La décision d’organiser une conférence de presse doit être mûrement réfléchie avant de lancer les invitations.
Un tel événement nécessite en effet du temps, de l’argent ; on prend le risque de mettre la réputation de l’émetteur en danger, en cas d’échec (il n’y a rien de plus douloureux que d’organiser un rendez-vous avec la presse auquel les organisateurs sont plus nombreux que les journalistes… Cela démontre le peu d’intérêt pour le sujet et/ou le manque de préparation).
A - Les clés du succès
- Une information vraiment novatrice et complexe, nécessitant un dialogue entre l’émetteur et les journalistes.
- Un émetteur suffisamment fort, attractif et légitime pour retenir l’attention des journalistes.
- Un message en lien avec les préoccupations du public, des médias et une période choisie, propice à ce type d’information.
- Un maillage en journalistes du territoire considéré suffisamment dense pour regrouper X journalistes.
B - La préparation des interventions
- Prendre la parole en public n’est pas chose aisée, cela nécessite donc une préparation, une répétition.
- L’intervenant ne doit pas rédiger un discours, mais noter en style synthétique les points et arguments qui doivent être traités lors de son intervention.
- La règle d’or – un émetteur, un message, une cible – de toute communication doit être conservée dans le cadre d’une conférence de presse.
- Le message, toujours le même pendant la conférence, sera décliné sous différents angles pour répondre par anticipation aux questions et réflexions des journalistes.
- L’expression doit toujours être courtoise, précise, pédagogique et logique dans le déroulé de l’argumentaire.
C - Les phases préparatoires
- Déterminer un thème de conférence, court, clair et cohérent avec l’identité de l’émetteur.
- Constituer et valider un fichier presse en lien avec le thème.
- Rédiger une invitation précisant : le nom + le logo de la puissance invitante et de ses éventuels partenaires ; le nom et la fonction du ou des intervenants ; le jour ; l’horaire ; le lieu (avec plan si nécessaire) ; l’objet de la conférence ; un contact presse avec coordonnées.
- Choisir un lieu en lien avec ce que représente l’émetteur et/ou le thème de la conférence.
D - Choisir un « bon jour »
- Éviter le lundi (souvent jour de conférence de rédaction), le vendredi (jour de départ en week-end) et le mercredi (jour consacré aux enfants dans une profession très féminisée).
- Privilégier les versions petits-déjeuners de presse (permettant aux journalistes de venir directement de leur domicile sans passer par la rédaction et y rester) ou déjeuners de presse (moment convivial sans amputer sur le temps de travail).
- Bannir les périodes de vacances scolaires, de grève dans les transports, les jours fériés et les fêtes de fin d’année.
E - Inviter les journalistes
- Envoyer les invitations (avec carte-réponse) 10 jours avant le jour J (version papier et version électronique).
- Relancer individuellement pour apporter un complément d’information et convaincre les hésitants.
- En cas de réponse négative pour un problème d’agendas, proposer un entretien individuel.
- Envoyer un mail de confirmation la veille du point presse.
F - Le jour J
- Installer une signalétique facilitant l’accès au lieu.
- Vérifier la bonne marche du matériel de sonorisation et de projection.
- Prévoir un accueil avec pointage des invités + vestiaire.
- Installer les journalistes en demi-cercle face aux intervenants.
- Positionner des chevalets avec nom et fonction devant chaque intervenant.
- Prévoir des micros côté salle, pour le jeu de questions-réponses.
- Dans le cadre d’un déjeuner de presse, arrêter le service pendant l’intervention du principal intervenant.
G - Déroulé de la conférence de presse
- Remercier les journalistes de leur présence.
- Présenter les différents intervenants.
- Expliquer dans quel contexte s’inscrit le sujet de la conférence.
- Laisser peu de place aux monologues et favoriser les échanges avec les journalistes.
- Illustrer le propos avec la diffusion d’images, d’illustrations et de graphiques.
- La courtoisie et l’humour sont de règle en cas de questions « dérangeantes ».
H - Après la conférence de presse
- Diffuser le dossier de presse aux journalistes qui ne se sont pas déplacés.
- Envoyer un complément d’information, une photo, un logo… aux journalistes en ayant fait la demande.
- Prévenir l’organisme de surveillance des médias du thème traité en point presse et donc des retombées presse à surveiller.
- Constituer et diffuser en interne le press-book des retombées.
- Réaliser un point financier sur le coût réel de la conférence de presse.