consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

consultationGuide des usages, du protocole et des relations publiques

III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 52  ORGANISER UNE FÊTE POPULAIRE

 

Les plus de 35 000 communes de France sont riches de très nombreux événements : fêtes, foires, vernissages, manifestations sportives, vide-greniers… Quasiment impossible de traverser un village qui ne compte son festival, sa course sportive, son initiative culturelle…

Les fêtes sont en première ligne. Elles peuvent revêtir des formes bien différentes, fêtes annuelles inscrites dans la tradition ou créées de toutes pièces (en lien avec un événement patrimonial, un fait marquant), fêtes associatives soutenues par les collectivités locales, fêtes moins régulières destinées à marquer un élément important, comme l’arrivée de l’été, fêtes religieuses en l’honneur d’un saint patron – fêtes votives, organisées durant l’été, plus particulièrement dans les villes méridionales, ailleurs fêtes patronales ou vogues, très prisées des populations locales, pour lesquelles elles sont des rendez-vous incontournables.

À chacune de ces fêtes correspondent des modes d’organisation spécifiques souvent adossés à des bénévoles, mais les questions de protocole – entendues au sens large (réglementation, buvettes associatives, gratuité ou pas…) – y sont centrales.

 

L’organisation d’un spectacle implique ainsi les collectivités locales, en particulier les communes sur le territoire desquelles ces spectacles ont lieu. Cette réalité n’est pas suffisamment appréhendée, tant par le grand public que (parfois) par les collectivités locales elles-mêmes, même si un sens de l’organisation éprouvé existe majoritairement. Le maire dispose en effet d’un pouvoir de police municipale, défini aux articles L.2212-1 et suivants du CGCT et exercé sous le contrôle du préfet.

La mission du maire est d’assurer le bon ordre, la sûreté, la sécurité, la salubrité et la tranquillité publics, par exemple le maintien du bon ordre dans les lieux de rassemblements publics tels que cérémonies, spectacles et jeux.

Il a aussi le soin de réprimer les atteintes à la tranquillité publique telles que les rixes et les disputes de rue, les tumultes dans les lieux publics, les attroupements, les bruits y compris de voisinage et les rassemblements nocturnes qui troublent le repos des habitants et tous les actes de nature à compromettre la tranquillité publique. Tout ce qui intéresse la sûreté et la commodité de passage dans les rues, places et voies publiques concerne également le maire. L’organisation de la fête foraine est aussi de la compétence du maire, c’est par exemple à lui que revient le soin d’attribuer les places aux forains et de vérifier les installations des manèges afin qu’il n’y ait pas d’accidents.

Les questions liées à la bonne réalisation de ces fêtes tiennent à de nombreux facteurs protocolaires comme d’information des populations et de sécurité. Ces questions ne sauraient être totalement dissociées des circonstances locales, de la tradition parfois, qui conditionnent la nature de la fête organisée dans une commune. Créer un événement de toutes pièces pour dynamiser l’animation estivale ne « marche » par exemple pas à tous les coups…

 

Ces dernières années, les festivals se sont multipliés, certains prenant un tour quasiment anecdotique. Mais espérer obtenir un véritable ancrage dans la population nécessite du temps. Les Vieilles Charrues ou les Eurockéennes, deux festivals rock emblématiques, ne se sont pas faits en un jour… Plus modestement, nombre de rendez-vous villageois existent désormais, répondant aux aspirations d’une population en quête de tradition, de moments fédérateurs à partager, au-delà des rendez-vous incontournables (comme la Fête nationale). Point commun de toutes ces manifestations quelle qu’en soit la taille : des modalités d’organisation à consolider, des points de protocole, de sécurité à vérifier, des enjeux, une préparation à mettre en place…

 

Sont ici recensés des conseils protocolaires, des recommandations générales, le cas particulier de l’accueil des fêtes foraines (fréquemment associées aux fêtes en tous genres), un résumé des contraintes liées à l’accueil de manifestations en période électorale, pour donner une bonne idée des enjeux liés à ce type de démarche.

 

A – S’appuyer sur une organisation bien « huilée »

 

L’organisation est, très logiquement, importante dans toute festivité : en termes de responsabilité pour la collectivité organisatrice (toute manifestation sur la voie publique est soumise à une demande d’autorisation préalable auprès du maire), en termes d’accueil des habitants et visiteurs qu’il faudra « convaincre » de revenir dans le cas d’une manifestation récurrente, en termes de moyens à dégager pour réussir la manifestation. Plus encore que d’habitude, le protocole d’une fête ou manifestation devra être entendu dans toutes ses dimensions : la communication notamment jouera un rôle essentiel dans la réussite de l’événement, dont il faudra asseoir la popularité auprès du public. Les capacités d’accueil du site concerné devront avoir été pensées, de même que le budget lié à la mobilisation des services municipaux (heures supplémentaires le week-end…). Nous avons rassemblé ci-après quelques conseils et recommandations importants.

 

1. Avant la fête

 

Bien adapter sa communication aux caractéristiques de la fête : il n’y a pas une fête, mais autant de fêtes que de collectivités organisatrices, qui devront parfois « susciter » l’intérêt des habitants, notamment pour une fête nouvelle (cas de la fête des Tuiles à Grenoble, qui figurait parmi les engagements du nouveau maire écologiste). Chacun sait que beaucoup se joue lors de la première édition, sa réussite permettant de l’inscrire dans la durée, alors qu’il est plus difficile de s’appuyer sur un « fiasco ». La communication devra donc se voir apporter un soin particulier , adaptée à des publics bien identifiés (habitants, riverains, extérieurs) ; un plan permettra de se repérer (plan de situation sur place, plan simplifié dans le programme si le site de la fête est important).

 

N’oubliez pas les réseaux sociaux : l’information sur une fête populaire est typiquement une info qui peut transiter par les réseaux sociaux (Facebook, Twitter) pour créer des effets de surprise, des teasings qui sollicitent la curiosité des internautes. Certes, une communication classique sera nécessaire – magazine, affichage, flyer, site Internet – mais les réseaux sociaux permettent d’ajuster les messages, de poster des vidéos, de montrer les coulisses de la fête, d’adapter l’info au fur et à mesure de son avancement.

 

Travailler à la préparation avec les services dans une instance partenariale : la préparation de ce type de manifestation est nécessairement collective, elle devra mobiliser nombre de services très différents dans une instance dédiée (type comité de pilotage), qui peut se diviser en groupes de travail thématiques (animation, programmation…). Des comptes rendus seront rédigés. Une instance de validation (bureau municipal dans une commune par exemple) validera les grandes orientations. Attention à l’excès, à la tentation de « surempiler » les groupes de travail et comités de pilotage, au risque de perdre en lisibilité.

 

Rassemblez l’offre estivale (si c’est une communication pour une fête d’été) dans un document de référence : pour la cohérence d’une démarche de communication globale et pour favoriser la compréhension du citoyen, il est toujours intéressant de « fédérer » l’offre municipale dans une brochure estivale, laquelle fera office de document clef. Cinémas dans les quartiers, feu(x) d’artifice, horaires de la piscine, des parcs et jardins sont des informations qui méritent d’apparaître dans un même document. Cela valorise la globalité de l’effort consenti en période estivale, contrairement à un émiettement de l’information. Prévoyez du même coup un tirage en conséquence – le document est valable tout l’été – et disposez de supports plus modestes pour la relance (un flyer pour le feu d’artifice par exemple). Dans ce type de document, la place d’une fête est bien entendu à valoriser.

 

Disposez de fiches techniques à jour pour toutes les demandes logistiques : les aspects techniques, puissance électrique, bornes incendie… devront avoir été dûment listés, étudiés pour éviter tout problème technique le moment venu. Nommer un « responsable » de ces questions est conseillé.

 

Fête en plein air : prévoir une solution de repli
 
Certaines communes organisent des festivités annuelles en plein air, ce qui est logique au regard des affluences attendues. Quand le temps est l’allié des organisateurs, tout se déroule comme prévu… Mais dans le cas de fêtes dans lesquelles des moyens importants ont été investis, avec une seule date possible au calendrier, être tributaire d’une météo aléatoire est problématique… Il faut toujours penser un « plan B » pour ne pas encourir les reproches des habitants, commerçants et riverains : par exemple, qu’un concert nécessitant du courant et ne pouvant se dérouler sous la pluie puisse se tenir dans une salle réservée et que la communication ait intégré cette information. Si le mauvais temps gâche de toute façon la fête, autant ne pas courir de risque inutile à maintenir une manifestation à tout prix et montrer que la commune sait être prévoyante. Il faut aussi vérifier que les clauses des contrats de troupes, compagnies et orchestres intègrent cette possibilité de repli…

 

Renvoi
Lire plus loin notre « Modèle de fiche à remplir pour chaque proposition ».


 

2. Pendant la fête

 

Réussir le lancement et la clôture : toute fête s’appuye sur une ouverture réussie, gage de dynamique pour la suite, et sur une véritable clôture, image ultime qu’on retiendra. Les efforts doivent, bien sûr, porter sur l’organisation de la fête dans la durée, avec une bonne gestion des temps symboliques (conserver les participants lors du « creux » de midi…), mais une attention toute particulière doit être portée à l’ouverture et à la fin de la fête. Il faut « marquer » les esprits !

 

Une coordination bien rodée : à défaut de pouvoir « répéter » une fête, se coordonner est une garantie du succès. Des interlocuteurs repérés, des contacts faciles, des responsabilités bien établies doivent contribuer à la lisibilité de l’organisation. Un coordinateur/responsable technique, membre du comité de pilotage, est un réel plus.

 


Présence de groupes extérieurs, de services associés ou de partenaires :
penser au catering !
 
Le catering est un terme anglais ayant pour signification « ravitaillement », « restauration », également utilisé en français. Il désigne la restauration de groupes de personnes, lors de grands événements, mais prend également le sens de « cantine » lorsqu’il s’agit de la restauration du personnel dans le domaine du spectacle. Dans une fête populaire, il désigne la solution de restauration (buffet froid, goûter…) pour l’ensemble des services et partenaires mobilisés.
 
Exemple de demandes susceptibles d’apparaître dans un contrat (cas d’un groupe) : loges - catering - repas
Prévoir 1 ou 2 loges pour 3 personnes à proximité de la scène. Les loges seront exclusivement réservées au groupe, chauffées et/ou ventilées et aménagées avec miroirs, penderies, prises électriques, table et chaises, lavabos, douches (savon et serviettes). Ces loges devront fermer à clé.
Prévoir pour l’arrivée du groupe un catering : boissons fraîches, eau minérale, jus de fruits, café et thé ainsi qu’un assortiment de biscuits et de fruits frais, serviettes en papier, verres, couverts…
Apporter une attention particulière à la préparation et à la propreté des loges.
Pour les repas, prévoir 3 ou 4 repas chauds complets 1 h 30 avant ou 30 minutes après le concert, dans un restaurant de qualité, à l’hôtel ou proche de la salle, voire sur place.
Prévoir également, sur scène, des petites bouteilles d’eau minérale non gazeuse et 2 serviettes propres, si possible de couleur foncée. Sachant que chaque demande est susceptible de varier selon les besoins recensés.

 

Prévoyez un signe de reconnaissance pour les agents territoriaux, les services mobilisés : badge, T-shirt, il est important de bien identifier les organisateurs d’une fête pour pouvoir s’adresser à eux. Une liste de numéros de portable à jour est bienvenue pour régler les petites urgences.

 

Sécurité : mobilisez la police municipale si vous en disposez, une présence discrète et rassurante est appréciée, qui permet de désamorcer rixes ou bagarres en cas, par exemple, de consommation excessive d’alcool. La police municipale jouera aussi un rôle précieux pour prévenir les riverains des contraintes de stationnement hors du périmètre de la fête. Éviter ces « couacs » (mise en fourrière) passe par une bonne information de proximité et une présence de terrain. En l’absence d’une police municipale, travailler en lien étroit avec la Police ou la Gendarmerie nationale limite les risques de débordement.

 

3. Après la fête

 

Bilan et remerciements : une fois la fête finie, tout replié (bien prévoir les conditions de surveillance du matériel, y compris avant son démontage), on veillera aux étapes essentielles que sont la réunion de bilan – à tenir dans un délai raisonnable afin que la mémoire de l’événement soit encore fraîche – et les remerciements des services mobilisés et des partenaires (voire des mécènes).

 

4. Le cas particulier de l’organisation de cérémonies publiques (protocole formel)

 

Les règles énumérées ci-avant se retrouvent – dans une version simplifiée – lors d’une fête populaire. C’est le cas, en particulier, des règles importantes relatives aux prises de parole (notamment multiples). On insistera toutefois sur l’importance d’un protocole adapté à la forme des manifestations organisées (exemple : ne pas multiplier les prises de parole quand on se trouve dans un lieu bruyant). Le protocole français est aujourd’hui régi par le décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires, lequel énonce un certain nombre de règles (notamment la hiérarchie des autorités institutionnelles) mais s’avère loin de régler toutes les situations. S’appuyant sur un cadre réglementaire assez limité (ordre de préséances, port des attributs), le protocole tient également à une grande part de tradition et de savoir-vivre.

Les cérémonies publiques sont celles organisées sur ordre du gouvernement où à l’initiative d’une autorité publique. Les ordres du gouvernement pour la célébration des cérémonies publiques déterminent le lieu de ces cérémonies et précisent quels autorités et corps constitués y seront convoqués ou invités (art. 1er du décret du 13 septembre 1989). Le maire est responsable du déroulement des cérémonies publiques dans sa commune (art. L.2212-2 du CGCT). Dans les cérémonies publiques se rangent bien entendu les cérémonies commémoratives, généralement présidées par le préfet ou le sous-préfet.

 


Si la cérémonie comporte des allocutions, celles-ci sont prononcées par les autorités dans l’ordre inverse des préséances. L’ordre des préséances est fixé, pour les départements autres que Paris, par l’article 3 de ce même décret. L’ordre des interventions doit être le suivant :

1/ le conseiller départemental du canton

2/ le député européen

3/ le maire de la commune dans laquelle se déroule la cérémonie

4/ le président du conseil départemental

5/ le président du conseil régional

6/ le député de la circonscription

7/ le préfet de région si la cérémonie se déroule dans le département chef-lieu de la région, sinon le préfet de département. Il est à signaler que l’exclusivité de la représentation de l’État impose qu’une seule personne s’exprime au nom de celui-ci.

 

Le représentant de l’État sera obligatoirement amené à prendre la parole en dernier (règle qui reste valide lors d’une inauguration par exemple). Le décret se limitant à la hiérarchie des autorités institutionnelles, une place d’honneur pourra être attribuée à une personnalité à privilégier. Si plusieurs personnalités de ce type sont présentes, elles sont « incluses » dans le déroulement par ordre d’importance parmi les autorités. Compte tenu du principe de laïcité de l’État, aucun texte ne codifie la place des autorités religieuses, à la notable exception de l’Alsace-Lorraine, sous concordat. Il n’existe aucun rang particulier pour les conjoints qui se voient attribuer une place d’honneur à côté ou à immédiate proximité de leur conjoint.

 

À noter
Hors des cérémonies officielles liées à des commémorations bien précises (11 novembre, 8 mai, 18 juin…), il est recommandé d’envisager un protocole plus léger, en particulier dans le cas d’une fête : rien de pire qu’un lancement pompeux et institutionnel pour une fête populaire !


 

B - Réunir les conditions du succès

 

Outre des questions liées à l’organisation et à la communication de la collectivité organisatrice, un certain nombre de questions d’organisation (autorisations, sécurité, billetterie, assurances…) se posent, qui nécessitent de respecter des règles variables selon le caractère lucratif ou non de la manifestation.

 

1. Points de vigilance à connaître pour les organisateurs

 

Une tradition locale, une implication garantie : c’est bien entendu un vrai plus pour la collectivité organisatrice. Il est en effet plus facile de s’appuyer sur des traditions locales que d’en créer ex nihilo ou d’en remettre au jour. Personnalité locale, savoir-faire, fait historique seront autant d’éléments sur lesquels s’appuyer. Un anniversaire de jumelage est un exemple relativement fréquent dans les collectivités.

Impliquer la population est primordial : pas de jumelage réussi sans la participation active des habitants des communes concernées. Les élus et fonctionnaires territoriaux sont fréquemment le moteur du projet, mais un jumelage ne peut se limiter à de simples contacts entre eux. Les écoles, clubs sportifs, associations et cercles locaux, tous les relais d’opinion doivent y jouer un rôle actif. De plus, tout jumelage doit être visible afin que les citoyens se sentent concernés par le projet. Des panneaux à l’entrée de la commune ou de la mairie, des articles sur votre site Internet ou dans le journal local contribueront à sensibiliser la population à un jumelage. Attention aussi à ce que l’esprit du jumelage soit bien compris ; pour cela, il importe de bien expliquer l’impact et les bénéfices du jumelage dans toute la commune. Comme dans de nombreux domaines, la communication autour du jumelage est donc essentielle pour en faire connaître l’existence, voire pour mobiliser les citoyens.

 

- Un principe de date régulière est important : on sait combien un temps fort doit s’imposer dans un calendrier souvent bien rempli. Ainsi, un forum des sports ou un temps fort associatif a toute sa place à la rentrée de septembre, au moment des inscriptions. Dans le même esprit, les manifestations de plein air s’organiseront plutôt sur des mois réputés à moindre risque climatique. Un bon principe de date – dans l’idéal repérée des habitants – constitue un véritable plus. Une solution de repli en cas de mauvais temps est toujours la bienvenue, en particulier quand aucun report de date n’est possible ou envisageable.

 

- Le choix d’un lieu s’avère bien entendu primordial pour le succès de l’événement et son déploiement dans la durée. En lien avec une date judicieusement choisie, c’est un facteur stratégique du succès. On sait là encore combien un moment fort de la vie locale est spontanément associé au lieu qui l’accueille – si possible régulièrement. C’est un repère et un élément de lisibilité ! Un lieu va plus ou moins faciliter la scénographie comme c’est le cas d’une salle de spectacle ou d’un espace modulable. Dans une fête populaire en plein air, le lieu choisi représente incontestablement un point fort de la communication ! Bien définir le périmètre, anticiper toutes les conséquences en termes de circulation et de stationnement (avec les arrêtés ad hoc), faire savoir aux riverains les contraintes et les nuisances possibles est indispensable.

 

Notre conseil
Prévoyez une communication spécifique en direction des riverains voire un temps privilégié d’information en leur direction. Concernés au premier chef par les conséquences de la fête, ils doivent être traités en primeur par rapport au reste de la population.


 

- La qualité de la sono : c’est un « incontournable » dans toute manifestation : un son de qualité va permettre de partager un moment, de ne pas rester à l’écart parce qu’on aurait rien entendu. La meilleure manifestation du monde ne sera pas pleinement réussie si le son ne suit pas : il est donc indispensable de porter une grande attention à ce point précis, à prévoir les répétitions et tests nécessaires. S’agissant de lieux de plein air à sonoriser, on veillera à s’entourer des garanties nécessaires à une qualité correcte.

 

Les buffets municipaux
 
Que ce soit des apéritifs dînatoires, des buffets, voire des repas, ces moments conviviaux font partie intégrante de l’organisation, ils constituent en général la dernière image sur laquelle on reste. Quelle que soit la formule choisie, et au-delà de ce qui est proposé, il faudra veiller à l’organisation de ce moment : service en salle, encombrement des buffets, possibilité de poser son assiette et son verre… sans oublier la « scénographie » plus spécifique au dressage et à la décoration qui produisent toujours un certain effet.

 

- Des partenariats à organiser : ils peuvent être multiples – associations locales, clubs sportifs – et assurent non seulement une main-d’œuvre efficace mais surtout donnent à la manifestation un véritable point d’appui à la manifestation locale. Ils permettent parfois avec du mécénat de susciter l’adhésion de quelques commerçants, partenaires économiques importants pour qui ce geste (par exemple : un don de 5 000 euros une fois l’an) est une façon de témoigner son intérêt pour la vie locale.

 

Sport : une réception organisée par la mairie
 
Il s’agit là aussi d’un cas relativement courant de la vie locale : la mairie organise une réception pour féliciter une équipe qui s’est distinguée dans une compétition, ou parfois regroupe trois ou quatre équipes (pas plus) que le maire souhaite distinguer. Il faut conserver à ce type de réception une dimension « exceptionnelle ». En règle générale, un court propos du maire introduit la réception, rappelant les titres de l’équipe ou du sportif distingué suivi d’une remise de médaille et d’un apéritif. Il est évidemment d’usage de permettre au sportif distingué de dire quelques mots, souvent attendu de l’assistance présente à cette occasion. Une médaille de la ville gravée au nom du sportif distingué peut être remise à l’intéressé – c’est plus simple individuellement que collectivement avec une équipe. Dans ce genre de réception, il faut un minimum de solennité au propos – on honore, on distingue, on félicite – sans omettre la nécessaire convivialité liée aux valeurs du sport. La presse locale doit avoir été conviée. L’apéritif est en général l’occasion pour les invités de rencontrer le ou la sportive ou l’équipe concernée. C’est un moment auquel il faut accorder un temps véritablement convivial : celui durant lequel les invités aiment à se retrouver.

 

2. Aller vers des éco-événements, un « vrai plus »

 

Tout événement, de quelque nature qu’il soit, sportif, culturel, etc. génère, par son organisation et ses infrastructures, des consommations d’eau, d’énergie, la production de déchets, etc., et ainsi, a des conséquences sur l’environnement. Un éco-événement a pour objectif de réduire ces impacts. Il est caractérisé par les éléments suivants, qu’il n’est pas nécessaire de réunir tous pour obtenir cette qualification, qui donne une valeur ajoutée à une manifestation :

- réduction des impacts environnementaux et sociétaux négatifs ;

- valorisation des impacts environnementaux et sociétaux positifs ;

- sensibilisation du public et des partenaires ;

- renforcement des retombées économiques locales ;

- implication de façon transversale de toutes les parties prenantes ;

- mise en place de systèmes permettant l’accessibilité à tous ;

- évaluation des impacts et mise en place d’indicateurs ;

- mise en place d’une stratégie d’amélioration continue.

 

Organiser un éco-événement revient à travailler sur un plusieurs des points suivants :

- les déchets ;

- les transports de personnes ou de marchandises ;

- l’énergie, l’eau, la restauration, l’hébergement ;

- la communication ;

- la sensibilisation locale ;

- l’accessibilité, etc.

 

À noter
Renseignez vous auprès des collectivités partenaires qui labellisent et financent parfois ces manifestations quand elles respectent des critères. Le pack éco-événement, constitué notamment de gobelets réutilisables et de poubelles de tri sélectif, est ainsi mis gratuitement à disposition des associations et des collectivités qui souhaitent mettre en œuvre une démarche écoresponsable, par le département de l’Isère et le comité départemental olympique et sportif de l’Isère.


 

3. Des points de droit à maîtriser, les autorisations nécessaires

 

Les spectacles forains, exhibitions de chant et de danse dans les lieux publics et tous spectacles de curiosités ou de variétés (spectacles de la 6e catégorie) se trouvent soumis à une autorisation du maire de la localité dans laquelle ils ont lieu (art. 13 de l’ordonnance n° 45-2339 du 13 octobre 1945, modifiée, relative aux spectacles).

Ne sont pas soumis à celle-ci les tournées théâtrales et théâtrales démontables exclusivement consacrées à des spectacles d’art dramatique, lyrique ou chorégraphique, les concerts symphoniques et autres, orchestres divers et chorales.

Les cortèges, défilés, rassemblements de personnes et toutes manifestations sur la voie publique doivent être déclarés à la mairie 3 jours au moins et 15 jours au plus avant la manifestation (décret-loi du 23 octobre 1935). Sont néanmoins dispensées de cette déclaration les sorties sur la voie publique conformes aux usages locaux. Les fêtes traditionnelles locales en sont également dispensées.

 

Plus largement, il est de tradition, notamment du fait du pouvoir de police général du maire, de déclarer toute manifestation, quand celle-ci dépasse le cadre de la simple réunion privée. Il convient, dès lors, de s’informer auprès des autorités municipales des conditions relatives en particulier :

- à l’affichage ;

- à la distribution de tracts ;

- aux annonces par haut-parleurs ;

- aux mesures de sécurité (pompiers, conformité des lieux…).

 

Les manifestations organisées à titre occasionnel, pour un nombre maximal de 6 par an, doivent faire l’objet d’une déclaration préalable auprès du préfet, un mois avant la date prévue, six semaines pour des compétitions cyclistes ou pédestres, deux mois pour des véhicules à moteur.

L’organisation d’un festival rend nécessaire, dans la majorité des cas, l’obtention d’une licence d’entrepreneur de spectacle ou a minima une autorisation du ministère de la Culture.

 

Manifestations à but lucratif
 
Les organisateurs de manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif susceptibles d’atteindre plus de 1 500 personnes doivent en faire la déclaration au maire et, à Paris, au préfet de police. Si le maire tient pour insuffisantes les mesures de sécurité envisagées par les organisateurs, étant donné l’importance du public attendu, la configuration des lieux et les circonstances propres à la manifestation, il peut leur imposer la mise en place d’un service d’ordre ou le renforcement du service d’ordre prévu.

 

4. La sécurité

 

Avec la loi n° 2000-647 du 10 juillet 2000 (loi tendant à préciser la définition des délits non intentionnels), l’imprudence, la négligence ou le manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement constituent une faute de nature à engager la responsabilité pénale du maire.

Toute manifestation accueillant du public, et ce quel que soit le lieu, est soumise à l’application de règles de sécurité. Si elle se déroule dans un lieu non agréé au préalable (gymnase, salle des fêtes, etc.), la commune peut organiser le passage d’une commission de sécurité chargée du contrôle et de la validation des installations. Parmi les principaux points à vérifier : la stabilité mécanique et la conformité électrique des abris, c’est-à-dire des stands, chapiteaux, tentes…

Un registre de sécurité doit être fourni, qui détaille les accès et dégagements, moyens de secours, alarmes et services de sécurité incendie.

L’article L.2216-2 du CGCT établit la responsabilité civile de la commune pour dommage résultant de l’exercice des attributions de police municipale. « Toutefois, au cas où le dommage résulte, en tout ou partie, de la faute d’un agent ou du mauvais fonctionnement d’un service ne relevant pas de la commune, sa responsabilité est atténuée à due concurrence ».

 

Il appartient à la commune ou à la victime de mettre en cause la responsabilité de l’organisme dont relève l’agent ou le service. Lorsqu’une personne privée est chargée par la commune de l’organisation d’une fête, sa responsabilité est en principe substituée à celle de la collectivité publique, sauf si la commune a commis une faute ou si l’entreprise organisatrice s’avère insolvable.

À noter
Au titre de ses pouvoirs de police générale, le maire a le droit de refuser de mettre à disposition un équipement municipal (stade ou salle) ou d’interdire une réunion ou un spectacle, s’il considère que sa sécurité n’est pas assurée. Il peut, en particulier, légalement interdire, sur le territoire de sa commune, tous les bals publics jusqu’à nouvel ordre, étant donné la gravité des troubles survenus au cours d’un bal organisé précédemment et l’absence de moyens pour en éviter la répétition. L’autorité municipale ne doit agir que sur des considérations liées la préservation de l’ordre public et de la sécurité.


 

5. Les débits de boissons temporaires

 

Le maire a la possibilité d’autoriser l’installation de débits de boissons temporaires. Les personnes qui, à l’occasion d’une foire, d’une vente ou d’une fête publique, tiennent des cafés ou des débits de boissons temporaires ne sont pas tenues à la déclaration nécessaire à l’ouverture d’un nouveau débit de boissons mais doivent obtenir l’autorisation de l’autorité municipale.

 

6. La billetterie

 

Les associations organisatrices de spectacles comportant un prix d’entrée omettent parfois de respecter la réglementation sur la billetterie, pourtant applicable en la matière. La gestion de la billetterie fait partie des obligations des organisateurs de manifestations soumises à TVA, applicables aux manifestations occasionnelles. Les billets doivent être numérotés suivant une suite ininterrompue et utilisés dans l’ordre numérique. Un certain nombre de mentions sont obligatoires : le nom de l’établissement, le numéro d’ordre du billet, la catégorie de place, le prix global payé par le spectateur ou la mention de la gratuité, le nom du fabricant ou de l’importateur des billets.

 

7. Les droits d’auteur

 

Les auteurs d’une œuvre sont titulaires sur celle-ci, par le seul fait de la création, d’un droit de propriété défini par les articles L.111-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Depuis 1956 existe un protocole d’accord entre l’Association des maires de France (AMF) et la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem) qui permet notamment aux communes de bénéficier d’une réduction sur les redevances versées à la Sacem.

Sont susceptibles de bénéficier de cet accord les communes adhérentes à l’AMF ou leurs commissions municipales des fêtes, les centres communaux d’action sociale (CCAS) et les établissements d’enseignement musical agréés et/ou subventionnés par la commune (conservatoires, écoles nationales et municipales de musique agréées et/ou subventionnées à plus de 50 % par la commune).

 

À noter
Le 21 juin, pour la Fête de la musique, la Sacem accorde une autorisation gracieuse aux collectivités qui organisent un concert, sous réserve que ce concert soit gratuit, qu’il ne fasse pas l’objet d’un parrainage commercial et que le budget artistique concerné soit inférieur à 305 euros. S’agissant des concerts sans recettes, les droits d’auteur sont calculés sur la base des dépenses engagées.


 

8. Les assurances

 

Quand une commune organise un spectacle, si les services municipaux se trouvent mis en cause, le régime applicable est celui de la responsabilité pour faute. Il est donc conseillé de souscrire une assurance de responsabilité civile en raison des risques encourus : vandalisme, tapage nocturne, non-conformité de la sonorisation par rapport aux normes acoustiques, accidents causés aux bénévoles et au personnel communal, voire à des tiers, sinistres aux biens, accidents causés par un agent communal.

Lorsqu’un tiers est organisateur, il a l’obligation de souscrire une assurance de responsabilité civile.

 

C - Le cas particulier de l’accueil des fêtes foraines

 

Celles-ci sont très souvent adossées à des fêtes locales qu’elles viennent enrichir en limitant les coûts pour la collectivité. L’accueil des fêtes foraines entre à la fois dans le cadre spécifique de la réglementation des spectacles et dans celui des pouvoirs de police générale du maire. Les spectacles forains doivent être autorisés par le maire, responsable de la sécurité et de la ­police du bruit.

 

Qui doit donner l’autorisation d’installation sur le domaine public ?

Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance n° 45-2339 du 13 octobre 1945 relative aux spectacles, les spectacles forains dans des lieux publics sont soumis à autorisation préalable du maire. Les communes peuvent prendre des arrêtés réglementant l’organisation des fêtes foraines sur leur territoire, ce qui peut permettre de fixer des règles de fonctionnement et de responsabilités. L’arrêté peut préciser les conditions d’occupation du domaine public, la circulation des véhicules et des piétons et le respect des règles de ­stationnement, de sécurité et d’hygiène.

Les conditions d’attribution des places mentionnées au règlement – si c’est le cas – doivent être respectées. Si le règlement spécifie que l’attribution des places a lieu d’après la disponibilité du champ de foire et la nature des métiers et tient compte de l’ancienneté des forains, le maire ne peut refuser un emplacement à des forains et ensuite l’accorder à d’autres ­forains qui exploitent le même type de manèges et sont moins anciens que les précédents (CE, 2 décembre 1992, n° 105096).

 

Le maire peut-il refuser l’installation d’une fête foraine ?

Oui, mais il n’a pas totale liberté pour accepter ou refuser les autorisations. La ­décision doit être prise au regard des objectifs de la réglementation concernée (sécurité et tranquillité publiques). Ainsi l’autorité municipale ne peut refuser de façon générale et absolue toute autorisation aux forains qui ne présenteraient pas certaines garanties (CE, 13 février 1953, Hubert de Ternay 17.472), comme la garantie particulière d’assurance de « risques aux tiers illimités ». Elle peut, en revanche, refuser un emplacement pour des motifs liés à la sécurité et à l’ordre publics : un maire peut refuser l’installation de certains types de manèges, comme les ­manèges dits « autos-scooters », pour des raisons liées au respect de l’ordre public (CAA Paris, 12 octobre 2004, n° 02PA03683).

 

Quelles sont les règles d’urbanisme pour les installations foraines ?

Les installations de manèges ou d’attractions foraines non incluses dans un parc d’attractions ou une aire de jeux sont soumises à permis de construire si elles créent une surface de plancher supérieure à 20 mètres carrés et à déclaration de travaux dans le cas contraire. Lorsqu’une installation, comme un chapiteau, est destinée à être régulièrement démontée et réinstallée à date fixe, elle peut donner lieu à un permis de construire unique, précisant la période maximum de l’année pendant ­laquelle le chapiteau peut être implanté.

 

Le maire peut-il être considéré comme responsable du bruit suscité ?

Oui. Selon l’article L.2212-2 du CGCT, le maire a en particulier pour mission de réprimer les atteintes à la tranquillité publique comme les bruits, y compris ceux de voisinage, les rassemblements nocturnes qui troublent le ­repos des habitants. Il lui revient donc de prendre les mesures appropriées : la cour administrative d’appel de Marseille a reconnu que la commune d’Aix-en-Provence a commis une faute lourde lors de l’organisation d’une fête foraine. La ville avait demandé au ­comité des forains que la sonorisation soit en permanence modérée et stoppée à partir de 22 heures, ce qui n’a pas été respecté. La cour administrative d’appel a estimé que la ville n’avait pas pris de mesures suffisantes pour faire cesser les nuisances, compte tenu notamment de la durée de la période sur laquelle se tenait la fête foraine (plus d’un mois). Elle a qualifié ce comportement de faute lourde, donnant lieu à réparation du préjudice subi par les riverains (CAA Marseille, 5 juillet 2004, n° 02MA01916).

De plus, une commune peut voir sa responsabilité engagée, faute pour le maire d’avoir pris les mesures propres à faire cesser la nuisance sonore découlant de l’usage de haut-parleurs (CE, 25 septembre 1987, Commune de Lège-Cap-Ferret, n° 68501).

 

Les maires peuvent-ils faire contrôler la sécurité des manèges ?

Compte tenu de l’absence de réglementation spécifique, il n’existe pas actuellement d’agrément administratif d’organismes de contrôle chargés de vérifier la sécurité des manèges forains. Cependant, les maires peuvent faire effectuer un contrôle des manèges forains par un ­organisme de contrôle agréé. En cas de danger grave ou immédiat, l’activité d’un manège peut également, en application des articles L.221-5 et L.221-6 du Code de la consommation, être suspendue et l’exploitant contraint de réaliser les aménagements nécessaires pour que l’installation présente la sécurité requise.

 

L’accueil des cirques
 
Quelque 200 cirques sillonnent la France avec des animaux sauvages et domestiques. De nombreuses troupes foraines circulent par ailleurs (cirques contemporains sans animaux notamment). À ces cirques s’ajoutent des ménageries itinérantes présentant des reptiles, requins, otaries…
Les troupes de cirque doivent, préalablement à leur installation, obtenir un permis de stationnement délivré par le maire en qualité d’autorité titulaire du pouvoir de police administrative, aux termes de l’article L.2212-2 du CGCT. Le maire délivre cette autorisation si l’installation, qui ne doit pas nuire au domaine public communal, n’est pas de nature à troubler l’ordre public. Dès lors qu’il y a occupation sans titre du domaine public, la commune peut, après avoir enjoint ses occupants d’évacuer les lieux, saisir la juridiction administrative pour faire ordonner leur expulsion et l’autoriser à y procéder, en cas de nécessité, avec recours à la force publique, ainsi qu’à enlever ou démolir les installations des occupants aux frais de ces derniers. Enfin, concernant le local où se produit la troupe de cirque, cet établissement recevant du public doit être contrôlé par la commission locale de sécurité, conformément aux dispositions des articles R.123-1 et suivants du Code de la construction et de l’habitation. Le maire est à cet effet compétent pour ordonner la fermeture d’un tel établissement fonctionnant en infraction à ces dispositions, en application de l’article R.123-52 dudit code. Les cirques font partie des installations de type CTS (chapiteaux, tentes, structures).

 


D - En période électorale, savoir adapter le protocole lié aux fêtes et manifestations

 

1. Les règles de la communication institutionnelle en période électorale

 

Les réceptions, manifestations et autres commémorations obéissent aux principes communs de l’ensemble de la communication institutionnelle : neutralité, antériorité, régularité et identité. La prudence doit prévaloir en matière d’organisation de manifestations publiques. Le risque s’avère, en effet, d’autant plus élevé que les élus sont souvent appelés, à l’occasion de ces événements, à prononcer des discours. Ils s’exposent alors à ce que les moyens humains, matériels et financiers déployés par la collectivité pour l’organisation de la manifestation soient regardés comme autant d’avantages directs consentis par une personne morale et strictement prohibés par l’article L.52-8 du Code électoral. Leur tenue est possible sans ampleur nouvelle – sous réserve de respecter un certain nombre de principes de précaution.

Les actions classiques habituellement organisées par la collectivité ne sont pas constitutives d’une aide illégale (prohibée) si elles restent totalement distinctes de la campagne électorale. La dimension traditionnelle ou habituelle d’une fête, l’absence d’allusion – dans la forme ou les propos tenus – amènent le juge de l’élection à ne pas considérer le maintien de telles manifestations comme constituant une manœuvre électorale. Un événement exceptionnel – type anniversaire dont la date serait indiscutable – justifie aussi l’organisation d’une manifestation publique par la collectivité, en évitant toutefois toute valorisation des élus sortants (un an avant le scrutin) et des réalisations ou de la gestion de la collectivité (six mois avant).

 

Les inaugurations ne sont pas, par principe, interdites en période électorale. L’organisation de cérémonies d’inauguration y est admise si la date retenue par la collectivité est justifiée au regard des circonstances locales. Le juge cherche, notamment, à établir si la cérémonie a été retardée ou anticipée à l’approche du scrutin. Il est ainsi fréquemment jugé que l’organisation d’une cérémonie d’inauguration d’un équipement collectif et la publicité faite à cette occasion ne participent pas à la promotion publicitaire des réalisations de la collectivité, lorsque ces manifestations coïncident avec la mise en service ou l’ouverture au public de cet équipement (CC, 29 janvier 1998, Rhône, n° 97-2251 AN ; CC, 6 février 1998, Réunion, n° 97-2217 AN).

Les inaugurations doivent donc être impérativement justifiées par le calendrier des travaux. Un équipement a même pu être inauguré huit jours avant le premier tour de scrutin, sans que le juge ait qualifié ce choix de manœuvre de nature à altérer la sincérité du scrutin. Respecter le calendrier des travaux implique ainsi de ne pas inaugurer un équipement ouvert au public depuis un an ou une installation en service depuis plusieurs mois. Dans ce cas, le juge pourrait estimer se trouver en face d’une campagne de promotion publicitaire des réalisations de la collectivité : « Considérant que la municipalité sortante, dont faisait partie en tant que maire M. Faure, tête d’une des listes s’étant présentées à l’élection municipale d’Annonay les 11 et 18 juin 1995, a inauguré, le 10 mars 1995, une bibliothèque municipale qui avait été ouverte au public dès le mois de décembre 1993, puis, le 22 mars 1995, une station d’épuration qui fonctionnait depuis plusieurs mois ; que, dans ces conditions et dans les circonstances de l’espèce, ces deux manifestations, largement portées à la connaissance du public, constituent des éléments d’une campagne de promotion publicitaire des réalisations de la collectivité d’Annonay, prohibée par l’article L.52-1 du Code électoral précité ; que, compte tenu du faible écart de voix séparant au deuxième tour la liste de M. Faure de celle qui la suivait, l’organisation de ces manifestations doit être regardée comme ayant été de nature à altérer la sincérité du scrutin ; qu’il y a donc lieu, pour ce motif, d’annuler les élections municipales qui se sont déroulées à Annonay les 11 et 18 juin 1995 » (CE, 7 mai 1997, Élections municipales d’Annonay, n° 176788). Dans ce cas précis, la juridiction a recherché, au regard de l’écart des voix séparant les candidats, si la sincérité du scrutin avait été altérée par ces inaugurations « à répétition ».

 

Le juge de l’élection a déjà eu l’occasion de se prononcer sur la licéité des cérémonies d’inauguration au regard de l’article L.52-1 du Code électoral. Quand les inaugurations représentent une activité traditionnelle de la collectivité et qu’il n’apparaît pas que le moment en soit choisi en fonction de considérations électorales, rien ne lui interdit de procéder à cette cérémonie. Ainsi, le Conseil d’État (CE, 13 novembre 1998, Élections régionales de la Guadeloupe, n° 194987) a considéré que le fait que deux inaugurations de réalisations régionales se soient déroulées pendant la campagne électorale ne constituait pas, par lui-même, un abus de propagande. Dans le même sens, l’inauguration d’un ensemble de logements sociaux réalisés par une SEM ne constitue pas un élément d’une campagne de promotion publicitaire des réalisations d’une collectivité territoriale au sens de l’article L.52-1 (CC, 20 octobre 1993, Nouvelle-Calédonie, 1re circonscription, Sarran c/Elec. Lafleur, n° 93-1382 AN). Le Conseil d’État (CE, 30 novembre 1998, Élections régionales de Languedoc-Roussillon, n° 195125) a estimé que la multiplication, par le président du conseil régional sortant, d’inaugurations, de visites de chantier, de poses de première pierre et de colloques organisés par la région ne contrevenait pas, ipso facto, aux dispositions de l’article L.52‑1. De la même façon, le Conseil d’État (6 décembre 1996, Élections municipales de Canet-en-Roussillon, n° 173806) a estimé que le rythme et le nombre des inaugurations auxquelles le maire sortant avait procédé pendant la campagne électorale ne constituaient pas une manœuvre de nature à altérer la sincérité du scrutin dès lors qu’elles n’avaient eu aucun caractère exceptionnel. Reste que, bien évidemment, l’inauguration doit être réelle et correspondre à un calendrier de réalisation et d’ouverture au public étranger aux impératifs électoraux.

 


Campagne de promotion prohibée
L’article L.52-1 du Code électoral dispose que, dans les six mois qui précèdent le scrutin, aucune campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion d’une collectivité ne peut être organisée sur le territoire des collectivités intéressées par le scrutin. Le champ d’application de cet article est large. Tous les supports ou modes de communication sont concernés : bulletins municipaux périodiques, site Internet de la collectivité, discours prononcés par le maire sortant, cérémonies d’inauguration, panneaux d’affichage ou encore courriers municipaux destinés aux habitants (cartons d’invitation à des manifestations, cartes de vœux, etc.). La participation d’une collectivité à des manifestations de soutien à des produits régionaux, ainsi qu’une consultation organisée par un conseil régional sur l’aménagement du territoire, ne constituent pas des procédés de publicité commerciale au sens de l’article L.52-1.

 

2. Protocole et devoir de réserve en période électorale

 

En période de campagne électorale, deux précautions sont à observer par les candidats intéressés au scrutin :

- ne pas organiser de cérémonie nouvelle l’année précédant une élection ;

- éviter l’évocation du bilan de l’action lors d’inauguration.

 

Il n’est nullement interdit de se livrer à des actes protocolaires si ceux-ci répondent à une tradition bien établie hors des périodes électorales. L’article 6 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que « la liberté d’opinion est garantie aux fonctionnaires ». La liberté d’expression est son corollaire. Le principe général demeure celui de l’application aux fonctionnaires du droit commun des libertés publiques, dont les lois régissant les libertés publiques, comme la liberté d’opinion et d’expression.

En dehors du service, les fonctionnaires ont, comme tout citoyen, le droit de participer aux élections et à la campagne qui les précède. Ils restent toutefois soumis au devoir de réserve « classique » qui s’impose à tout agent public en vertu de la jurisprudence. L’appréciation du devoir de réserve incombe, sous le contrôle du juge, à l’autorité hiérarchique, qui tient compte de divers éléments comme :

- le niveau de responsabilité ;

- la nature des fonctions ;

- la publicité donnée à l’expression des opinions ;

- le lieu où le fonctionnaire a exprimé ses opinions ;

- la circonstance qu’il est investi d’un mandat politique ou syndical.

 

Par ailleurs, dans le cadre de la période de la campagne électorale, une obligation de « réserve d’usage » a été consacrée à l’égard des fonctionnaires. Cette obligation limite la liberté d’expression des agents dans l’exercice de leurs fonctions. Elle s’impose en particulier aux chefs de service de l’État et aux agents placés sous leur autorité.

Tous les fonctionnaires qui sont amenés à participer, dans l’exercice de leurs fonctions, à des manifestations ou cérémonies publiques sont concernés par cette obligation, qui est une tradition républicaine. Elle vise à préserver la nécessaire neutralité politique de l’autorité administrative en période électorale et l’impartialité des agents. La « période de réserve » évite aussi aux agents d’être mis en difficulté parce qu’ils assisteraient, dans le cadre du service, à une manifestation publique au cours de laquelle pourrait naître une discussion politique. Elle permet de s’assurer qu’aucun fonctionnaire ne fera usage de sa fonction à des fins de propagande électorale.

L’interdiction, durant cette période, de participer, dans le cadre des fonctions, à une manifestation ou à une cérémonie publique est rappelée aux chefs des services déconcentrés, avant chaque élection, qui relayent l’information aux agents de leur circonscription placés sous leur autorité. Elle peut toutefois être nuancée au cas par cas, en fonction des situations particulières.

 

Les dates fixant la période de réserve sont données pour chaque période électorale, ce qui permet, à cette occasion, de rappeler la doctrine en la matière en tenant plus particulièrement compte des manifestations prévues durant cette période, afin que le devoir de réserve soit respecté en toutes circonstances (QE André Chassaigne, JO AN 25 octobre 2011, n° 101241 : http://questions.assemblee-nationale.fr/q13/13-101241QE.htm).

 

E - En guise de conclusion

 

L’organisation d’une fête populaire passe d’abord par le respect de nombre de règles de sécurité, indispensable au succès de l’initiative. Les fêtes sont génératrices de montage de chapiteaux, de barriérage, de marquage au sol, de public à accueillir en toute sécurité et ce sont là des points essentiels.

Le protocole va ensuite, comme souvent, s’appuyer sur des règles simples et de bon sens. Par exemple, les indispensables préséances dues au rang des représentants institutionnels devront être adaptées dans une version simple, pour éviter une solennité excessive. Il y a là une part d’appréciation, de l’ordre du bon sens, quant à la tonalité à donner à une fête. Il faut, en revanche, particulièrement insister sur les questions techniques – son, électricité, eau… – et, plus largement, de responsabilité du maire sur nombre de points. Dans l’organisation d’une fête, les problématiques techniques sont multiples et aucun protocole ne sera abouti sans prise en compte des aspects juridiques.

 

Bruno COHEN-BACRIE

Directeur de la communication de la ville d’Échirolles

 

Modèle

 

ORGANISATION D’UNE MANIFESTATION LOCALE

Modèle de fiche à remplir pour chaque proposition

 

Date(s) : ……

 

Nom de la proposition : ……


Genre (musique, danse, arts de rue, sport, animation jeux…) : ……

 

Porteur / référent de l’action (citer les partenaires s’il y en a) :

Nom : ……

Prénom : ……

Adresse : ……

Numéro portable : ……

E-mail : ……

Nom association / service : ……

 

Nombre encadrants / professionnels : ……

 

Capacité d’accueil estimée : ……

 

Présentation résumée du contenu :

……

 

Public visé : ……

 

Horaires : ……

 

Lieu(x) souhaité : …… (à confirmer par le comité de pilotage ou d’organisation)

 


DEMANDE DE MATÉRIEL ET D’INTERVENTION

 

Chapiteaux :

…… grands 4 x 8 m (nombre très restreint : privilégiez les 3 x 3 m)

…… petits 3 x 3 m

…… tables

…… chaises

…… barrières

…… éléments de bar

…… grilles d’exposition

…… containers

…… bas à boissons

…… sonos

…… extincteurs

…… branchements eau

…… branchements électriques

 

Autres : ……

 

Pour consulter le contenu dans son intégralité ...

Vous devez être abonné.

Contenu réservé

J'ai un compte

Je m'identifie

Je n'ai pas encore de compte :

Je crée mon compte
 

Vous possédez un compte si vous êtes inscrit sur un des sites du Groupe Territorial ou sur le site lagazettedescommunes.com. Utilisez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.


Les sites du Groupe territorial

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit d'accès, cliquer sur la rubrique « Mon compte » du site web ; pour obtenir communication des informations vous concernant, rendez-vous sur la page « contacts » du site.


(Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)


Vous n'êtes pas abonné ?

 

Haut de page

Sommaire

Rechercher par mots clés