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Réaliser un guide des procédures - Enjeux, méthode, outils

Numéro 431
Administration générale, Méthodes de travail

Un ouvrage de Mme Anne-Laure Bajon  et M Jean-Marie Reynaud
novembre 2017
ISBN13 : 978-2-8186-1329-0
ISBN version numérique : 978-2-8186-1330-6
120 Pages
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La performance et la qualité des services publics de demain sont liées à la formalisation des pratiques professionnelles permettant de concevoir, élaborer puis évaluer les activités et prestations de service au public.
La formalisation et la diffusion des procédures de fonctionnement d'une collectivité territoriale impliquent parfois une transformation des mentalités, souvent la mise à plat de l'existant, toujours l'ouverture à plus d'efficacité, d'efficience et de transparence.
Il s'agit donc d'un véritable projet, avec des enjeux et des risques qui nécessitent une réflexion préalable.
La troisième édition de ce Dossier d'experts précise, outre les objectifs d'un tel guide, son champ, ses outils de modélisation et les applicatifs informatiques qui permettent tant une édition sous format papier qu'une dématérialisation sur l'intranet de la collectivité.
L'ouvrage, illustré par des exemples pratiques tirés du secteur public local, détaille également les démarches d'élaboration et les outils pouvant être utilisés.
Son objectif est d'apporter aux acteurs territoriaux qui souhaitent se lancer dans une démarche « guide des procédures » une aide méthodologique et pratique et de contribuer ainsi au développement d'une culture administrative efficace et efficiente parce que réfléchie, formalisée et institutionnalisée.

guide de procédures - téléprocédures - démarche qualité

1 - Comprendre la nécessité de formaliser les procédures
- Le nouveau cadre institutionnel des collectivités locales - Le contrôle interne - La démarche qualité
2 - Clarifier les principaux concepts
- Les finalités d'un guide des procédures - Les facteurs clés de succès d'un guide des procédures
3 - Cadrer le contenu du guide
- Segmenter les procédures - Organiser l'architecture du document - Faire le choix d'une solution pragmatique
4 - Rédiger les procédures
- La fiche de procédure - Le graphe de la procédure - Les outils informatiques - Les téléprocédures ou l'intérêt du workflow
5 - Piloter l'élaboration du guide en mode projet
- Les moyens nécessaires - L'outil clé : l'entretien - Les structures organisationnelles à mettre en place - Le tableau de bord des procédures
6 - Un exemple de démarche projet pour l'élaboration d'un guide des procédures
- Les étapes - Le calendrier
Annexes : Exemples de formalisation de procédures

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