consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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I • L’installation du conseil municipal

Fiche pratique n° 1  LE PROTOCOLE DANS LES RÉUNIONS DE QUARTIER

 

Préambule et résumé des enjeux

 

La concertation emprunte des formes multiples dans les collectivités locales, et plus particulièrement dans les communes. Qu’il s’agisse de débattre d’un aménagement, de discuter des orientations budgétaires, d’échanger autour de projets urbains, les dispositifs de participation citoyenne revêtent des formes d’une très grande richesse, quasi généralisées dans les communes, petites ou grandes. Réunions de quartier, comités de quartier, débats thématiques, ateliers urbains, instances dédiées – conseil de jeunes, de retraités, d’enfants, d’associations ou même de résidents étrangers –, visites de terrain, la gamme des possibles est très vaste.

 

À chacune de ces pratiques correspondent des formes de communication distinctes et des modes de protocole différenciés. L’organisation d’un débat public sur une question d’intérêt national n’implique pas les mêmes enjeux, ni les mêmes outils de communication qu’un comité de quartier, dédié à des questions de proximité. De la simple consultation qui tient plutôt du simple recueil d’avis à la concertation qu’André Hartereau définit comme « la rencontre de l’expertise technique des fonctionnaires territoriaux, des orientations politiques des élus et de l’expertise d’usage des citoyens » à la gouvernance qui constitue la forme la plus aboutie d’une démarche participative, les degrés d’implication du citoyen ne sont pas les mêmes. Ils n’appellent pas forcément les mêmes réponses d’un point de vue protocolaire, même si un certain nombre de techniques sont communes.

 

Ce qui est certain, c’est que la forme influence forcément le fond. Une mauvaise mise en place de salle peut ainsi conditionner la qualité des débats. Un micro mal réglé, un powerpoint peu lisible… sont des éléments qui aident, à des degrés divers, à la compréhension d’un projet. Comme souvent, le protocole associé à une communication efficace a toute son importance.

 

À noter
En matière de concertation, les termes choisis ont un sens bien précis. L’information représente ainsi la communication à la population des actions de la collectivité. La consultation se traduit par le recueil de l’avis des citoyens lorsqu’un projet est arrêté mais amendable. La concertation désigne la prise en compte du point de vue et des propositions des habitants. Le dialogue citoyen constitue un débat portant plus largement sur la seule politique (participation à tous les aspects de la vie publique). Derrière chacune de ces pratiques, les formes de la communication, du protocole à adopter et de la mise en scène des temps de concertation diffèrent.


 

1. De nombreux paramètres à intégrer

 

On a tort de considérer qu’une bonne communication est l’ingrédient indispensable d’une réunion publique réussie. Prenons le cas d’un conseil de quartier positionné sur une date peu attractive, dans une période où les habitants sont beaucoup sollicités ; faudrait-il déduire de sa faible fréquentation le fait que la communication est ratée ? Bien entendu, non. Les paramètres rentrant en compte sont multiples : positionnement de la date, choix de la salle, façon dont est présenté l’objet de la réunion, qualité de la diffusion des supports d’invitation… Et c’est souvent de cette addition de petits détails que vient le succès. La croyance parfois répandue selon laquelle la communication est la clef du succès doit être nuancée. Une réunion bien préparée sur un thème attractif, avec une scénographie appropriée, facilitera nettement l’information à diffuser. Et les supports de communication témoigneront de la volonté de créer les conditions d’une fréquentation importante.

 

La communication proprement dite autour des instances de concertation passe également par la manière dont se déroulent ces réunions : présence (ou pas) d’un animateur extérieur rythmant les débats, capacité à concevoir des ordres du jour adaptés aux réalités, temps de parole accordé aux habitants, positionnement des élus, fiabilité des procès-verbaux de restitution. « L’enjeu de la stratégie du conseil de quartier de Gerland (Lyon) est aujourd’hui de « faire savoir » son existence auprès des habitants du quartier et leur faire connaître les services qu’ils peuvent en attendre. Il semble donc que développer le nombre d’adhérents soit actuellement l’objectif premier », indiquait-on ainsi dans la stratégie de communication d’un conseil de quartier lyonnais. Un des enjeux très clair consistera donc à réussir ses réunions en créant les conditions de satisfaire les attentes des participants. Autrement dit, au delà des outils, la communication des conseils de quartier est un tout fait d’outils classiques, mais aussi d’un travail sur l’instance elle-même.

 


La concertation, véritable outil de gestion territoriale
 
- Enrichir l’action publique : L’activité de concertation s’inscrit dans la lutte contre un certain nombre de fléaux qui affaiblissent ou appauvrissent aujourd’hui l’action publique locale.
- Faire circuler l’information : Multiplier les canaux d’information entre les différents acteurs intervenant dans un quartier est un vrai plus en termes de « vivre ensemble ».
- Favoriser la contribution des experts présents dans la population : Libérer les potentiels locaux dans un objectif de développement.
- Reconnaître l’expertise d’usage : Accumulation des connaissances théoriques et pratiques que l’on retire de l’utilisation répétée et en situation d’un lieu, d’un équipement, d’un service.
- S’assurer un soutien dans la mise en œuvre de la décision : Une participation réussie permet entre autres une adhésion des habitants aux projets construits.
- Pacifier la prise de décision : Mieux prendre en compte les contraintes et la complexité de la prise de décision.
- Déminer des propositions irrationnelles et placer le débat non pas sur la qualification manichéenne des décisions prises, mais sur un jugement nuancé appelant des améliorations, amendements… : La mise en scène des mécanismes de concertation met en lumière la fonction essentielle d’arbitrage.
- Prévenir les conflits sociaux et juridictionnels : La participation en amont des citoyens-usagers diminue les contentieux juridiques et les risques de recours (PLU…).
 

2. Des acteurs aux attentes diverses

 

Dans un processus de démocratie participative, on distingue plusieurs catégories d’acteurs :

- les décisionnels (les élus des différentes collectivités, les représentants de l’État) ;

- les professionnels (les services des différentes collectivités concernées, les agences d’urbanisme, les agents de développement local, les professionnels privés, les experts, etc.) ;

- ceux qui sont concernés par l’opération (les riverains, les usagers, etc.) qu’il faudra convaincre ;

- les acteurs économiques (entreprise, chambre de commerce et d’industrie, chambre de métiers, syndicats professionnels) qui sont des ambassadeurs du territoire, prescripteurs d’opinion ;

- les animateurs. Le projet doit s’entourer d’animateurs pour sa réussite. Le rôle de l’animateur va consister à savoir faire s’exprimer les compétences des différents acteurs et à créer une dynamique qui puisse les aider à conduire le projet ;

- les décideurs. Pour créer les conditions d’une décision prise en connaissance de cause, l’information doit concerner plusieurs points clés :

* le rappel des décisions antérieures à propos du projet,

* la présentation des étapes futures et des délais de la décision,

* l’explicitation des contraintes et des critères de la décision,

* la place et le rôle de la concertation dans le processus de décision.

 

Élus, professionnels (services…), habitants et riverains sont les acteurs les plus fréquemment rencontrés dans un processus de concertation. Tous n’ont pas le même niveau d’information.

 

3. Typologie des réunions selon les objectifs

 

Les réunions en général sont fréquemment classées selon différents critères. Un critère de classement intéressant demeure celui des objectifs des réunions, regroupées sous les rubriques suivantes :

- les réunions d’information et d’échanges ;

- les réunions visant à la définition ou la résolution d’un problème, la préparation ou la prise de décision ;

- les réunions dont l’objectif est de lancer un projet, de se coordonner ;

- les réunions où l’on construit ensemble quelque chose.

 

Ce distinguo est, bien entendu, valable en matière de concertation. À chacune de ces « décisions » correspond un mode d’animation distinct ! Les principaux acteurs d’une réunion sont : l’animateur (il en faut un !), les participants et le secrétaire de séance qui note l’essentiel, prépare le compte-rendu en liaison avec l’animateur. Le « président de séance », principal responsable hiérarchique présent, fréquemment le maire ou un adjoint, n’est pas nécessairement celui qui anime la réunion ou toutes les séquences de celle-ci.

 

Un intervenant est plus particulièrement chargé de présenter un sujet et/ou de fournir un apport. Le spécialiste invité vient pour une partie de la réunion et enrichit de son expertise le sujet débattu par le groupe.

 

Le rapporteur d’un atelier – en cas de décentralisation des ateliers – fait fonction de secrétaire de séance ; il est chargé de présenter les réflexions de son groupe lors d’une restitution en séance plénière.

 

4. L’importance de l’ordre du jour

 

En termes de protocole, c’est indispensable… C’est un point sur lequel on n’est jamais assez vigilant. Il faut impérativement conserver l’ordre du jour pendant le déroulement de la réunion pour n’omettre ainsi aucun point important, mais également pour tenir le timing. Il faut également noter les problématiques à soulever. Pour améliorer la qualité des échanges et des interventions, transmettre en amont un résumé succinct de cet ordre du jour aux participants est toujours bienvenu. C’est un gain de temps et d’énergie, puisque chacun aura eu le temps de réfléchir aux problèmes ou aux suggestions soumis.

 

Comme le souligne Bernhard Adriaensens, « commencez par jeter à la poubelle les ordres du jour de réunion compliqués, confus et trop longs. Même les réunions les plus importantes n’ont que trois objectifs réels : informer, rechercher les réactions et contributions des participants et obtenir un accord ». Selon lui, l’idéal est « d’établir l’ordre du jour de toutes vos réunions en suivant ce principe. Identifiez tout d’abord les sujets dont vous devez informer les participants. Ensuite demandez à chacun de contribuer à enrichir la connaissance des points à discuter. Vous avez bien lu : « enrichir » et pas « compliquer ». Pour terminer, cherchez un accord sur la décision à prendre et les étapes de la réalisation ».

 

Ce qui est vrai pour des réunions traditionnelles l’est également dans une réunion de quartier : l’ordre du jour doit apparaître très clairement sur les supports d’invitation, c’est un élément de « promotion » de la réunion.

 

5. Le carton d’invitation

 

Premier support véritablement approprié, le carton d’invitation joue un rôle très important. Il est le premier temps de communication sur la manifestation. Tenez bien vos listings et fichiers à jour : parce qu’il est personnalisé, nominatif, le carton doit arriver aux bons destinataires. De l’ensemble des médias consacrés à annoncer une réunion, c’est sans aucun doute celui qui a le meilleur impact.

 

S’agissant de l’annonce d’une réunion publique, il devra être précis, contenir les informations essentielles (date, heure…) et éviter la surcharge d’infos. Que l’enveloppe soit identifiée avec un logo ville est un plus pour celui qui la reçoit. La mention nécessitant un retour avant une date limite peut constituer un frein à la fréquentation d’une réunion : usez-en avec pondération.

 

6. Choix de la salle, logistique…

 

Les questions de logistique peuvent s’avérer extrêmement polluantes, ou, si elles sont bien gérées, très valorisantes. Un micro qui ne marche pas ou qui manque, une disposition inadaptée… peuvent plomber une réunion. Ces aspects logistiques fréquemment gérés par les services doivent donc être vérifiés avec soin, avant le démarrage de la réunion.

Dans le même esprit, le choix d’une salle bien identifiée et adaptée en termes de jauge de fréquentation a son importance. Comme l’indique fort justement Jean-Claude Martin(*), « vous choisirez votre salle en tenant compte du type de réunion et du nombre de personnes. Être à l’aise est important, mais attention : entre « un peu petite » et « un peu trop grande », il vaut mieux choisir « un peu petite » à peu près dans tous les cas ». Autrement dit, mieux vaut une salle de réunion bien remplie, donnant une impression de foule, qu’un gymnase bien garni offrant une impression de vide !

Les questions d’acoustique et d’éclairage (si possible) naturel sont importantes à tous points de vue… pour le confort des participants. L’installation de ceux-ci s’avère également stratégique. La disposition des tables reflète, en effet, le style de réunion et d’animation. Le critère essentiel dans le choix de sa disposition sera la qualité de la communication.

 

La disposition des tables doit tenir compte du rôle de l’animateur. Avec des tables disposées en U, l’animateur détient un statut particulier et un côté plus directif. Ce choix permet une ouverture et le passage de l’animateur qui souhaite avoir des contacts plus rapprochés et d’autres plus éloignés. Tout le monde peut voir le vidéo ou le rétro.

Dans une table ronde, l’animateur est situé au même niveau que les participants, ce qui le rend plus accessible mais lui confère une moins grande autorité. La notion de table ronde (de 4 à 6 personnes) facilite les échanges conviviaux. Les tables disposées en rond permettent de voir tout le monde et permettent de se centrer sur l’objet de la réunion.

La disposition en classe d’école s’avère valable pour les réunions d’information. Elle n’est pas souhaitable pour de l’interaction (éloignement de certains participants) et même inenvisageable pour un groupe de discussion. Les formes rectangulaires rendent difficile la communication entre les personnes situées aux extrémités d’une ligne droite. C’est un inconvénient si vous voulez que tout le monde participe, mais c’est en général considéré comme un avantage si vous placez là deux personnes en conflit : ne se voyant pas, elles s’oublieront !

L’erreur à éviter, c’est d’organiser une réunion dans une salle trop grande, avec quatre personnes séparées de plusieurs mètres autour d’une table trop imposante.

 

7. À chaque type de réunion son protocole

 

Il est difficile de raisonner dans l’absolu. Selon le mode de concertation privilégié, le protocole – c’est sans aucun doute là sa force – doit s’adapter aux contraintes de l’exercice. Sont ici recensés les points à bien vérifier en fonction des différents types de réunions.


 

a) Comités (ou conseils) de quartier

 

Ils sont facultatifs dans la plupart des communes, résultat de démarches volontaristes des élus locaux. La loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité leur consacre son article 1er :

 

Loi n° 2002-276 du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité
« Dans les communes de 80 000 habitants et plus, le conseil municipal fixe le périmètre de chacun des quartiers constituant la commune.
Chacun d’eux est doté d’un conseil de quartier dont le conseil municipal fixe la dénomination, la composition et les modalités de fonctionnement.
Les conseils de quartiers peuvent être consultés par le maire et peuvent lui faire des propositions sur toute question concernant le quartier ou la ville. Le maire peut les associer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des actions intéressant le quartier, en particulier celles menées au titre de la politique de la ville.
Le conseil municipal peut affecter aux conseils de quartier un local et leur allouer chaque année des crédits pour leur fonctionnement.
Les communes dont la population est comprise entre 20 000 et 79 999 habitants peuvent appliquer les présentes dispositions. 
»


 

Facultatifs ou obligatoires, les comités de quartier sont des instances de proximité. Un bon protocole doit prévoir :

- un temps d’accueil des habitants autour d’une expo ou d’un café (17h30 si le début de la réunion est fixé à 18h). Prévoir une durée limitée dès le départ (18h-20h) de la réunion proprement dite, à plus forte raison quand celle-ci se tient tardivement. Il est important d’afficher un « terme » et de le tenir ;

- une salle bien identifiée et connue des habitants, adaptée aussi à la fréquentation attendue : trop grande, la réunion sonnera « creux » ; trop petite, tout le monde ne pourra rentrer, suscitant du mécontentement. Au contraire, une salle bien gabariée (voire un peu petite…) donnera le sentiment d’être adaptée au nombre de participants, témoignant d’une bonne connaissance du profil des participants. Il est également important – s’agissant d’une instance ouverte aux habitants – de disposer d’une salle bien repérée, systématiquement utilisée pour ce type de réunion. La connaissance de la salle rassure les participants. Un fléchage sera toujours bienvenu, ne serait-ce que pour rappeler l’existence de la réunion ;

- une sono de qualité suffisante : en matière de concertation, les incompréhensions ont tôt fait de se creuser. Il suffit parfois de peu de chose. Ne pas entendre correctement en est une cause. La sono doit permettre aux participants de suivre les débats sans avoir à tendre l’oreille ;

- des ordres du jour proportionnés au timing. Attention aux ordres du jour qui donnent le sentiment que tout est verrouillé ou qui sont trop prolifiques. Même quand la réunion aborde une question précise, prévoir un moment pour « solder » les questions que ne manqueront pas de faire remonter les habitants – la rituelle bordure de trottoir, souvent agaçante, le nid-de-poule dans sa rue doivent être pris en compte pour pouvoir passer à des questions plus « ambitieuses » ;

- quand le thème l’exige, la présence d’un animateur capable d’introduire la réunion, de distribuer la parole, de relancer les questions dans la salle, de « traduire » les vocables complexes constitue un plus – c’est particulièrement bienvenu sur des thèmes techniques comme l’aménagement urbain, la réflexion autour d’un Agenda 21… Soulignons ici l’intérêt de « recruter » à l’extérieur : un cadre territorial n’aura pas nécessairement la même autorité qu’un intervenant autorisé, par exemple, à reformuler, voire à interrompre les élus qui l’accepteront plus facilement.

Soigner – on ne le souligne jamais assez ! – le dispositif technique – micro, chaise, écran – pour créer un sentiment de convivialité et s’assurer qu’au moment de lancer le film ou le powerpoint, cela suive ! Les supports projetés doivent être idéalement « chartés » pour positionner la ville et donner un sentiment de cohérence. Leur lisibilité est un enjeu fort ;

- diversifier les prises de paroles pour rythmer la réunion. Une des clefs du succès consiste à savoir diversifier (et rythmer) les différentes interventions : un élu à l’aise à l’oral, un technicien capable de faire simple et d’aller à l’essentiel. Ces différentes interventions devront être coordonnées au préalable pour éviter le sentiment de redondance. L’élu devra trouver un juste équilibre : sans se substituer au technicien, il doit néanmoins être capable de montrer qu’il connaît son sujet et en maîtrise les implications. Il ne peut en effet être un simple « animateur » compte tenu de son statut. Ni « sachant », ni trop candide si l’on résume.

 

Attention aux « télescopages » !
Il est recommandé de veiller à ce que le lieu de la réunion et la date comme son horaire soient choisis en tenant compte des contraintes des habitants : éviter la rentrée scolaire, les télescopages entre réunions organisées par la collectivité, les soirs de « matchs » importants…
S’agissant de l’invitation, il faudra que le libellé de la réunion soit clair et lisible, que les habitants invités saisissent bien les enjeux de leur présence à cette occasion.


 

b) Visites de quartier ou de terrain

 

Les visites de quartier sont appréciées des habitants. Elles permettent en effet de visualiser les questions et problèmes traités mieux que lors de réunions statiques.

 

En termes de protocole, quelques recommandations utiles trouvent à s’appliquer.

D’abord, il est important de fixer un point de rendez-vous bien identifié des habitants. Mieux vaut parfois une précision pratique (face à la supérette…) qu’un nom de rue. L’objectif est de démarrer tous ensemble.

 

Ensuite, il est essentiel de disposer d’un circuit parfaitement maîtrisé : il a été effectué à l’avance, il s’inscrit dans un timing raisonnable et permet d’identifier les principaux points ou lieux à « voir ». Un repérage à plusieurs (différents services) quelques jours avant est un bon moyen de vérifier le bon déroulement du circuit le moment venu.

Troisième point important : le danger d’une telle visite qui se passe en plein air est la perte d’informations. Un petit groupe devant écoute le maire ou son adjoint, d’autres sont derrière et… poseront ensuite la question à laquelle une réponse a pourtant été donnée. Quelqu’un doit donc jouer le rôle de « rabatteur » ou de vigie, veillant à ce que tout le monde suive, pour la bonne information du groupe. Parfois, un micro HF n’est d’ailleurs pas inutile !

Une remarque complémentaire : parfois, une réunion en salle pour terminer la visite permet de bénéficier d’un cadre plus tranquille pour les questionnements. Enfin, une visite de terrain se déroulant par définition en plein air, il est judicieux de repérer les lieux où s’abriter en cas de pluie, voire de prévoir des parapluies quand le mauvais temps est annoncé.

Un réflexe fréquent des services techniques municipaux consiste à soigner la propreté et l’entretien du quartier juste avant la visite organisée. C’est pourtant strictement ce qu’il faut éviter. Cela suscite chez les habitants la réaction suivante : « Vous voyez, Monsieur le maire, aujourd’hui, c’est propre parce que vous venez, mais le reste de l’année, ce n’est pas comme cela ! ».

Le mieux est de conseiller au directeur des services techniques municipaux de prévoir une attention particulière après la visite de quartier, dans la semaine suivante. Les réactions des habitants témoigneront d’un bénéfice : satisfaction d’avoir été écoutés et constat que le maire et la municipalité agissent en prenant en considération leurs remarques…

 

Toujours laisser la place à l’expression spontanée
 
Il faut impérativement permettre l’expression des demandes parcellaires mais urgentes :
- les resituer dans l’enjeu global et indiquer les perspectives et le calendrier de leur prise en considération ;
- à défaut, y apporter des réponses à court terme : positives ou négatives, mais motivées.
Objectifs : reconnaître une maîtrise d’usage et un savoir-faire aux habitants, et éviter une orientation initiale de positionnement vis-à-vis d’un projet spécifique.
Des « techniques » permettent d’y parvenir :
- expression spontanée du vécu, des perceptions… ;
- apport de matériaux personnels (photos, enregistrements sonores, dessins, plans…) ;
- expression par mots-clés ;
- recherche collective de définitions ;
- associations d’idées.

c) Réunions en direction de publics spécifiques

 

Nombre d’instances de concertation ciblent des publics particuliers : retraités, enfants, jeunes, habitants de tel ou tel quartier. Dans ces cas, il est important que le protocole sache s’adapter à chacun des publics visés. C’est même la force du protocole que de permettre cette faculté d’adaptation. Dans un conseil des retraités, on soignera particulièrement la lisibilité des documents projetés en tenant compte des éventuels problèmes de vue des uns et des autres. Dans un conseil municipal des enfants, on prévoira des interventions courtes, à visée pédagogique, en proposant un petit goûter. En direction de jeunes adultes, on adaptera les propos en évitant les prises de parole dilatoires pour privilégier le côté visuel.

 

S’adresser aux jeunes, mode d’emploi
 
- Communiquer autour des compétences locales qui les concernent (collèges, lycées, sécurité routière…) favorise le dialogue.
- Communiquer sur des thématiques qui les intéressent : ne pas les réduire au Sida, à la sécurité routière…
- On ne va pas s’adresser de la même façon à un ado qu’à un 16-24 ans ou à un petit. Il n’y a pas un, mais des jeunes…
- Un piège à éviter absolument : celui de la caricature. Un jeune attend qu’on s’adresse à lui comme au citoyen qu’il est. La communication/relation se perdra si elle se situe dans un registre tendant à singer celui des jeunes. Ils sont en attente d’une réhabilitation de la notion d’autorité tant au niveau familial que dans le cadre de la vie publique.
- S’appuyer sur des structures (conseils municipaux d’enfants, conseil consultatif de la jeunesse) quand elles existent est un plus…
- Adapter les événements, les formes de communication aux goûts des jeunes est conseillé.
- Pas de démagogie. Chacun à sa place. Les jeunes attendent des institutions un message « d’adulte responsable ».
 

d) Assises et rencontres à l’échelle de la ville

 

Nombre de communes organisent une fois par an – ou tous les deux ans – de véritables temps forts à portée symbolique et qui se déroulent à l’échelle de la ville. Ces initiatives peuvent prendre la forme d’Assises, forums citoyens, assemblées plénières et réunissent en général des assistances importantes en nombre. Le protocole y revêt une dimension essentielle.

D’abord, il est intéressant de prévoir à l’entrée une table pour noter les coordonnées des participants, mettant ainsi à jour le fichier des habitants impliqués. Cela permet aussi de mettre à disposition des documents (magazine municipal, brochures thématiques…), en évitant les pochettes qui « gaspillent » des quantités de publications.

 

À partir de là, deux options sont possibles : dans une salle de spectacles, les participants sont assis dans des fauteuils ou gradins face aux élus en tribune. Attention alors au fossé symbolique qui se creuse entre les participants !

 

Il est également possible, dans une salle à plat, de prévoir des chaises et une tribune, ou mieux encore des tables rondes favorisant la convivialité et permettant de manger (plateau-repas servi), en évitant le buffet qui crée du mouvement.

 

Un dispositif de projection performant doit être prévu en cas de film : chacun doit pouvoir regarder l’écran d’un bout à l’autre de la salle.

 

Dès qu’on se situe à une échelle importante en termes de population accueillie, les aspects logistiques doivent avoir été pensés avec minutie : disposition des personnalités, composition des tables (quand c’est le cas), type de repas, présence de personnel de service…

 

Attention de bien intégrer les questions de coût : pour éviter toute polémique, il s’avère judicieux de communiquer sur la somme globale, limitant ainsi les risques d’accusation de manque de transparence. La démocratie locale n’a pas de prix… peut-on toujours se dire.

 

8. Le propos ou les interventions

 

Avoir évité les chausse-trappes du protocole ne règle pas toutes les difficultés. Le succès d’une réunion tient aussi aux prises de parole qui vont se succéder. La « passion » pour un thème, voire pour sa ville, n’exclut ni la concision, ni la sobriété qui permettent des temps de relance. Rien n’est pire que d’avoir tout dit dans son intervention liminaire au risque de dissuader toute interrogation. Il faut concilier cette contradiction apparente : montrer qu’on maîtrise « techniquement » son sujet, ne pas assommer ses auditeurs d’un exposé trop touffu.

De ce point de vue, rien ne vaut le choix de termes clairs et précis : rénovation est plus simple que requalification par exemple. Et tant pis pour les puristes !

Ne pas hésiter à prendre des exemples concrets pour illustrer sa « démonstration » permet de montrer aux citoyens qu’on appréhende les choses comme eux.

 

Une réunion statique peut aussi parfaitement conduire à une visite de terrain, qui permettra de voir les choses « in situ » et créera un contact différent : visualiser sur place un lieu d’implantation de salle par exemple pour en mesurer toutes les incidences (circulation, stationnement, nuisances…). Intéressante aussi – quoiqu’un peu scolaire – est la technique consistant à noter les remarques et suggestions des habitants sur un « paperboard ». Cela traduit l’intérêt pour leurs réflexions et évite d’oublier de répondre. Dans une réunion de quartier, l’enjeu tient souvent aussi à la reformulation – sorte de traduction technique – des propos d’habitants. Il s’agit de s’assurer que chacun parle bien le même langage…

 

Être simple
 
Gardons en mémoire le fait que toute personne dispose en moyenne d’un vocabulaire de 1 500 mots. Les termes techniques, les sigles, les anglicismes sont à proscrire. On peut aussi conseiller le principe d’une information par phrase, les longues phrases aux multiples idées étant à éviter. Ce qui est vrai à l’écrit l’est encore plus à l’oral.

 

9. Buffet or not buffet…

 

La question est très fréquemment posée de l’opportunité (ou pas) d’un buffet dans le cadre d’un temps de concertation. Il est vrai qu’en ces temps de rigueur budgétaire, le coût de ce poste est parfois pointé du doigt. C’est pourtant un moment qui, même géré avec simplicité, amène de la convivialité et de la cordialité à ce type de démarche. Rien de tel que de conclure une réunion parfois un peu vive autour d’un verre de l’amitié. Là encore, il s’agira d’adapter le protocole au type de public reçu : pas la peine de prévoir des apéritifs somptuaires pour une simple réunion de quartier, quand un apéritif partagé suffit.

 

C’est davantage le moment qui importe, que l’ampleur qui y est accordée. Mais en matière de concertation, on peut considérer qu’un apéritif de clôture est un excellent moyen de poursuivre la réunion de façon plus conviviale, autour d’un verre. C’est même parfois l’occasion d’expurger des questions qui n’ont pu être réglées durant la réunion, le public étant mieux disposé dans ce contexte.

 

Dans le cas d’une visite de terrain, le pot peut être un moyen de terminer la réunion à l’intérieur, quand c’est nécessaire. Signalons l’intérêt de mentionner sur le carton d’invitation la présence d’un apéritif : c’est parfois un moyen supplémentaire d’attirer des participants. Quand c’est prévu, il serait dommage de s’en priver !

 

10. Éviter les « élus plantes vertes »

 

Au titre des écueils protocolaires, la tentation de multiplier la présence des élu(e)s en « tribune » n’est pas toujours du meilleur effet. Il n’est pas toujours pertinent d’avoir une « brochette » d’adjoint(e)s autour du maire, qui ne prennent pas toujours la parole, accentuant l’idée d’isolement du premier magistrat et ravalant les élu(e)s au rang de « plante verte », ce qui n’est pas valorisant. Il faut alors proposer des solutions : organiser des dispositions de salle plus inclusives mais aussi plus conviviales, limiter la présence autour du maire des seul(e)s adjoint(e)s concerné(e)s afin d’éviter cet effet de tribune, ou encore présence d’un animateur pour dynamiser les débats et restreindre cet écueil possible.

En tout état de cause, il est recommandé de soigner la « tribune » dont la forme contribue au caractère plus ou moins vivant des débats. Cet effet « plante verte » dévastateur doit être anticipé.

 


 

11. Attention en période électorale

 

Les réceptions, manifestations et autres commémorations obéissent aux principes classiques de l’ensemble de la communication institutionnelle : neutralité, antériorité, régularité et identité. En période électorale, leur tenue reste possible sous réserve qu’une ampleur nouvelle ne soit pas donnée à l’événement. La question du maintien des événementiels locaux fait partie des questions régulièrement posées par les élus ou dans les services municipaux à l’approche des élections. De par leur fréquence, ceux-ci font pleinement partie de la vie locale, qu’ils rythment régulièrement. Leur tenue est possible sans ampleur nouvelle et sous réserve de respecter un certain nombre de principes de prudence.

 

Les actions classiques habituellement organisées par la collectivité ne sont pas constitutives d’une aide illégale si elles restent bien différenciées de la campagne électorale. La dimension traditionnelle ou habituelle d’une fête de quartier, l’absence d’allusion – dans la forme ou les propos prononcés – amènent le juge de l’élection à considérer le maintien de telles manifestations comme ne constituant pas une manœuvre électorale. Un événement exceptionnel – type anniversaire dont la date serait indiscutable – justifie aussi l’organisation d’une manifestation publique par la collectivité, en évitant toutefois toute valorisation des élus sortants (un an avant) et des réalisations ou de la gestion de la collectivité (six mois avant, soit au 1er septembre 2013).

 

Les visites de quartiers peuvent être maintenues, si c’est la pratique courante de la collectivité et que leur nombre n’augmente pas à l’approche du scrutin. Il faut en revanche être prudent quant à la mise en place d’initiatives nouvelles : Assises de la vie locale par exemple. Leur caractère citoyen, participatif, n’est en aucun cas une protection absolue si leur nouveauté est avérée. Ajoutons que ce type de temps participatifs peut, si l’on n’y prend pas garde, devenir de véritables tribunes politiques pour des opposants qui en réduiront la portée. Certains conseils concrets doivent être rappelés :

- éviter l’organisation de manifestations nouvelles, sauf raisons particulières comme une date anniversaire ;

- maintenir les temps de concertation habituelle en privilégiant des ordres du jour concrets et posant des règles du jeu claires (afin d’éviter la « préemption » par des candidats peu scrupuleux) ;

- proscrire la valorisation des candidats – discours en tribune, ou même simple évocation de projets d’avenir allant au delà du terme du mandat ;

- être très prudent quant à la mise en valeur des réalisations ou de la gestion de la collectivité dès septembre – mais en adoptant de bons réflexes le plus tôt possible.

 

La presse locale peut communiquer librement – y compris en des termes laudateurs – sur une réunion ou visite de quartier, sans dommage pour la collectivité. Il s’agit alors de rédactionnels et en aucun cas de publireportages à proscrire dans les six derniers mois. Le magazine municipal peut rendre compte des manifestations en privilégiant un style neutre et institutionnel.

 

En guise de conclusion

 

S’agissant d’un processus de concertation, il est évident que le protocole joue un rôle au moins aussi important que les techniques de concertation elles-mêmes. La réussite d’une démarche participative tient au moins autant à la manière dont est organisé, d’un point de vue logistique, l’accueil, la salle et sa disposition, la sonorisation, l’éclairage, qu’à la longueur des prises de parole et à leur contenu. Il faut peu de chose pour qu’un tel processus perde son intensité ou même son efficacité. C’est pourquoi les questions protocolaires et leurs implications doivent être envisagées en lien étroit avec l’organisation de la réunion elle-même. Les insatisfactions peuvent aussi bien se nicher dans la sonorisation déficiente de la salle que dans la manière dont il a été répondu à une question d’habitant. Ou dans un plan projeté peu lisible qui participe pourtant de la compréhension d’une démarche globale. Il est donc important de bien prendre en considération ces questions de protocole qui constituent un élément décisif, mais pas exclusif, d’une démarche participative. Il convient de les intégrer à une réflexion plus large, étant entendu que la réussite d’une réunion tient à une multitude de facteurs.

 

Bruno COHEN-BACRIE

Directeur de la communication de la ville d’Échirolles

 

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