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À l'heure où l'État se fixe pour objectif de réduire ses achats d'1 milliard d'euros en trois ans et ceux de ses opérateurs de 10 % à l'horizon 2014 (1), les collectivités territoriales affichent déjà une baisse de 18 % sur la seule année 2010 (2). Ce contexte d'économies généralisées appelle une fonction achat forte et efficace, qui garantisse un emploi optimal des deniers publics. Pour mesurer cette performance, il est nécessaire d'identifier des indicateurs simples et fiables que l'on puisse suivre et analyser sur la durée. La lecture, parfois combinée, de ces indicateurs permettra de mettre en évidence les dysfonctionnements et axes de progrès existants, de manière à engager les actions correctives qui s'imposent : réorganisation, formation, recrutement,...

1) Mesurez le taux de réponses des entreprises

La qualité d'un achat dépend en grande partie du degré de concurrence qu'aura réussi à susciter l'acheteur public. De fait, il est intéressant de mesurer le nombre de réponses obtenues pour chaque consultation, voire chaque lot, en vue d'analyser le champ concurrentiel dans le domaine du marché. Un taux de réponse particulièrement bas dans un secteur pourtant dynamique pourra ainsi mettre en évidence des délais insuffisants de réceptions des offres, un choix inopportun des supports de publicité, ou encore des délais de paiement trop longs conduisant les entreprises à s'orienter vers d'autres collectivités.

2) Évaluez la visibilité de vos publicités

Chaque année, un grand nombre de publicités sont diffusées sur les différents vecteurs existants (BOAMP, journaux d'annonces légales, JOUE, revues spécialisées, profils acheteurs). En 2010, 234 498 annonces sont parues au BOAMP. Face à cette profusion, une mesure régulière de l'audience des publicités s'impose. Pour y parvenir, il suffit d'examiner le nombre de retraits de dossiers de consultation des entreprises. Pour aller plus loin, une enquête auprès d'un échantillon représentatif d'entreprises pourra également être envisagée.

3) Jugez vos capacités de négociation

Par principe exclue en procédure formalisée, la négociation demeure possible en dessous des seuils européens ainsi que dans les cas définis à l'article 35 du CMP. Souvent sous-employée, elle constitue pourtant une arme efficace pour réduire les coûts ou gagner en qualité. De fait, chaque fois que les acheteurs y auront recours, il sera intéressant d'observer le taux de remise ou les bénéfices qualitatifs obtenus entre les offres initiales et les offres finales.

4) Recensez les annulations de procédures

Compte tenu des intérêts financiers en jeu et des conséquences parfois lourdes que peut signifier la perte d'un marché pour une entreprise, la commande publique est un domaine sensible sujet à de nombreux contentieux. Un pilotage efficace des achats nécessitera donc une bonne maîtrise du risque juridique. Cette compétence pourra aisément être évaluée au regard du nombre de procédures censurées par le juge administratif sur une période donnée.

5) Mesurez la satisfaction des utilisateurs

Au contact des entreprises, les services techniques sont les mieux à même de juger la qualité d'exécution des marchés et le respect de leurs engagements par les candidats retenus. De fait, les services achats ont tout intérêt à leur donner la parole et leur permettre d'exprimer régulièrement leur point de vue d'utilisateur. Un questionnaire de satisfaction pourra être proposé à la réception des fournitures, services ou travaux, puis avant le renouvellement et enfin au terme des marchés. L'attribution de notes particulièrement basses permettra d'attirer l'attention sur les manquements récurrents d'un titulaire à ses obligations et d'appliquer les pénalités prévues au marché, voire, dans les cas les plus graves, de prononcer la résiliation du contrat.

6) Comptabilisez les avenants

Si les avenants sont susceptibles de résulter de circonstances imprévisibles, ils peuvent également être la conséquence de lacunes dans l'expression des besoins et/ou la rédaction des marchés. Eu égard aux incidences financières qui peuvent en découler, il est donc recommandé de comptabiliser le nombre d'avenants passés sur chaque marché ainsi que le montant correspondant. Un nombre important d'avenants pourra attirer l'attention sur la nécessité d'associer davantage les utilisateurs aux actes d'achat.

7) Quantifiez les résiliations de marchés et les défaillances d'entreprises

Selon que les résiliations sont le fait de prestations inadaptées ou de comportements fautifs du titulaire, elles pourront mettre en évidence une mauvaise définition des besoins ou des dysfonctionnements dans la sélection des entreprises. De la même manière, un taux particulièrement élevé de défaillances pourra mettre en lumière une insuffisance dans l'examen des capacités des entreprises.

8) Mesurez vos délais de paiement

La question des délais de paiement ne relève pas directement des achats. Pourtant, elle est susceptible de les affecter dans la mesure où des délais trop longs pourraient avoir pour conséquence une baisse du taux de réponse des entreprises. Avec un délai moyen de paiement de 25,2 jours en 2010, les collectivités territoriales affichent globalement des résultats très satisfaisants, devant les services de l'État dont la moyenne se situe à 27 jours (3). Rappelons que le délai global de paiement fixé par l'article 98 du Code des marchés publics est de 30 jours (sauf les établissements publics de santé et les établissements du service de santé des armées).

9) Jugez le caractère durable de vos achats

L'article 5-I du Code des marchés publics impose de prendre en compte le développement durable dans les achats publics (4). Pour cela, trois méthodes sont notamment à la disposition des acheteurs : utiliser les spécifications techniques (5), prévoir des clauses d'exécution durable (6) ou introduire des critères à caractère social et/ou environnemental (7). La mise en place d'un indicateur recensant les marchés intégrant l'un de ces mécanismes permettra de mesurer le degré d'éco-responsabilité et de socio-responsabilité d'une collectivité. À titre de repère, le recensement réalisé en 2010 par l'Observatoire économique de l'achat public a montré que 2,5 % des marchés de plus de 90 000 euros hors taxes intégraient des clauses sociales et 5,1 % intégraient des clauses environnementales.

1. Circulaire du 10 février 2012 relative à la professionnalisation des achats des établissements publics de l'État.
2. Source : « Le recensement des marchés publics - exercice 2010 », Observatoire économique de l'achat public, 13 décembre 2011.
3. Source : « Rapport annuel de l'observatoire des délais de paiement - Exercice 2010 ».
4. Article 5-I du Code des marchés publics : « La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable ».
5. Article 6-VII du Code des marchés publics : « Lorsque les performances ou les exigences fonctionnelles [...] comportent des caractéristiques environnementales, celles-ci peuvent être définies par référence à tout ou partie d'un écolabel ».
6. Article 14 du Code des marchés publics : « Les conditions d'exécution d'un marché ou d'un accord-cadre peuvent comporter des éléments à caractère social ou environnemental qui prennent en compte les objectifs
de développement durable en conciliant développement économique, protection et mise en valeur de l'environnement et progrès social ».
7. Article 53 du Code des marchés publics : « Pour attribuer le marché au candidat qui a présenté l'offre économiquement la plus avantageuse, le pouvoir adjudicateur [peut se fonder] sur les performances en matière de protection de l'environnement, [...] les performances en matière d'insertion professionnelle des publics en difficulté ».

Docdoc

À lire
- Les avantages d'un achat à la carte, La Lettre du cadre territorial n° 435, 15 janvier 2012.
- 7 conseils pour acheter efficacement, La Lettre du cadre territorial n° 433, 1er décembre 2011.

Pour aller plus loin
« Optimiser ses achats publics », un ouvrage de la collection Dossiers d'Experts des éditions Territorial  (réf. DE714).

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