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Article du numéro 376 - 15 mars 2009
Moins de temps, plus de travail, l'espace de liberté du cadre territorial se compresse inexorablement. Des économies de temps sont à trouver. La solution ? Une meilleure organisation naturellement. La communication n'échappe pas à cette évolution. Découvrez comment améliorer votre communication grâce à la rédaction structurée.
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La rédaction structurée est un ensemble de méthodes pour organiser l'information sur un support. Son but est d'analyser, organiser, présenter l'information pour produire des écrits plus lisibles et plus compréhensibles. Ses caractéristiques : identifier les idées clefs, utiliser un langage simple, gérer les blancs.
Faire court et simple
La finalité de la rédaction structurée est de rester clair, c'est-à-dire de faire court et simple.
Faire simple
Bannir :
- Le jargon
- Les abréviations et les acronymes
Utiliser :
- Des mots simples
- Des mots concrets et spécifiques
- Peu d'adverbes et d'adjectifs
Faire court
Utiliser :
- La voix active
- Les verbes d'action (bannir la voix passive)
- Moins de 20 mots par phrase
- Supprimer les mots superflus
Information Mapping : les gains offerts (3)
Augmentation de « 20-50 % d'augmentation de la productivité lors de la rédaction 38 % d'amélioration de l'acceptation de la documentation »
Baisse de 83 % de temps en moins pour arriver à la première ébauche, 57 % de mots en moins pour le même contenu, 20-50 % de réduction de coûts pour l'élaboration de documents, 54 % d'erreurs et de malentendus en moins lors de l'utilisation de directives écrites »
Pas une, mais des méthodes...
Parmi les principales méthodes de rédaction structurée, on peut citer, l'Information Mapping (1). C'est une méthode pour structurer les écrits, développée par Robert E. Horn aux USA, au sein de l'« Institute for Educational Technology » de la « Columbia University ». L'Information Mapping, encore appelée Imap, est le fruit de ses travaux de recherche sur la lecture. Elle est également basée sur les recherches du psychologue Georges Miller sur les limites des capacités de mémorisation de l'homme. Miller a en effet découvert que la mémoire à court terme ne pouvait retenir pas plus de 7 (plus ou moins 2) informations en une fois. Pour appliquer parfaitement cette technique, rapprochez-vous des organismes détenant les droits d'utilisation de la méthode (2). Attention, l'Information Mapping n'est pas qu'une simple méthode pour présenter les documents. Il existe une méthode basée notamment sur une matrice pour analyser et réorganiser l'information : la méthode Stop.
Les bénéfices à en tirer
La rédaction structurée est utilisée essentiellement dans les échanges d'informations au sein de l'organisme (rapports, notes, mais aussi mails). On peut tirer un certain nombre de bénéfices de l'emploi de cette méthode dans la vie professionnelle :
- fournir une méthode de rédaction structurée uniforme pour tout l'organisme ;
- améliorer la compréhension et la lisibilité ;
- accroître la productivité des agents (moins de temps nécessaire pour retrouver l'information importante). Scanner (écrémer) un document est plus facile.
Des méthodes basées sur des principes simples
Ces différentes méthodes présentent les points communs suivants (5) :
- Analyser et recomposer l'information ;
- Type d'information à présenter ;
- Identification des besoins des lecteurs (éléments à faire, à savoir) ;
- Objectifs du rédacteur.
- Organiser l'information :
Découper le document en petites unités d'information, en blocs séparés par une ligne et des espaces blancs. Le découpage est réalisé sur la base des informations à présenter. Au sein des procédures, placer les étapes dans l'ordre logique. Ne pas faire de renvois, répéter s'il le faut.
- Hiérarchiser l'information :
La présentation hiérarchique du document est décroissante. Dans un premier temps, présenter le sujet, le contexte puis identifier les différentes sections. Enfin, détailler plus l'information au sein de chaque section.
- Titrer :
Chaque section (« chunk ») doit posséder son titre. Les titres doivent permettre au lecteur de trouver l'information dont il a besoin. Multiplier les titres et les sous-titres afin de fournir au lecteur autant de balisages visuels. Idéalement, le titre du sujet principal doit se retrouver en haut de chaque page du document avec la mention suite.
- Uniformiser les documents :
Standardiser la présentation (mise en page, typographie) et la terminologie. But : créer des habitudes chez le lecteur, lui soulager sa lecture.
- Utiliser des graphiques :
Pour expliquer, illustrer vos idées, les graphiques doivent être adjacents au texte et non pas se trouver en annexe.
- Fournir des détails accessibles :
Le lecteur doit pouvoir accéder au niveau de détails désirés.
Doc-Doc
Pour aller plus loin
- Le site officiel de la société Takoma qui distribue en France la méthode Information Mapping
- Site américain sur l'Information Mapping (en langue anglaise)
- Un modèle de document Information Mapping au format OpenOffice
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