques exemples douteux, le protocole permet des inflexions innovantes qui dynamisent les manifestations dont la collectivité est organisatrice. C’est le cas des cérémonies du souvenir qui peuvent être rendues plus vivantes en accueillant des classes, en faisant chanter les morceaux par des chorales ou des fanfares quand elles existent. Plus largement, on veillera à respecter les règles protocolaires de placement en montrant que le protocole est affaire de principes et pas de questions d’appréciation politique.

 


1. Cérémonie de pose de première pierre

 

Acte fort, une pose de première pierre représente un acte protocolaire important associant partenaires et financeurs. Le muret utilisé à cette occasion doit être positionné de manière à faciliter le déplacement sur le site et à offrir de belles prises de vues en arrière-plan – peu importe qu’il ne soit pas à l’emplacement strict du futur mur. Un parchemin doit traditionnellement reprendre le nom ou la description succincte du projet, la date et le nom des personnalités ayant procédé à cet acte symbolique. Il peut également comporter une signature, un message manuscrit, une citation thématique avant d’être glissé dans un tube plastique hermétiquement fermé scellé dans le ciment. Le papier utilisé doit être de qualité supérieure permettant de traverser les années sans se détériorer. Le muret doit être à hauteur des personnalités qui doivent rester debout sans avoir à se courber, le bac de ciment et les briques figurant à hauteur de main et non par terre. Pour des initiatives importantes, une truelle gravée peut être offerte à celles et ceux qui ont posé la première pierre.

 

2. Coupe de ruban inaugural

 

Si la coupure de ruban n’est pas officiellement codifiée et peut se tenir en de multiples occasions (pas forcément liées à un aménagement), quelques règles sont à rappeler. Ce sont les forces invitantes du carton d’invitation qui sont autorisées à procéder à la coupure du ruban inaugural. Soit la personnalité de plus haut rang coupe seule le ruban, soit il s’agit de l’ensemble des forces invitantes placées selon la préséance. La coupure peut se faire le dos des personnalités tourné vers le bâtiment, ce qui permet d’avoir la façade et de ne pas tourner le dos aux invités. Le ruban est tricolore (sa lisibilité s’effectuant avec le bleu vers le haut) lors de cérémonies impliquant des institutions officielles. Concernant les ciseaux, il n’existe pas de forme ou de couleur réglementaire, mais il est bienvenu de les différencier de ciseaux courants – couleur dorée par exemple. Attaché ou tenu par deux personnes, avec une symbolique non négligeable (deux enfants par exemple), le ruban doit évidemment être tendu lors de la coupure inaugurale.

 

Deux usages républicains
 
• Pavoiser et mettre en berne des édifices publics
Aucun texte législatif ou réglementaire ne fixe les règles du pavoisement, exception faite de l’article 2 de la Constitution de 1958, qui énonce : « l’emblème national est le drapeau tricolore, bleu, blanc, rouge ». Le drapeau français est visible sur les bâtiments publics. Il est déployé lors des commémorations nationales et les honneurs lui sont rendus selon un cérémonial très précis. Il n’y a pas de restriction dans l’usage du drapeau tricolore national, mais le drapeau doit être respecté, sous peine de sanctions pénales (art. 113 de la loi 2003-239 du 18 mars 2003 pour la sécurité intérieure). Son utilisation, en association avec d’autres emblèmes, à l’occasion de quêtes et de manifestations politiques ou partisanes, est interdite (circulaire du 27 octobre 1970). Premier emblème national, le drapeau doit, selon l’usage, être manipulé avec respect, ne jamais toucher le sol et être dans un état conforme au respect qui lui est dû. C’est le préfet, sur instruction du Premier ministre ou des ministres, qui informe les maires pour le pavoisement des bâtiments et édifices publics à l’occasion de cérémonies nationales ou pour la mise en berne des drapeaux lors de deuils officiels, et qui veille au respect des instructions.
 
• Apposer la Marianne et la photo du président de la République
Il s’agit d’un « usage courant et conforme à la tradition républicaine ». Aucun texte législatif ou réglementaire, aucune règle coutumière reconnue par la jurisprudence n’oblige à l’apposition de l’une ni à la présence de l’autre. Le ministère rappelle que l’idée de créer une image de la liberté « sous les traits d’une femme vêtue à l’antique, debout, tenant de la main droite une pique surmontée du bonnet phrygien ou bonnet de la liberté », date du décret de la Convention du 22 septembre 1792 qui avait adopté la proposition de l’abbé Grégoire, chargé d’un rapport sur les sceaux de la République. Il cite aussi la recommandation du Gouvernement provisoire, en 1848, d’utiliser le buste réalisé par le sculpteur Dubray, tout en soulignant que, depuis, « les pouvoirs publics n’ont pas estimé devoir imposer un modèle spécifique de l’effigie de la République ». Nul texte n’impose de modèle spécifique aux maires, ni même ne les oblige à placer une Marianne dans leur mairie, mais il est de bon usage de le faire.
 

 

Notre conseil
Dans les premiers mois d’un mandat territorial, le protocole est essentiel, il donne le ton d’une équipe aux commandes. Mettre en place des mesures nouvelles sans rompre les équilibres participe d’une saine démarche. La continuité ne doit pas se faire à tout prix quand on n’a pas tout essayé. Rien de pire que le « on a toujours fait comme ça »


 

C - Soigner le décorum des séances publiques

 

Bien entendu, la 1re séance doit faire l’objet d’un soin tout particulier. Le vote et l’élection obéissent à un formalisme bien spécifique (isoloirs, urnes…), que ce soit à l’échelle départementale, régionale ou municipale. La nécessaire solennité ne s’oppose pas forcément à une tonalité conviviale, toujours bienvenue en début de mandat. Ce formalisme de l’organisation des séances doit, à l’échelle des régions et des départements, s’appuyer sur un son de qualité (système de micros), par des images visibles de tous les élus (présentation des documents budgétaires…). Rappelons que les instances départementales ou régionales obéissent à des règles très proches de celles des conseils municipaux et que l’on retrouve un formalisme similaire.

Le conseil départemental se réunit à l’initiative de son président, au moins une fois par trimestre, dans un lieu du département choisi par la commission permanente (article L.3121-9 du Code général des collectivités territoriales (CGCT)). La commission permanente regroupe l’ensemble des conseillers départementaux. Elle prend des décisions sur les affaires courantes du département. Les commissions permanentes ont lieu la plupart du temps à l’issue des réunions du conseil départemental. Elles ne sont pas publiques. Aussi, si vous souhaitez valoriser une décision, présentez-la en assemblée plénière. Si c’est en commission permanente, valoriser les décisions prises par un communiqué.

L’assemblée délibérante peut également être réunie à la demande de la commission permanente ou du tiers de ses membres, sur un ordre du jour déterminé (article L.3121-10 du CGCT).

Ainsi, le président, qui a convoqué l’assemblée départementale en préside les débats et fixe son ordre du jour. Il prépare et exécute les délibérations du conseil départemental.

Un rapport sur chacune des affaires inscrites à l’ordre du jour est adressé douze jours au moins avant la séance à chaque conseiller départemental (article L.3121-19 du CGCT).

Les principales règles de fonctionnement du conseil départemental sont complétées et définies par un règlement intérieur établi par l’assemblée générale dans les trois mois qui suivent son renouvellement (article L.3121-8 du CGCT). Le règlement intérieur détermine les droits des groupes d’élus régulièrement constitués et les droits spécifiques des groupes minoritaires ou s’étant déclaré d’opposition.

Le président fait ainsi observer le règlement, organise et dirige les travaux.

Dans ce cadre, les séances sont ouvertes au public. Néanmoins, sur demande de cinq membres ou du président, le conseil départemental peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu’il se réunit à huis clos (article L.3121-11 du CGCT).

Le président a « seul la police de l’assemblée ». Il peut faire expulser de l’auditoire ou arrêter tout individu qui trouble l’ordre (article L.3121-12 du CGCT).

Les conseillers départementaux se réunissent lors des commissions spécialisées, des réunions de la commission permanente et des réunions du conseil départemental (accessibles au public).

 

Notre conseil
Toutes les séances des assemblées élues – petites ou grandes – doivent faire l’objet d’une attention particulière. Les réunions n’étant pas forcément très fréquentes, elles doivent revêtir une dimension soignée avec une veille portée à des aspects importants qui vont de la technique à la propreté (micros, pupitres…) en passant par l’espace presse, les séances étant par définition – et sauf exception – publiques. N’oublions jamais que les séances publiques sont les lieux où s’exprime la démocratie locale, où sont prises les décisions. Autant soigner ces séances d’un point de vue protocolaire.
Le vote du budget – moment fort de la vie locale – fera l’objet d’une attention toute particulière avec un effort de pédagogie dans la présentation.
La retransmission en direct peut avoir un effet bénéfique sur la qualité de la tenue des débats.


 

D - Toiletter les signes extérieurs et attributs du pouvoir

 

Cet aspect est important d’un strict point de vue protocolaire. La symbolique qui s’attache aux attributs du pouvoir n’est pas anodine non plus dans sa perception. Il est recommandé en début de mandat d’être très attentif à la sobriété, aux enjeux de modestie du pouvoir. On peut aussi choisir de renoncer à certains avantages, de diminuer son indemnité de maire, de renoncer purement et simplement à ses frais de représentation, si on entend envoyer un signal aux citoyens qui vous ont élu.

 

À noter
Le montant de l’indemnité, sous les réserves évoquées ci-dessus, est variable et laissé à l’appréciation de la collectivité.
Pour faciliter l’exercice de leur mandat, les élus municipaux peuvent bénéficier du remboursement de frais exposés dans le cadre de leurs fonctions. Ces remboursements sont limités par les textes à des cas bien précis. Il n’est pas inintéressant d’être attentif à l’enjeu consistant à adopter des mesures bien perçues des citoyens, sans tomber dans la démagogie.


 


E - Renouveler les outils de communication, les événements, les objets promotionnels

 

Même sans alternance, un nouveau mandat marque l’opportunité de renouveler ses supports de communication (site internet, magazine…) en tenant compte de la durée de vie moindre des supports à l’époque du zapping. De plus, les baromètres de la communication territoriale successifs ont tous montré la grande diversité des médias qu’utilisent les Français pour s’informer sur la vie locale. Ajoutons sur ce point que, du point de vue des règles de la communication en période électorale, mieux vaut promouvoir les nouveautés suffisamment tôt dans le mandat que d’attendre les derniers mois au risque de devoir s’appuyer sur des jurisprudences forcément « mouvantes ».

Ce qui est vrai des supports de communication l’est aussi des événements et manifestations territoriales : même si, là encore, le contexte apparaît défavorable, les nouvelles manifestations (issues d’un engagement programmatique) doivent être engagées dans la première année d’un mandat. Même si la crise sanitaire oblige à prendre des précautions supplémentaires.

Renouveler le stock des objets promotionnels en se mettant au goût du jour et en prenant en compte les « goodies » tendances est stratégique en début de mandat (attention à bien respecter les procédures de la commande publique !). On peut aussi imaginer des collectors lors de certaines dates anniversaires : c’est toujours très apprécié !

 

Notre conseil
La communication est un enjeu dans tout début de mandat. Supports, manifestations, objets souvenirs peuvent être renouvelés intelligemment, au fur et à mesure et en lien avec des dates clefs, ce qui légitime ces démarches.


 

F - Soigner la fonction d’accueil

 

L’accueil tisse une relation forte entre l’institution et son public et participe à la construction de l’image du service public. C’est désormais fréquemment un « secteur » dont le rôle et la place sont pris en compte dans les collectivités, sans dépendre fonctionnellement du protocole. La qualité de l’accueil – physique, téléphonique ou numérique – dépend de la disponibilité, de la compétence et de la courtoisie de l’agent, de la qualité et de la rapidité de la réponse, de l’aménagement et de la signalétique des lieux ou de l’ergonomie du site. Autant de champs qui concernent la communication et méritent un soin en début de mandat, si on entend prouver que la collectivité s’ouvre au changement. Selon une étude de l’Afnor, les villes obtiennent de bons résultats en matière d’accueil avec une véritable qualité du contact, de l’information et de l’orientation. La relation courrier serait moins satisfaisante du fait des difficultés à identifier l’interlocuteur et des délais de réponse. Les courriers personnalisés sont toutefois généralement compréhensibles, lisibles et clairs, même si de plus en plus le mail fait office de première réponse (avec des délais nécessairement plus courts).

 

Notre conseil
Apportez un soin méticuleux à la fonction d’accueil. Mettre en place des groupes de travail, des processus de certification ou de démarche qualité témoigne d’une volonté affichée de faire bouger les lignes.
Le décorum de l’accueil est important : bouquet, propreté, présentoirs à revues régulièrement mis à jour.
Des jeux d’enfants peuvent être proposés pour faire patienter les familles lors des formalités un peu longues dans des espaces matérialisés.


 

G - Consacrer les droits de l’opposition

 

Au-delà des obligations légales qui ne régissent pas les formes à donner à ces droits, les droits accordés à l’opposition méritent d’être suivis en début de mandat. Il s’agit en effet là encore d’un signal accordé aux citoyens. Ces droits prennent des formes liées à la communication (tribunes) mais aussi celles de locaux susceptibles d’être fournis aux groupes dans les mairies, départements et régions.

La loi de 2002 relative à la démocratie de proximité accorde un droit d’expression aux élus n’appartenant pas à la majorité municipale dans les communes de plus de 3 500 habitants et les EPCI. Ce droit est accordé à titre individuel, indépendamment de l’appartenance à un groupe politique. Il s’applique à tout « bulletin d’information générale sur les réalisations et la gestion du conseil municipal ». En sont exclues les publications ponctuelles, thématiques ou destinées à un public spécifique. Il s’étend aux supports numériques comme le site internet, un blog ou une page Facebook dès lors qu’ils traitent de l’ensemble des compétences de la collectivité. Le droit d’expression est régi par le règlement intérieur qui peut prévoir, dans un article spécifique, l’expression de la majorité. Le non-respect du droit d’expression est susceptible d’un recours devant le tribunal administratif.

La constitution de groupes d’élus est prévue par l’article L.2121-28 du CGCT pour les communes de plus de 100000 habitants. Le conseil municipal peut alors leur octroyer « un local administratif, du matériel de bureau et prendre en charge leurs frais de documentation, de courrier et de télécommunications ». En outre, le maire peut leur affecter une ou plusieurs personnes. S’agissant des départements et des régions, ce droit est reconnu aux groupes d’élus de l’opposition (articles L.3121-24 et 4132-23 du CGCT).

 

Notre conseil
Il y a les textes et l’esprit des textes. Vous êtes aux commandes d’un exécutif : soyez fair-play. Consacrer les droits de l’opposition contre vents et marées fait partie des démarches qui peuvent être appréciées, qui vous seront créditées et qui peuvent rapporter beaucoup !


 

H - Retransmettre les séances de l’assemblée territoriale

 

En ce début de mandat, pourquoi ne pas décider de retransmettre les séances publiques ? Aujourd’hui, avec les réseaux sociaux, l’information circule plus vite. Retransmettre les assemblées, c’est afficher une volonté de transparence intéressante du point de vue des citoyens comme des exécutifs.

Toute personne (maire, conseiller municipal ou membre du public) a le droit d’enregistrer et de retransmettre en ligne les débats du conseil municipal. Pour la diffusion, plusieurs conditions doivent être réunies. En début de mandat, il peut être intéressant de mettre sur pied des retransmissions des assemblées territoriales, ce qui à l’heure de Facebook s’avère grandement facilité.

Le principe de publicité des séances du conseil municipal (art. L.2121-18 du CGCT) permet aux conseillers municipaux et aux membres de l’assistance d’enregistrer les débats et de les diffuser éventuellement par internet (Rép. min. n° 5849, JO Sénat, 4 décembre 2008, p. 2435). En effet, le législateur a expressément prévu que les séances pouvaient être retransmises par des moyens de communication audiovisuelle. Il n’est pas nécessaire de recueillir l’accord des élus : lorsqu’ils s’expriment dans l’exercice de leur mandat, la diffusion des débats n’est pas de nature à porter atteinte à leur droit à l’image protégé exclusivement dans le cadre de la vie privée (art. 9 du Code civil). Le règlement intérieur d’un conseil municipal ne peut pas légalement prévoir de soumettre à autorisation l’enregistrement des débats par un des membres du conseil, une telle disposition ayant pour effet de conférer au public plus de droits qu’aux conseillers municipaux, le public n’étant régi que par les pouvoirs de police du maire. (TA, 2e chambre, 3 mai 2011, Commune d’Espalion, Arrêt 10BX02707).

L’article L.2121-18, al. 3 du CGCT dispose clairement que : « Sans préjudice des pouvoirs que le maire tient de l’article L.2121-16, ces séances peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle ». Le droit de toute personne à user de moyens de communication audiovisuelle pour l’enregistrement et la retransmission des débats est ainsi expressément prévu par la loi et bénéficie donc tant à l’auditoire public qu’aux membres du conseil municipal.
Toutefois, chacune de ces deux catégories de personnes se trouvant dans des situations de fait distinctes, les modalités de mise en œuvre de ce droit diffèrent. Ainsi, contrairement aux membres du public, les conseillers municipaux ne peuvent en prendre l’initiative à titre individuel, mais avec l’accord et en tant que représentants du conseil municipal.
Par ailleurs, le Conseil d’État, dans son arrêt « Lucien Sandré » du 25 juillet 1980, rappelle qu’aucun texte ne vient réglementer l’usage du magnétophone et, aujourd’hui, d’autres procédés d’enregistrement et de retransmission. L’autorisation légale d’enregistrement et de retransmission des débats ne trouve donc ses limites que dans la préservation de l’ordre public.

Par ailleurs, au titre de son pouvoir de police de l’assemblée (art. L.2121-16 du CGCT), le maire ne peut interdire l’enregistrement que si celui-ci est de nature à troubler le déroulement normal des séances (CE, 2 octobre 1992, « Cne Donneville », req. n° 90134 ; Rép. min. n° 35890, JOAN 10 février 2009, p. 1369).

 

Un droit à l’image « limité »

Une séance de conseil municipal est par définition « publique » sur le plan du droit, édicté en l’espèce par le Code général des collectivités territoriales. Les élus qui y siègent, de surcroît dans un bâtiment public, étant présents dans le cadre de leur mandat électif, leur droit à l’image n’est plus opposable à un tiers pour ce qui concerne la captation. Un élu ne peut siéger visage caché et ne peut refuser d’être filmé dans l’exercice de son mandat. Il peut donc s’agir d’une séance de conseil municipal mais aussi de toute manifestation publique où l’élu est présent en qualité d’élu dès lors que l’on peut aisément justifier qu’il n’était pas présent à titre personnel. Ainsi un élu, même en tenue décontractée, peut être filmé ou photographié par exemple lors d’une inauguration d’une fête, d’un événementiel, d’une remise de trophées,…

C’est en ce qui concerne la publication qu’il faut être plus prudent. En effet, la loi précise bien que les images des élus doivent présenter un caractère illustratif probant, donc avoir un lien substantiel avec le contenu de l’article ou bien avoir un caractère historique.

Pas d’autorisation préalable pour filmer un élu !

Les élus locaux intervenant dans l’exercice de leur mandat public n’ont pas à donner leur autorisation préalable à ce filmage. Dans la mesure où l’image et la voix en particulier sont des données personnelles, l’enregistrement et la retransmission audiovisuelle des séances des conseils municipaux relèvent, par ailleurs, de la loi Informatique et libertés.

Les conseillers municipaux de l’opposition peuvent enregistrer (CE, 25 juillet 1980, Sandré, n° 17844) et diffuser les séances de l’assemblée délibérante, y compris sur un site internet, leur blog ou celui de leur groupe politique par exemple. La principale limite à cette faculté tient aux pouvoirs de police accordés aux maires et présidents du conseil général ou du conseil régional. Ceux-ci peuvent en effet interdire l’enregistrement d’une séance de l’assemblée lorsque cela nuit au bon déroulement de la séance. La mesure doit alors être proportionnée aux troubles engendrés. Dès lors, un arrêté interdisant, de manière générale et permanente, l’usage d’un magnétophone est illégal (CE, 2 octobre 1992, Cne de Donneville, n° 90134). L’est également la décision qui soumet l’enregistrement d’une séance d’un conseil municipal à autorisation préalable (TA Nice, 5 mai 2008, Bovero, n° 0605458). Naturellement, cette faculté ne s’applique pas aux séances se tenant expressément à huis clos.

 

Notre conseil
Retransmettre les séances publiques en direct suppose d’abord de se doter d’une solution technique robuste permettant de faire face à des soucis possibles.
Les caméras doivent être orientées de façon équilibrée sur les élus (majorité, opposition) et associées à un bon système de son, idéalement pensé en commun.
Promouvoir les live est nécessaire car l’exercice du direct d’une longue séance est parfois laborieux pour l’internaute.
Il peut être intéressant de ne pas systématiser cette solution pour tous les conseils ou assemblées plénières et de donner, au contraire, un caractère plus événementiel à certaines séances bien précises.


 

I - Préparer les visites des officiels et des personnalités

 

En début de mandat ou dans la première moitié de celui-ci, organiser des visites ou recevoir des délégations est intéressant, même si le contexte sanitaire n’est pas nécessairement favorable pour des groupes importants.

L’organisation des visites de personnalités nécessite de l’anticipation quand c’est possible. C’est un grand classique des exécutifs locaux même si en période de contraintes sanitaires, il faut rester très vigilant. Des réunions interservices sous l’autorité d’un interlocuteur – directeur ou chef de cabinet, secrétaire général adjoint – permettent de mettre sur la table tous les questionnements : logistique, parcours proposé, salles à mobiliser, restauration et sécurité. Ces réunions permettent de caler un certain nombre de points importants. Le lien doit être constant avec les services extérieurs : préfet ou son représentant s’agissant, par exemple, de l’accueil d’une personnalité. L’idéal est d’organiser avec l’ensemble des interlocuteurs une visite sur site pour détecter l’ensemble des problèmes éventuels. Un compte rendu est ensuite adressé à chacun. Dans ce type d’initiatives, appuyez-vous sur celles et ceux qui ont l’habitude de ces manifestations – services du préfet, service protocole – pour trouver les meilleures réponses. Et veillez à être attentifs aux petits détails qui font la réussite : ruban tricolore pour une inauguration, ciseaux grand format, présence d’un photographe, information de la presse… Le jour de l’initiative, disposer d’un interlocuteur dédié est recommandé.

 

Notre conseil
Dans un département, l’organisation de visites cantonales dans les mairies est un excellent outil pour tisser des liens avec les communes. Le protocole joue alors un rôle important pour définir les contraintes de l’exercice (horaires, lieux des visites, étapes à l’hôtel de ville).
Préférez de petites délégations représentatives pour ne pas donner le mauvais exemple.


 

J - Organisation des services : choisir le changement dans la continuité

 

Mettre en place l’organisation des services pour le nouveau mandat est souvent un casse-tête des nouveaux exécutifs. À défaut de protocole, il faut communiquer, notamment en direction des agents et des services.

Que vous soyez réélu ou nouvel élu, les cas de figure sont différents. Dans le premier cas, l’organisation en place avant le scrutin préexistera et il vous appartiendra de décider d’envoyer ou pas des signes en modifiant celle-ci.

Pour réussir un changement, trois thèmes sont à considérer :

- l’innovation et sa diffusion dans l’entreprise ;

- la capacité d’écoute du porteur ;

- la souplesse de la mise en place du changement.

Face à la complexité de missions d’organisation, il faut se prévaloir d’être présomptueux et respecter certaines règles d’humilité comme :

- préférer avancer par « petits pas » ;

- se fixer dans un premier temps une direction globale comme finalité, elle sera affinée ensuite ;

- réaliser des points réguliers à court terme afin de ne pas engager trop de ressources si la direction prise est mauvaise ;

- prendre en compte que la recherche de solutions consomme des ressources, il faut donc les prévoir.

 

Notre conseil
En début de mandat, choisissez une solution de visioconférence et supervisez l’équipement des salles de réunion les plus sollicitées pour généraliser cette possibilité, voire limiter les déplacements non obligatoires des agents.
Communiquez régulièrement sur le sens des démarches et changements conduits en direction des services. Vos agents seront les meilleurs ambassadeurs.


 

K - Constituer des comités consultatifs, développer les démarches de concertation
(mairies, départements, régions…)

 

Pour associer davantage les citoyens à la gestion des services publics dans les communes de plus de 10 000 habitants, les EPCI de plus de 50 000 habitants et les syndicats mixtes de plus de 10 000 habitants, il a été prévu la création, obligatoire, d’une commission consultative compétente pour un ou plusieurs services publics locaux exploités en régie dotés de l’autonomie financière ou dans le cadre d’une convention de gestion déléguée. Le conseil municipal peut créer des comités consultatifs sur tout problème d’intérêt communal concernant tout ou partie du territoire de la commune. Ces comités comprennent des personnes qui peuvent ne pas appartenir au conseil, notamment des représentants des associations locales. Le maire peut consulter ces comités sur toute question ou sur tout projet intéressant les services publics ou les équipements de proximité entrant dans le champ d’activité des associations membres de ces comités. La composition des comités consultatifs est fixée par le conseil municipal sur proposition du maire, pour une durée qui ne peut excéder celle du mandat municipal en cours. Chaque comité consultatif est présidé par un membre du conseil municipal, désigné par le maire.

Juridiquement, les avis émis par un comité consultatif ne sauraient en aucun cas lier le conseil municipal. Ce dernier peut par conséquent décider de ne pas suivre les orientations émises par le comité. L’institution de conseils de quartier est enfin obligatoire dans les seules villes de plus de 80 000 habitants, et en deçà, demeure facultative.

Au-delà de ces instances municipales ou communautaires, les exécutifs régionaux ou départementaux peuvent tout à fait développer des démarches de concertation d’ampleur qui nécessiteront un accompagnement protocolaire. Concerter la population surtout à des échelles de territoire de ce niveau nécessite de s’en donner les moyens et dans ce domaine, les textes et règlements ne remplacent jamais une volonté politique forte.

 

Notre conseil
Ce qui est possible dans une mairie peut l’être aussi dans une région ou un département, en particulier dans le domaine de la démocratie locale. Mettre en place des instances de concertation est un véritable plus qui peut s’avérer très porteur en termes d’image pour la collectivité gestionnaire.


 

En conclusion, les premiers mois ou les deux premières années d’une mandature apparaissent comme un moment privilégié pour injecter des nouveautés. Signe du caractère transversal du protocole, il concerne aussi bien la tenue des assemblées et le respect des grandes règles de fonctionnement, l’organisation des manifestations, la capacité à accompagner des changements que les nouvelles mesures (la retransmission en direct des assemblées par exemple). Il peut finalement être activé dans tous les domaines et on ne peut donc que conseiller d’associer service ou direction du protocole à toutes les réunions qui permettront d’amener cette dimension, que ce soit dans la décoration, le déroulé, l’animation et le suivi. Comme la communication, dans une moindre mesure peut-être, le protocole est un excellent outil pour accompagner l’action de l’exécutif, s’il s’agit de donner de la solennité, de la modestie ou de la simplicité. Les nouveaux exécutifs territoriaux ne partent, bien entendu, pas de zéro question protocole, ils disposent généralement de directions importantes qui sont juste en attente d’orientations, à plus forte raison dans un moment où les manifestations se sont singulièrement ralenties pour cause de crise sanitaire. À l’horizon de la fin 2021, les premiers vœux départementaux, régionaux, les seconds municipaux (mais sans doute les premiers en présentiel) représentent un excellent moment pour montrer les signaux que l’exécutif souhaite afficher. Dans le fond comme dans la forme. Il faut en tout état de cause ne jamais laisser faire le « on a toujours fait ainsi ». Le protocole – qui rappelons-le n’a pas de couleur politique – peut et doit accompagner la gestion d’un mandat, et si les effectifs peuvent être les mêmes, c’est un excellent outil de valorisation de l’esprit des politiques publiques. Le soin apporté aux détails par exemple marque un exécutif attentif, voire attentionné. L’empathie, la bienveillance, la qualité de ce qui s’organise, témoigne d’une marque de sympathie dans l’opinion locale. C’est parfois à ce genre de détail que se construit une bonne image, c’est pourquoi ces premiers mois sont importants.

 

Bruno COHEN-BACRIE

Directeur de la communication du département de Mayotte

 

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