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Le pari du zéro papier en Autunois

Article du numéro 373 - 01 février 2009

Expériences

La communauté de communes de l'Autunois (Saône-et-Loire) a décidé d'adopter, en interne, la communication "zéro papier", une première en France. Elle a ainsi demandé à une petite entreprise informatique locale de réaliser un réseau intranet d'une exceptionnelle portée, couvrant 22 communes, 31 écoles, sur un territoire de 540 kilomètres carrés.

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DGA de l'EPCI, Pascal Mouche n'en ­revient toujours pas de l'effet médiatique de cette expérience. Les sollicitations de ses homologues de médias affluent. « Notre communauté ­regroupe 22 communes sur 540 kilomètres carrés. Nous avons donc voulu mettre en place un intranet classique et performant de façon à communiquer rapidement entre les services de la communauté mais aussi avec les élus intercommunaux et municipaux. Avoir l'information en direct, simultanément, sans convocation, constituait notre premier but » indique-t-il. La mise en place de cet intranet/extranet a été confiée à une société locale pour un montant de 16 000 euros. « L'entreprise Bonneville a équipé notre salle de réunion communautaire en WiFi. Désormais, les élus et les agents travaillent à partir de leurs ordinateurs portables. Et l'accès à nos informations est sécurisé. Chacun dispose d'un login et d'un mot de passe pour y accéder. En fait, c'est un véritable portail internet pour une application intranet ».


Vos papiers, SVP

Le plus de l'expérience, conduite au travers de l'Agenda 21 intercommunal, réside dans son ­caractère déjà très abouti. « Désormais, les élus ne reçoivent plus les dossiers ­papier qu'ils sont amenés à examiner en conseil, en bureau ou en commission. Les documents sont accessibles en ligne. Ils ne sont ni envoyés par la poste, ni imprimés. Il n'y a pas de passe-droit. Tous les élus, tous les employés sont soumis à la même enseigne. Chacun est au même ­niveau d'information. L'idée était vraiment de travailler avec des outils moder­nes et efficaces ».  Plus personne n'imprime ainsi de document. Les salles de réunion sont équipées de borne WiFi. Les réunions de bureau se font sans dossier papier, les conseils communautaires vont être sous peu soumis au même « sort ». Et les gains réalisés parlent d'eux-mêmes : 80 % de copies en moins, un temps précieux récupéré... quand on sait qu'un conseil ne représente pas moins de 25 000 copies... Fini, par exemple, le temps où il fallait émettre une nouvelle convocation parce qu'une date ou un lieu de réunion changeait. Des liens nouveaux se sont créés entre les mairies au travers d'outils partagés. Une véritable « chasse au gaspi ».


Toute une démarche

Et la communauté de communes n'entend pas en rester là : « Toute cette ­affaire va se compléter avec la plate-forme « e-Bourgogne » de dématérialisation des procédures. Notre EPCI devrait être le premier sur le parapheur électronique. C'est véritablement toute une démarche » assure Pascal Mouche. Lequel pointe la conjonction des volontés politiques et administratives : « il fallait offrir des ­solutions pour faciliter le travail de l'élu, les prises de rendez-vous, qu'il ait constamment un maximum de renseignements utiles sans paperasse ». Et à ceux qui s'interrogent sur les aspects juridiques liés à cette expérience, la communauté de communes renvoie aux aspects réglementaires : « le Code nous autorise à envoyer les convocations, les notes de synthèse par voie électronique si les élus sont volontaires. Dans ce qu'on met en place, les élus sont volontaires pour ne plus les recevoir en version papier ».