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Le guide du secrétaire d'association

Numéro 26
Associations

Un ouvrage de l'équipe rédactionnelle de La Navette
juin 2014
ISBN13 : 978-2-8186-0729-9
ISBN version numérique : 978-2-8186-0730-5
100 Pages
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Si la célèbre trilogie « président, trésorier, secrétaire » ne correspond à aucune obligation légale, les fonctions correspondent à une réalité, et celle de secrétaire, la moins valorisée des trois, est indispensable.
Dès la création de l'association, le secrétaire doit rédiger ou superviser le compte rendu de l'assemblée constitutive, recenser les adhésions, déclarer l'association en préfecture, faire insérer l'annonce afférente au Journal officiel, inaugurer le registre spécial. Ensuite, au fil de la vie de l'association, cette fonction se développera en fonction des activités de l'association (organisation des réunions, comptes rendus, rapports, courriers, etc.).
La fonction de secrétaire ne se résume d'ailleurs pas aux seuls aspects administratifs et peut comprendre les relations humaines (bénévoles et salariés) et externes (partenaires), la gestion du matériel et des documents... Si la communication et la représentation de l'association sont plutôt du ressort du président, le secrétaire gère les courriers, suit les dossiers et un certain nombre de contacts, et peut assumer un rôle dans la communication interne de l'association. Il doit dans tous les cas tenir à jour la documentation et l'histoire de l'association et savoir bien utiliser les informations qu'il reçoit ou collecte.
Cet ouvrage décrit les missions que peut remplir un secrétaire d'association. Il précise ce que dit la loi concernant les actes réglementaires. Il donne des outils pratiques, explique ce que recouvre chacune des fonctions et comment le secrétaire doit se situer au sein de l'association. Enfin, lorsque les tâches à accomplir ne peuvent être tenues par une seule personne, il donne des conseils pour déléguer et organiser le travail des autres dirigeants et des bénévoles.

comptes rendus - procès-verbaux - déclaration association - assemblée générale - documentation association

1 Les fonctions de base du secrétaire
La déclaration en préfecture
Le registre spécial
Mémoire interne

- Les réunions (AG, CA, comptes rendus et procès-verbaux)
- L'activité (adhérents, gestion des dossiers, planification des tâches, rapports d'activité)
- Les relations partenaires
- La conservation des documents (classement, archivage)
Rédiger
- Le brouillon
- Les premiers mots
- Organiser le texte
- Créer l'ossature
- Remplir le squelette
- Les finitions

2 Les autres fonctions du secrétaire
Les relations publiques
- Les adhérents
- Les démarches (autorisations, déclarations, assurances, agréments)
- Partenariats (associations, collectivités locales, entreprises...)
La communication
- Faciliter la communication au sein de l'association (circulation des informations, journal interne)
- Suivre la communication externe de l'association (Élaborer des documents de présentation et de promotion - Gérer un site ou un blog - Gestion des contacts)
- Constituer et tenir à jour la documentation de l'association

Annexes
Dossier de déclaration d'une association loi 1901 en préfecture
Modèle de procès-verbal d'assemblée générale
Modèles de demande d'autorisation d'ouverture d'une buvette provisoire, d'occupation du domaine public...
Modèle de conventions entre associations

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