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Le guide du secrétaire d'association

Numéro 26
Associations

Un ouvrage de l'équipe rédactionnelle de La Navette
janvier 2018
ISBN13 : 978-2-8186-1377-1
ISBN version numérique : 978-2-8186-1378-8
96 Pages
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Si la célèbre trilogie « président, trésorier, secrétaire » ne correspond à aucune obligation légale, les fonctions correspondent à une réalité. Celle de secrétaire, la moins valorisée des trois, est pourtant indispensable.
Dès la création de l'association, le secrétaire doit rédiger ou superviser le compte rendu de l'assemblée constitutive, recenser les adhésions, déclarer l'association en préfecture, faire insérer l'annonce afférente au Journal officiel, inaugurer le registre spécial. Ensuite, au fil de la vie de l'association, cette fonction se développera avec les activités de l'association : organisation des réunions, comptes rendus, rapports, courriers, etc.
La fonction de secrétaire, outre ces seuls aspects administratifs, peut comprendre les relations humaines internes (bénévoles et salariés) et externes (partenaires), la gestion du matériel et des documents... Si la communication et la représentation de l'association sont plutôt du ressort du président, le secrétaire gère les courriers, suit les dossiers et un certain nombre de contacts, et peut assumer un rôle dans la communication interne de l'association. Il doit tenir à jour la documentation et l'histoire de l'association et savoir bien utiliser les informations qu'il reçoit ou collecte.
Cet ouvrage décrit les missions et fonctions du secrétaire d'association, précise la législation des actes réglementaires et donne des outils pratiques. Enfin, lorsque les tâches à accomplir ne peuvent l'être par une seule personne, il donne des conseils pour déléguer et organiser le travail des autres dirigeants et des bénévoles.

secrétaire de l'association - secrétaire d'association loi 1901 - rôle du secrétaire de l'association

1 - Les fonctions de base du secrétaire
- La déclaration en préfecture
- Le registre spécial
- Mémoire interne : AG, CA, comptes rendus et procès-verbaux ; adhérents, dossiers, planification des tâches, rapports d'activité ; relations partenaires ; classement, archivage
- Rédaction : brouillon, premiers mots, organisation du texte, ossature, finitions
2 - Les autres fonctions du secrétaire
- Relations publiques : adhérents ; autorisations, déclarations, assurances, agréments ; partenariats
- Communication : faciliter l'interne, suivre l'externe, documents de présentation et de promotion, site ou blog, gestion des contacts ; documentation de l'association
Annexes
- Dossier de déclaration d'une association loi 1901 en préfecture
- Modèle de procès-verbal d'assemblée générale
- Modèles de demande d'autorisation d'ouverture d'une buvette provisoire, d'occupation du domaine public...
- Modèle de convention entre associations

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