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Réaliser un guide de procédures : enjeux, méthode, outils

Numéro 431 Administration générale Un ouvrage de M Jean-Marie Reynaud  et Mme Jessica Vanoli mai 2004 ISBN : 2-84130-523-6 120 Pages Envoyer cette page à un ami Commandez cet ouvrage (Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif) >> Téléchargez le sommaire (format pdf, 68.88 Ko) Téléchargez cet ouvrage (format pdf - 40 euros)

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La performance et la qualité des services publics sont souvent liées à la formalisation des pratiques. Il est difficile de bien faire si l'on n'écrit pas ce que l'on fait : tel est l'enjeu du guide de procédures. Mais passer de l'oral à l'écrit est un grand changement.
Rédiger les procédures d'une collectivité territoriale implique une transformation des mentalités, la mise à plat de l'existant, l'ouverture à plus de transparence. C'est donc un véritable projet, avec des enjeux et des risques, qui nécessite une réflexion préalable, un découpage en étapes identifiées et validées, l'implication de moyens humains et financiers, l'utilisation d'une méthode rigoureuse et d'outils adaptés.
L'objectif de ce dossier est d'apporter les éléments essentiels concernant la mise en place d'un guide de procédures, son contenu, son architecture et sa formalisation.
En cernant les écueils à éviter, il apporte ainsi une aide méthodologique et un gain de temps pour toutes les collectivités, y compris celles qui ne disposent pas d'un service spécifique mais qui veulent se lancer dans cette démarche.

Extrait du sommaire

1 Un environnement suscitant la formalisation de procédures
2 Le guide de procédures : définition, finalités et facteurs clés de succès
3 Le guide de procédures : un contenu formalisé
Le champ du guide
L'architecture du document
La fiche de définition de la procédure
Le graphe de la procédure
Les outils informatiques
4 Le guide de procédures : un projet à part entière
Les moyens nécessaires au développement du projet
Le recueil des informations
Les outils d'élaboration du guide
5 L'édition du guide de procédures et sa mise à jour
Édition
Diffusion
Actualisation
6 Un exemple de démarche
Les étapes
Le calendrier
7 Le recours à un cabinet d'audit est-il judicieux ?
Les avantages d'une solution externe
Les risques liés à une sous-traitance
Les critères de choix du recours à un cabinet conseil externe
8 Le guide de procédures et la démarche qualité
La définition de la qualité
Les normes ISO
Les certifications
9 Exemples de procédures : Procédure d'engagement de la dépense - Procédure de gestion en autorisations de programmes - Procédure de recrutement externe - Procédure de mobilité interne - Procédure d'attribution de subventions - Procédure de commande de fournitures de bureau

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