consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 2  ORGANISATION ET MISE EN PLACE D’UN COCKTAIL

A - L’objet


Offert traditionnellement à l’issue d’un événement organisé par les collectivités, le cocktail (ou apéritif ou encore vin d’honneur), servi à la fin des allocutions, favorise, en toute convivialité, rencontres et échanges informels.


B - Organisation et logistique


- Il faudra veiller à harmoniser prestation et événement. La mise en place ne sera pas la même pour le cocktail offert dans le cadre d’une soirée à l’opéra et celui concernant l’inauguration d’une école. Il faudra nécessairement adapter la demande : au public invité (majeurs, mineurs, nationalités, sportifs, confessions religieuses, etc.), au lieu (installation technique), à la saison, à l’heure, etc.

- Le choix du lieu : dans une salle, en plein air, sous un chapiteau, dans un parc, un espace vert, sur un chantier, sur une terrasse, pratiquement tous les lieux peuvent être exploités. On veillera à privilégier les espaces près du lieu de la cérémonie, faciles d’accès, peu ventés, et à l’abri du soleil.

- Chaque fois, un repérage technique sera essentiel, en collaboration avec le protocole et l’ensemble des services concernés. Il permettra de visualiser l’espace et d’en appréhender les contraintes.

- Pour être efficace, il devra prévoir l’espace des livraisons, les heures et les moyens d’accès, l’emplacement de restauration, le stationnement des véhicules de service, les moyens structurels nécessaires (puissance électrique, arrivée d’eau, éclairage, etc.).

- Il devra aboutir à la réalisation d’un plan de préférence métré, symboliser les différentes possibilités de mise en place, repérer les toilettes et les offices, et prendre en compte les particularités des lieux (lieux historiques, musée, bateau, etc.).

- Prévoir une équipe suffisamment nombreuse : un serveur pour 50 invités si le service se déroule uniquement au buffet, un serveur pour 25 à 35 invités, si des boissons et des mets sont servis au plateau.

- Commander fournitures et matériel nécessaires à la réalisation de la manifestation et veiller, le cas échéant, à leur bon acheminement.

- Concernant les denrées alimentaires, la stricte observance des règles d’hygiène alimentaire, que ce soit pour leur élaboration, leur transport et leur service (arrêté ministériel du 9 mai 1995) sera évidemment obligatoire.

- S’assurer que les mets et les boissons pourront être servis à la bonne température.


C - Mise en œuvre


- Prévoir une mise en place suffisamment à l’avance pour gérer les impondérables.

- En général, on dressera le cocktail sur un buffet (tables nappées où sont présentés des boissons et des mets).

- Les buffets sont dressés de manière symétrique (voir schéma).

- Les nappes couvriront toute la hauteur des buffets, elles sont en général blanches, mais peuvent le cas échéant être en couleur ou imprimées afin de reprendre le code couleur de la manifestation ou pour créer un effet (thème campagnard – nappes à carreaux, par exemple).

- Chaque serveur qui servira derrière un buffet a un poste à sa disposition. Ce poste se compose d’un éventail complet de boissons, de toutes les sortes de verres nécessaires, d’un seau pour la glace à rafraîchir, d’une pince à glace et d’un liteau (voir schéma).

- Les bouteilles seront ouvertes à l’avance.


Vue d’un buffet de face (2 postes)



Vue de haut




D - Déroulement


- Le buffet n’est ouvert qu’à l’issue des allocutions.

- Le service ne débute que sur ordre du chef du protocole ou de son représentant.

- Une fois le service commencé, on servira à la demande.

- Les serveurs qui circulent entre les convives avec un plateau proposeront un assortiment de boissons, idem pour les canapés et les amuse-bouche.

- Généralement, sont d’abord servies les pièces froides puis les pièces chaudes, pour finir par les pièces sucrées.


Astuces
- Envisager, toujours, un lieu de repli en cas de mauvaise météo.
- Prévoir un passage de boissons et de mets au plateau à destination des officiels.
- Prévoir au moins le double de verres par rapport au nombre d’invités.
- Garder le plus longtemps possible les boissons au frais.
- Veiller à garantir l’accès aux buffets pour les personnes à mobilité réduite.
- Prévoir quelques gobelets jetables pour les jeunes enfants.
- Prévoir des buffets « morts » (sans serveur derrière) afin de multiplier les points de distribution et éviter les « embouteillages » (uniquement pour l’alimentaire).
- Veiller au bon fonctionnement du chauffage ou de la climatisation.


Thierry BERNE

Intendant, protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

 

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