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Les avantages d'un achat à la carte

Article du numéro 435 - 15 janvier 2012

Finances

La carte d'achat s'est généralisée dans les collectivités. Conçue comme un outil de simplification des petits achats, elle remplit bien d'autres fonctions et permet de responsabiliser les acheteurs publics.

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Outil innovant d'exécution des marchés publics, la carte d'achat a remis à plat le processus de commande et de paiement de certains achats.


Un outil en pleine expansion

Apparue dans les années quatre-vingt-dix aux États-Unis où elle a rencontré un vif succès, la carte d'achat s'est exportée en Europe en 1997 via le Royaume-Uni. Elle a ensuite été introduite en France au début des années 2000 sous l'impulsion de la Direction générale de la comptabilité publique du ministère de l'Économie et des Finances. Dès 2001, une expérimentation a été menée avec neuf sites pilotes : les villes d'Issy-les-Moulineaux et de Meudon, la communauté urbaine de Lyon, le Laboratoire national d'essais, l'Université d'Artois, le centre hospitalier Sainte-Anne, l'Assistance publique - Hôpitaux de Paris, la délégation générale pour l'armement et le ministère de l'Intérieur. Trois ans après, le décret du 26 octobre 2004 (1) autorisa l'ensemble des services de l'État, les collectivités locales et les établissements publics à y recourir. Aujourd'hui, la carte d'achat est en voie de déploiement dans de nombreuses entités publiques. Ainsi, en 2008, 158 sites ont eu recours à la carte d'achat pour un total de 118 600 transactions représentant un volume d'achats de 43,5 millions d'euros (2). Précurseur en la matière, le ministère de la Défense a quant à lui poursuivi son programme et largement répandu l'usage des cartes d'achat au point de totaliser en 2010 près de 31 500 actes d'achat réalisés à l'aide de cartes pour un total de 26,5 millions d'euros (3).


Une solution aux petits achats de fournitures et services

Le périmètre d'application de la carte d'achat est défini par le décret du 26 octobre 2004 qui dispose à son article 2 qu'elle ne peut être mise en œuvre pour « les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme » et pour les « marchés faisant l'objet d'une avance forfaitaire ou facultative ». Celui-ci se trouve donc cantonné aux marchés de fournitures et de services. Or, parmi ces achats, plusieurs ne présentent pas de caractère stratégique, mais requièrent un travail disproportionné au regard des faibles enjeux financiers qu'ils représentent. C'est notamment le cas des petits achats de fonctionnement (moins de 1 500 euros) tels que les fournitures de bureaux, le petit matériel informatique et les consommables, le petit outillage, la documentation ou encore la messagerie qui, bien souvent, présentent un certain caractère de récurrence. La carte d'achat a été pensée comme une solution à ces petits achats, visant à optimiser et simplifier le processus de commande et de paiement afin de rationaliser leur coût au regard de leur enjeu. Afin de recenser toutes les familles concernées, il sera utile de réaliser au préalable une cartographie détaillée des achats effectués sur les années précédentes.


Une révolution dans l'exécution des marchés

Le recours à la carte d'achat simplifie le processus de commande par la suppression des bons de commande, la disparition du contrôle a priori et la suppression de la facture : les cartes d'achats sont délivrées à des utilisateurs appelés « porteurs de cartes » par un établissement bancaire appelé « émetteur ». Elles permettent aux porteurs de s'approvisionner directement auprès des fournisseurs pour les biens ou services préalablement paramétrés. Compatible avec les achats de proximité comme les achats réalisés à distance, c'est cependant en combinaison avec la dématérialisation des commandes, grâce aux catalogues électroniques proposés sur internet par les fournisseurs, que la carte d'achat montre toute l'étendue de son potentiel.
Afin de sécuriser le processus et éviter toute dérive, différents paramètres peuvent être intégrés aux cartes (voir encadré). Il pourra ainsi être prévu un plafond par commande, un plafond par utilisateur ou encore un plafond global. Le respect des paramètres est assuré par un système informatique qui collecte les informations qui serviront ensuite au contrôle opéré a posteriori par le comptable public au moyen de rapports détaillés fournis par l'opérateur bancaire. Des relevés mensuels sont également délivrés aux utilisateurs de manière à permettre un suivi des consommations. Enfin, des administrateurs peuvent être nommés afin de piloter l'utilisation des cartes et intervenir en cas d'incident en assurant l'interface entre les utilisateurs et l'opérateur bancaire.


Beaucoup d'avantages, peu d'inconvénients

La décision de mettre en œuvre la carte d'achat nécessite un investissement réel, notamment en temps, afin de préparer son déploiement, sélectionner l'opérateur qui émettra les cartes et former les futurs porteurs. Cependant, une fois ce travail accompli, les collectivités apprécient la simplification de la chaîne de commande qui en résulte ainsi que le coût de traitement des factures qui se trouve divisé par 3, voire 4. En outre, ce choix s'inscrit aujourd'hui naturellement dans la politique nationale de développement durable grâce à la dématérialisation des factures qui contribuera à réduire les consommations de papier. Les utilisateurs, c'est-à-dire les agents auxquels sont remises des cartes, apprécient, d'une part, d'être responsabilisés par la délégation de commande dont ils bénéficient et, d'autre part, de travailler dans des conditions optimales en obtenant plus vite les biens ou services nécessaires à l'accomplissement de leur mission. C'est ce que confirme le capitaine Comeyne, chef de la cellule contrat du Corps de réaction rapide qui note « les performances en terme de réactivité induites par les cartes d'achat ». Les fournisseurs apprécient quant à eux les délais de paiement très courts qui en résultent (5 jours en moyenne) et le moindre risque d'incidents de paiement qui découle de l'automatisation de la dépense. Pour cela, ils devront cependant au préalable s'équiper des terminaux nécessaires puis, par la suite, payer une commission à l'établissement émetteur sous forme d'un pourcentage du montant de la transaction.
En tout état de cause, comme dans toute démarche innovante, c'est la qualité de la conduite du changement et, en particulier, la communication auprès des personnels concernés, la formation des utilisateurs et l'accompagnement des fournisseurs, qui conditionnera la réussite du projet.

1. Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat.
2. Source : APECA (enquête réalisée par la commission « Secteur public »).
3. Source : Secrétariat général pour l'administration.


Le coût de la carte d'achat

Ce coût peut intégrer :
- un coût d'acquisition (souvent nul)
- un coût de livraison des cartes
- un coût de suppression
- un coût de modification
- un coût d'opposition
- un coût d'abonnement
- un coût par transaction
- une commission sur le montant total réglé par cartes
- un coût de relevé d'opérations
- un coût d'interfaçage avec les systèmes comptables
- des frais bancaires en cas de retard de paiement.


Les 6 étapes du déploiement

1) Cibler les achats compatibles.
2) Passer un marché d'acquisition de cartes avec un établissement bancaire ou financier.
3) Passer un marché exécuté par carte d'achat ou signer un avenant dans l'hypothèse d'un marché préexistant : le fournisseur doit expressément accepter l'exécution du marché par carte d'achat.
4) Rédiger une charte d'utilisation : elle permet notamment de préciser les droits et obligations des porteurs de carte d'achat.
5) Désigner des porteurs de cartes et des administrateurs et paramétrer les cartes.
6) Exécuter les marchés et contrôler la bonne exécution.


DocDoc

À lire
7 conseils pour acheter efficacement, La Lettre du cadre territorial n° 433, 1er décembre 2011.