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Organisez votre veille d'information sur internet

Article du numéro 431 - 01 novembre 2011

Internet

« Apportez-moi l'information dont j'ai besoin au moment où j'en ai besoin », cet aphorisme caractérise parfaitement le besoin des décideurs territoriaux actuels. Dans le cadre d'une veille réglementaire, repérer des sources pertinentes d'informations reste assez aisé. Toutefois, pour ne pas que cette activité se transforme en travail de titans, des méthodes et des outils adéquats permettent d'automatiser la surveillance.

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La veille est une activité continue pour surveiller un environnement donné. Plusieurs types de veille peuvent exister : veille technologique, commerciale etc.


Une veille, ça se prépare !

Mettre en place une veille réglementaire requiert un minimum de préparation autour de deux éléments :
- Définir des objectifs de veille, car la veille a besoin d'objectifs clairement identifiés qui doivent déboucher à terme sur des résultats :
- organiser une formation ;
- rédiger un document ;
- utiliser de nouveaux outils.
- Délimiter le périmètre : un bon moyen de délimiter son périmètre de veille sera de se poser les questions qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?


Répérer les sources de veille réglementaire

Les sources pour animer une veille réglementaire sont diverses et variées.
Dans un premier temps, il conviendra de s'attacher à distinguer les points suivants :
- quels sont types de sources à exploiter (base de données, sites internet etc.) ?
- quels sont les types d'informations à collecter (billet de blog etc..) ?

Dans un second temps, vous pourrez dresser une liste des sources à surveiller dans le cadre de votre veille réglementaire. Elle s'appuiera naturellement sur des sources déjà connues du veilleur mais également du service entier. Elle pourra être complétée par des recherches ponctuelles sur des moteurs de recherche. Cette surveillance pourra prendre la forme d'une liste mise à jour dans un tableur. Naturellement, cette liste est loin d'être figée, il conviendra de la faire vivre.


Comment surveiller les sources identifiées ?

Le flux RSS
Le RSS est un format pour syndiquer les sites web. Il permet de s'abonner (le plus souvent gratuitement) à un site web. De cette façon, vous ne devez pas visiter le site à chaque fois pour consulter ses actualités. Il se matérialise le plus souvent par un petit logo orange présent dans la barre d'adresse de votre navigateur web. Le RSS se lit grâce à un lecteur de RSS (le plus souvent gratuit), en ligne (comme Google Reader) ou installé sur le poste de travail comme RSSBandit.

À ce jour, certains sites web ne disposent toujours pas de flux RSS. Dès lors comment faire ? Plusieurs services proposent de vous créer gratuitement un fil RSS à partir d'un site web qui en est dépourvu. En voici quelques uns :
- RSSpect
- Page2RSS
- Google Reader

La liste de discussion
Une liste de discussion permet à un groupe d'échanger par mail sur une thématique donnée. Pour participer aux discussions, vous devez préalablement vous abonner (la plupart du temps gratuitement) à la liste. Ensuite, il suffit d'envoyer un message à l'adresse électronique de la liste pour participer ou engager une discussion.
Un automate distribue les messages à tous les participants.

Naturellement, les listes sont normalement modérées. Avant de transmettre votre message à tous les abonnés de la liste, un modérateur valide ou le cas échéant invalide (dans le cas de non-respect de charte d'utilisation par exemple) votre message. En règle générale, les messages de la liste sont archivés pendant une période donnée sur un site internet.

Dans le cadre d'une veille réglementaire, le site Territorial propose par exemple une liste de discussion dédiée à la problématique RH : ressources-humaines@territorial.fr

La lettre d'information (newsletter)
La lettre d'information (plus connu sous l'anglicisme newsletter) se présente le plus souvent par un mail envoyé à une liste de diffusion de personnes abonnées pour les informer de l'actualité d'un site web ou sur une thématique donnée.
Le site Territorial propose par exemple deux lettres d'information dédiées aux RH : le « Bulletin RH » et la « lettre d'information de la mobilité territoriale »

Les alertes
Le système d'alertes permet de surveiller sur le web l'apparition de mots-clés définis. Au lieu de rechercher périodiquement certains mots-clés sur un moteur de recherche, le système d'alerte vous informe (soit par mail, soit par RSS) dès que ces mots-clés apparaissent sur le web. Le plus connu des systèmes d'alertes s'appelle Google alertes. Pour l'utiliser, il suffit de disposer d'un compte Google (gratuit).

Le système d'alertes permet de « ratisser plus large ». Il offre la possibilité de ne pas s'enfermer dans une bulle informationnelle autocréée. Utiliser un tel système nécessite toutefois de maîtriser un minimum la syntaxe des moteurs de recherche.


Les agents de surveillance

Les agents de surveillance sont de petits logiciels qui permettent de se tenir au courant lorsqu'un site web donné change. L'agent de surveillance sera particulièrement utile si le site web est dépourvu de fil RSS. À ce jour, la plupart des agents de surveillance sont payants.


Établir un tableau de bord de suivi

La liste initiale des sources pourra se muer en véritable tableau de bord de suivi. De nombreuses colonnes pourront être ajoutées au tableau pour l'enrichir :
- fréquence de mise à jour ;
- type de source ;
- mode de suivi (RSS, mail etc.) ;
- outil de suivi (ex : newsletter) ;
- outil de lecture (ex-lecteur RSS) ;
- date de suivi.

Naturellement, cette liste de colonnes n'est pas exhaustive, elle peut être adaptée en fonction de ses besoins. Ce tableau de suivi constitue un outil de capitalisation qui peut être partagé et enrichi en collaboration avec d'autres collègues. En cas de départ du veilleur, il constituera un bâton témoin des plus utiles pour le remplaçant.


Syntaxe des moteurs de recherche

SYNTAXE FONCTION EXEMPLE
Guillemets Les guillemets anglais permettent de rechercher une  expression exacte. « fonction publique territoriale »
AND L'opérateur AND permet de cumuler plusieurs termes dans  une requête Déprécarisation AND contractuel.
L'opérateur AND est par défaut sur la plupart
des moteurs de recherche.
Ex déprécarisation contractuel correspond à la requête deprécarisation AND contractuel.
L'opérateur AND limite donc le nombre de résultats.
La plupart des moteurs de recherche, comme ils sont anglo-saxons, ne tiennent pas compte des accents.
OR L'opérateur OR permet
de chercher
un terme
ou un autre
Contractuel OR CDD. Cette requête recherche toutes les pages web avec le terme contractuel ou CDD.
L'opérateur OR accroît le nombre de résultats.
L'opérateur OR s'utilise en lettres majuscules
Le signe - Exclure
un terme
Déprécarisation contractuel privé.
Dans cet exemple, nous recherchons des pages web contenant les termes déprécarisation et contractuel sauf dans le privé.
Le signe - se place sans espace avec le terme à exclure.

Tableau des principaux agents de surveillance

NOM ADRESSE WEB REMARQUE
Wysigot http://www.wysigot.com/fr/ Payant mais une version allégée gratuite existe
Website watcher http://www.website-watcher.fr/ Payant, mais une version d'évaluation est proposée
NewsWatch http://www.xemico.com/newswatch/index.html Gratuit