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II • Diriger, manager

D - Créer et gérer des outils de communication

Fiche 2  OOrganiser un événement interne

 

1. Définition

 

Tout d’abord, voyons ce que n’est pas forcément un événement interne. Il n’est pas nécessairement récurrent, il ne s’adresse pas obligatoirement à tout le personnel. Il peut à l’inverse ne s’adresser qu’à une partie des agents.

En voici une petite typologie :

- les événements traditionnels, les remises de médaille, la cérémonie des vœux, les départs à la retraite. Ils peuvent être « dépoussiérés » et répondre à de véritables objectifs de communication interne porteurs de sens ;

- les événements plutôt ludiques (organisés souvent par le personnel, via son association s’il en existe une), les événements sportifs, arbre de Noël. À ces événements, le maire et les élus peuvent être invités, mais il s’agit de temps conviviaux propres aux agents ;

- les événements internes greffés sur des événements externes. Par exemple, la visite d’un nouvel équipement avant son inauguration officielle, un repas pour remercier l’implication du personnel dans l’organisation d’un gros événement… Ces événements sont l’occasion de remercier les agents, de reconnaître leur implication dans le service rendu au public, mais aussi de leur permettre, à chacun(e), de devenir un relais d’information et d’opinion en direction de la population en complément des dispositifs de communication externe ;

- les événements créés spécifiquement pour répondre à des objectifs de management ou communication interne : séminaires, conférences…

 

2. Quels objectifs se fixer ?

 

a) Décloisonner

 

Un événement interne peut avoir pour objectif de décloisonner les services, d’amener les agents à mieux connaître leurs collègues des autres services, de les identifier.

 

b) Faire passer des messages

 

La cérémonie des vœux du personnel, par exemple, peut avoir une fonction quasi « cathartique ». C’est un moment privilégié pour faire passer un ou des messages forts à l’ensemble du personnel, rarement réuni durant le reste de l’année. Ce message peut porter sur les points positifs et négatifs de l’année écoulée et annoncer les temps forts de l’année à venir, motiver les agents et surtout les remercier pour leur travail.

 

c) Une culture commune

 

Un événement interne peut avoir également comme objectif de participer au développement d’une culture commune par le choix de la thématique et/ou du lieu symbolique renforçant ainsi les valeurs communes à partager et contribuer à développer un sentiment d’appartenance.

Exemple : des agents de services techniques invités à un « plogging » (terme anglais hybride forgé à partir des verbes « ramasser » et « courir ») qui associe moment convivial, petite épreuve physique (à son rythme), sens du travail et de l’effort commun, souci du cadre de vie des habitants du territoire concerné, prise de conscience de questions environnementales et de propreté…

 

3. Où et quand organiser un événement interne ?

 

a) Le lieu

 

Pour le choix du lieu où se déroulera l’événement, outre bien sûr qu’il corresponde à la capacité d’accueil nécessaire et aux conditions de sécurité requises, le lieu doit être le plus accessible possible pour la majorité des agents et si possible pas trop éloigné.

 

La proximité n’est évidemment pas toujours aisée pour les territoires intercommunaux, de plus en plus grands, ou bien sûr les conseils départementaux et régionaux. Bien « cibler » le public en interne (le personnel n’étant pas un bloc monolithique) peut apporter la solution à cette problématique en donnant plusieurs rendez-vous selon la nature du service concerné ou sa situation géographique.

 

Une des solutions pourra être également de faire « tourner » l’événement dans le temps, s’il est récurrent, en choisissant un lieu différent pour chaque édition, en le décentralisant. On pourra aussi le dupliquer, organiser plusieurs fois le même événement sur la même période en divers points du territoire (nonobstant le fait que cela contredit quelque peu l’objectif de décloisonnement).

 

Le lieu peut être choisi pour sa symbolique ou pour faire découvrir, par exemple, un nouvel équipement, un parc ou un équipement disposant d’un label environnemental, un équipement prestigieux dans lequel les agents vont très rarement…

 

Des serres à la piscine municipale
 
Telle commune a organisé sa cérémonie des vœux dans les serres municipales où sont produites et cultivées les plantes qui ornent les massifs et espaces verts du territoire. Le choix de ce lieu, un peu atypique pour une telle cérémonie, répondait à l’objectif de faire connaître et valoriser la politique de gestion des espaces verts et d’embellissement de la ville reconnue par l’obtention quelques mois auparavant, d’une nouvelle « fleur » au label « villes fleuries ».
Une autre a organisé ses vœux dans le hall de sa nouvelle piscine livrée et inaugurée durant l’année précédente en permettant aux agents de visiter les « coulisses » de l’équipement.

 

b) La date

 

Il n’y en a pas d’idéale. Son choix dépendra du type d’événement et de qui y sera convié. Un événement plutôt ludique pour les agents et leur famille ou un séminaire d’élus et managers peuvent être organisés un samedi après-midi, alors qu’un événement type cérémonie des vœux au personnel sera, lui, plus souvent organisé en fin de journée ou début de soirée.

Cependant, le choix du jour et de l’heure doit impérativement prendre en compte les contraintes de service des agents et permettre au plus grand nombre d’entre eux d’y participer.

 

Ne pas oublier les agents qui ne pourraient pas participer à l’événement par contrainte de service. Par exemple, le maire ou le président et/ou la direction générale peut leur adresser un message personnalisé sur leur boîte électronique le jour même ou le lendemain ou bien même passer les voir sur leur lieu de travail si la collectivité n’est pas trop grande.


Pensez également aux contraintes familiales des agents, si l’événement organisé à leur intention se déroule par exemple en fin de journée, ils pourraient être amenés à partir plus tôt pour récupérer leurs enfants, gérer le repas et le coucher de ces derniers…

Essayez alors de prévoir un espace d’accueil des enfants sur le lieu de l’événement avec l’encadrement professionnel et réglementaire adapté.

 

Enfin, débat récurrent, l’événement doit-il être organisé sur le temps de travail ou hors temps de travail ? Là encore, tout dépend de la teneur de l’événement, directement lié au travail et avec l’obligation d’y assister ou bien plutôt ludique et livré à la volonté de chacun. Cela déterminera en grande partie la réponse.

Il est tout à fait possible de « mixer » : une partie sur le temps de travail et une autre hors temps de travail, si l’événement est qualitatif et a un réel intérêt pour les agents. Ce ne sera pas rédhibitoire pour eux.

 

4. Le contenu de l’événement

 

a) Définir les messages essentiels

 

Pour le contenu, on ne peut que conseiller d’éviter les discours trop longs.

Le côté trop « protocolaire » et les discours fleuves des élus ou de la direction générale des services sont très souvent cités comme une des trois principales causes de désaffection des événements internes (voir encadré en fin de fiche).

 

Limiter le temps des discours, c’est l’assurance de ne pas ennuyer le personnel présent. L’auditoire ne retient jamais plus de deux ou trois messages dans un exposé. Les orateurs devront donc être concis et bien clairs sur les deux ou trois messages qu’ils souhaitent que chaque agent retienne en rentrant chez lui.

 

D’autres moyens de communication peuvent être mis en place pour diffuser des informations de façon plus exhaustive ou plus ludique et « pédagogique » aux participants : la vidéo, une présentation PowerPoint, une exposition. Et cela est évidemment valable pour n’importe quel événement interne.

 

b) Imagination et innovation dans la forme

 

Il faut surprendre, faire preuve d’originalité, savoir se renouveler, surtout pour les événements récurrents, comme la cérémonie des vœux, la remise des médailles, etc. L’innovation peut tenir dans le choix d’une thématique différente ou du lieu.

 

Mais elle concerne aussi souvent la forme : pour une cérémonie de remise des médailles avec de nombreux récipiendaires, par exemple, plutôt que la lecture interminable du parcours professionnel de chaque agent, il peut être réalisé de courtes vidéos mettant en scène des proches collègues parlant de l’agent médaillé. Cela peut se faire très facilement à l’aide d’un smartphone ou de n’importe quel appareil photo numérique. Et si vous ne disposez pas d’un temps suffisant pour le montage des vidéos, de simples photos avec textes sur un support « PowerPoint » ou « Prezi » feront l’affaire.

 

c) L’approche ludique

 

L’originalité et la convivialité des animations contribueront au succès d’un événement interne, nous pouvons citer parmi les plus populaires actuellement, les jeux et quiz thématiques, les « photobooth ». Il s’agit d’un espace photo pouvant être utilisé par les participants avec un décor en fond et les spectacles mettant en scène les agents eux-mêmes.

 

Pistes pour un quiz
 
Si vous devez concevoir un quiz non pas comme un simple jeu, mais pour en faire une véritable action de communication interne répondant à des objectifs précis et évaluables, voici quelques pistes de contenu :
- un quiz sur le territoire. Les questions permettant de mieux connaître le territoire sur lequel et pour lequel les agents travaillent et de renforcer le sentiment d’appartenance. Tout à fait approprié pour une intercommunalité, un conseil départemental. Les questions peuvent être du genre : sur quelle commune est situé le point culminant du territoire ? Quel est le gentilé de telle commune ?
- un quiz sur les connaissances du statut de la fonction publique territoriale. Par exemple : que signifie l’acronyme RIFSEEP ? C’est le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l’expertise et de l’engagement professionnel. Ou encore : combien y a-t-il de filières dans la FPT ? (réponse : 8) ;
- un quiz qui pourrait porter sur un événement passé ou à venir dans la collectivité. Par exemple, le passage du Tour de France ou bien un nouvel équipement de la collectivité peuvent justifier un quiz spécifique.

 

Si vous choisissez la piste ludique, quel que soit le type de jeu, privilégiez les récompenses collectives, par équipe et/ou service, plutôt que les récompenses individuelles. L’objectif reste de renforcer les liens au sein des services, de mieux se connaître et le « lot » des gagnants peut être en cohérence avec un objectif de communication interne : mieux connaître sa collectivité, renforcer le sentiment d’appartenance, améliorer la qualité de vie au travail, etc.

Exemples : l’équipe ou le service gagnant remporte une visite d’un équipement culturel de la collectivité, ou encore la participation à un événement sportif. Ils et elles peuvent aussi bénéficier, durant une semaine, d’un petit-déjeuner bio et équilibré sur le lieu de travail…

 

d) Implication et respect de la qualité

 

C’est une évidence : plus les agents seront impliqués dans l’organisation de l’événement, plus ils seront nombreux à y assister et à y participer.

 

Attention, les agents peuvent être très sensibles à une disparité de la qualité par exemple au niveau des boissons et de la nourriture entre les événements externes et internes et mal vivre une éventuelle différence de traitement leur laissant à penser qu’ils ne représentent pas aux yeux des élus et de la direction générale un public digne d’intérêt.

 

5. Bien communiquer sur l’événement

 

Comme pour un événement externe, la communication est un point à ne surtout pas négliger pour le succès de votre événement. Bien entendu, il faut informer le plus en amont de la date et de l’heure, utiliser tous les canaux à disposition pour diffuser l’information (l’oralité, le relais via l’encadrement, l’affichage, l’intranet, le bulletin interne, les courriels, pourquoi pas des cartons d’invitation…), mais aussi ne pas hésiter à faire preuve d’originalité si le type d’événement le permet, en utilisant un graphisme en rapport avec la thématique de l’événement, message en teasing (le début du message est mystérieux et la révélation se fait à la fin du message ou par un nouveau message délivré quelques jours après).

 

6. Après, penser à l’évaluation

 

La facilité serait d’évaluer quantitativement la participation à l’événement. Ce n’est pas suffisant. Un événement interne peut être positif même si sa fréquentation a été faible. Le sentiment de reconnaissance, de fierté de travailler pour la collectivité, le décloisonnement… Tous ces acquis d’un événement sont difficilement mesurables par de seuls critères quantitatifs. Le public interne est hétérogène et les attentes multiples. Privilégiez des critères qualitatifs, échangez directement ou faites remonter le ressenti des agents, de l’encadrement. Cela peut se faire à chaud, le jour même de l’événement, mais aussi quelques jours plus tard (les deux approches étant évidemment complémentaires).

 


Une enquête auprès de 132 collectivités
 
Une étude réalisée en mars 2018 auprès d’un échantillon de 132 collectivités, dont les trois quarts comptent plus de 1 000 agents(1), donne ces résultats, assez instructifs :
 
- Neuf collectivités sur dix de l’échantillon ont organisé une cérémonie des vœux en 2018. Pour celles qui ont répondu non, les deux principales raisons évoquées sont les contraintes budgétaires et le souhait du maire ou du président.
 
- À la cérémonie des vœux n’était pas uniquement invité le personnel de la collectivité. Étaient également conviés, pour 60 % des collectivités, les élus, pour 53 %, les retraités ayant travaillé pour la collectivité, et pour 17 % les conjoints des agents. Cette cérémonie des vœux avait été organisée un :
* vendredi : 53,5 %
* lundi : 14 %
* mardi et jeudi : 12 %
* mercredi : 7 %
* samedi et dimanche : 2 %
- Et sur les tranches horaires suivantes :
* 10 h-13 h : 17 %
* 13 h-16 h : 17 %
* 16 h-18 h : 26 %
* 18 h-20 h : 36 %
 
- Quels étaient les éléments constituant la cérémonie ?
* 100 % d’entre elles contenaient un ou des discours d’élus ;
* 95 % un cocktail ou apéritif ;
* 79 % un discours du ou de la DGS ;
* 38 % la diffusion d’une vidéo retraçant l’année passée ;
* 33 % une soirée dansante ;
* 26 % un repas ;
* 24 % un spectacle réalisé par les agents ;
* 19 % des jeux et quiz ;
* 16 % du photobooth.
 
- Lorsqu’il y a eu baisse de participation constatée, quelles en sont les raisons, d’après les chargés de communication interne ? Réponses les plus citées :
* l’ambiance en interne, « démotivation générale », « défiance envers le DGS », « climat de méfiance » ;
* la baisse du budget octroyé (« le repas est devenu un apéritif ») ;
* événement trop « protocolaire », « formule qui a vécu », « manque de nouveauté », « des discours, encore des discours » ;
* les évolutions de la collectivité, « nous avons fusionné, les agents ne se connaissent plus », « perte identitaire », « la fusion est passée par là »…
* le lieu, trop éloigné, les horaires, les astreintes et contraintes des agents.
 
- Lorsqu’il y a eu hausse de participation, les raisons du « succès » sont :
* l’instauration d’une thématique pour la soirée ;
* les animations, soirée dansante, jeux…
* un nouveau maire ou président ;
* une navette desservant le lieu de la cérémonie ;
* la « fidélité du public », « une culture festive » ;
* un temps de discours réduit, « des discours chaleureux et courts ».
 
- Quels étaient les autres événements internes mis en place au sein des collectivités de l’échantillon ?
* événement pour tout le personnel avant la période des vacances d’été, pique-nique, fête des agents…
* semaines thématiques, transports, développement durable…
* challenges sportifs et bien-être ;
* prix littéraire, nuit de la lecture ;
* fête des voisins de travail, crémaillères de service, petit-déjeuner entre voisins…
* concours photos, collecte de sang, journée troc, séminaire préretraite…
 

(1) Étude Didier Rigaud/Cap’Com sur les événements internes, mars 2018.
- Enfin, seulement un quart des collectivités de l’échantillon organisent des événements internes sans alcool.
Ci-dessous, un petit rappel des principaux articles encadrant la consommation d’alcool sur le lieu de travail.
 

Article R.4228-20 du Code du travail 
« Aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée sur le lieu de travail. Lorsque la consommation de boissons alcoolisées, dans les conditions fixées au premier alinéa, est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l’employeur, en application de l’article L.4121-1 du Code du travail, prévoit dans le règlement intérieur ou, à défaut, par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d’accident. Ces mesures, qui peuvent notamment prendre la forme d’une limitation voire d’une interdiction de cette consommation, doivent être proportionnées au but recherché. »

Article R.4228-21 du Code du travail
« Il est interdit de laisser entrer ou séjourner dans les lieux de travail des personnes en état d’ivresse. »




 

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