consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 50  GÂTEAU DES ROIS DES RETRAITÉS

 

Chaque année, au cours de la première semaine de janvier, le président du conseil général présente ses vœux au personnel de la collectivité. 

Pour les vœux aux retraités, une cérémonie particulière est prévue. En effet, la présentation des vœux aux anciens est fixée pendant la période consacrée à la célébration du gâteau (ou galette) des rois. 

 

A - La date 

 

Cette manifestation est organisée dans le courant du mois de janvier. Elle est arrêtée en fonction des contraintes de l’agenda du président. 

 

B - Les invitations 

 

Les invitations du président du conseil général sont élaborées et lancées par le service d’action sociale dépendant de la direction des ressources humaines, qui tient à jour le fichier des retraités : chaque retraité possède une carte d’adhérent. 

Les invitations se font sous la forme de lettres nominatives avec demande de réponse. 

Chaque retraité est invité avec une personne de son choix. 

Les élus de la collectivité et les directeurs des différents services sont également invités. 

 

C - Le lieu 

 

Cette manifestation se déroule au sein de la collectivité. Elle permet à cette occasion aux retraités de rencontrer leurs anciens collègues de travail, de s’informer de l’évolution de leur ancien service et d’échanger des nouvelles de chacun. 

 

D - L’organisation 

 

L’organisation doit privilégier la simplicité, pour conserver à cette manifestation toute sa convivialité et sa festivité. 

 

a) L’accueil 

 

Une signalétique sera installée et des hôtesses d’accueil mises à disposition pour conduire les invités vers la salle. 

Un vestiaire sera ouvert, indispensable en cette saison. 

 

b) Les horaires 

 

Les horaires de la cérémonie peuvent être fixés entre 15h et 18h. 

 

c) La collation 

 

On dresse un buffet pour déposer les gâteaux et galettes des rois. 

Des rafraîchissements et du champagne seront prévus. 

Des tables rondes sont dispersées dans la salle. On peut prévoir des tables pour 10 ou 12 personnes. 

Une table d’honneur sera disposée au centre de la salle. 

Les tables, nappées de blanc, seront dressées sobrement. 

Les centres de table sont composés d’assiettes avec chocolats, calissons et papillotes. 

 

d) L’animation 

 

Une animation musicale est prévue et toujours chaleureusement accueillie : 

- souvent, un petit orchestre avec chanteur pour permettre aux invités de danser et de reprendre certains refrains ; 

- les besoins techniques de cet orchestre auront été listés au préalable, notamment concernant l’alimentation électrique des instruments ; 

- l’orchestre sera positionné sur un podium qui sera monté dans la salle. 

 

e) Le déroulé 

 

Les retraités auront été conviés une demi-heure avant le début de la manifestation. 

Ils seront accueillis par le personnel du service d’action sociale de la direction des ressources humaines et invités à aller prendre place autour des tables selon leurs affinités. 

Une fois tout le monde installé, le président du conseil général rejoint le salon pour prononcer l’allocution des vœux, entouré des élus présents. On aura posé un pupitre sonorisé sur le podium, qui sera enlevé dès la fin de l’allocution pour permettre l’installation immédiate de l’orchestre. 

Le président passera alors de table en table pour saluer tous les invités et prendra place à la table d’honneur, composée des plus anciens et des plus jeunes retraités, des élus présents, ainsi que d’un représentant de la direction des ressources humaines. 

Le service des gâteaux et galettes des rois et le service des boissons seront effectués à chaque table par des serveurs. 

Une fois tous les invités servis, l’animation musicale pourra commencer. L’orchestre débutera sa prestation et les invités pourront selon l’humeur soit se rendre sur la piste de danse (espace réservé devant le podium), soit reprendre les refrains du répertoire généralement sélectionné à leur intention. 

 

Astuces
- Toujours prévoir un accès par ascenseur pour les personnes à mobilité réduite. 
- Une personne de l’organisation sera mise à disposition des invités, pour éventuellement commander des taxis pour les retraités qui le désirent. 
- Un technicien sono sera présent durant toute la durée de la manifestation pour pallier un éventuel dysfonctionnement. 
- Demander à l’intendance une vigilance accrue des serveurs, pour veiller aux demandes des invités. 
- Informer les directeurs et chefs de service assistant à la cérémonie de la présence d’anciens agents de leurs services et leur indiquer les tables concernées. 
- Informer le service médical de la collectivité de cette manifestation dans l’éventualité de malaises.

 

Michèle TOMASI 

Protocole et relations publiques, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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