consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 49  JOURNÉE INTERNATIONALE DES DROITS DE L’ENFANT, SUIVIE D’UNE CONFÉRENCE-DÉBAT DANS UN DÉPARTEMENT

 

A - Objet 

 

Les actions de prévention et de protection de l’enfance constituent l’un des axes majeurs de la politique de certains départements, qui se sont engagés dans une politique volontariste en faveur de l’enfant et de la famille. C’est ce qui explique le succès rencontré chaque année à l’occasion de la Journée internationale des droits de l’enfant. Cette journée d’animation festive et colorée accueille, toute la journée, des milliers d’enfants et leurs familles. Une conférence-débat, organisée en fin d’après-midi, clôture la journée. 

 

B - Préparation 

 

Une fois la date fixée, généralement aux alentours du 20 novembre, il convient d’organiser une réunion préparatoire avec les services de la collectivité. 

Lors de cette réunion, les responsabilités seront clairement définies : 

- la direction de l’enfance se chargera du programme, de la recherche d’un ou plusieurs intervenants, de l’animateur et du thème de la conférence ; 

- le service de la vie associative assurera la gestion des inscriptions des associations, ainsi que l’animation ; 

- le service des événements assurera la mise en place des stands et toute la signalétique, essentielle à pareille manifestation ; 

- le service du protocole aura en charge l’élaboration du carton d’invitation pour la conférence-débat, le fichier des invités et la commande du cocktail, l’accueil du ou des intervenants ; 

- le service de la communication élaborera l’affiche et le dépliant relatifs à la manifestation ; 

- le service presse assurera la diffusion des deux événements auprès des médias ; 

- le service intérieur aura en charge la gestion des autorisations spéciales inhérentes à ce genre de manifestation ; 

- le service sécurité veillera au respect du cahier des charges lié aux contraintes spécifiques de la journée. 

 

C - Invitations et fichiers 

 

Le service du protocole de la collectivité sera chargé de collecter les fichiers de la direction de l’enfance pour les fusionner avec le sien afin d’éviter les doublons. 

 

Le carton d’invitation se présentera ainsi : 

 

M. … 
Président du conseil général de … 
M. … 
Vice-président du conseil général 
Délégué à la protection de l’enfance, prévention sanitaire et protection maternelle et infantile 
 
ont le plaisir de vous convier 
(jour, date et heure) 
 

à la conférence-débat 
(nom de la conférence) 
à (lieu) 
 

Débat animé par (nom du ou des intervenants) 
 

RSVP avant le (date) 
(téléphone, e-mail ou télécopie) 

Hôtel du Département 
(adresse)

 

L’envoi des cartons se fait trois semaines avant la manifestation. 

 


D - Logistique 

 

Dans le salon destiné à recevoir la conférence, prévoir : 

- l’installation d’un podium ; 

- un écran géant à placer derrière le podium ; 

- des fauteuils et petites tables pour les intervenants et l’animateur ; 

- des micros HF pour les différents intervenants, l’animateur et le public ; 

- un pupitre sonorisé et la présence un technicien pendant toute la durée de la réception ; 

- la mise en place d’une signalétique pour l’acheminement du public ; 

- 2 hôtesses pour l’accueil et l’accompagnement des invités ; 

- 2 hôtesses dans la salle pour le passage des micros ; 

- la présence du photographe de la collectivité ; 

- l’emplacement pour le cocktail ; 

- la réservation d’emplacements de stationnements pour les invités. 

 

E - Déroulement 

 

En fin de matinée, visite des stands et ateliers par le président, une délégation d’élus de la collectivité, certaines personnalités liées à la manifestation et la presse. 

Accueil du public toute la journée. 

Aux alentours de 18h, le président se rend en salle publique où est prévue la conférence-débat ; il salue les intervenants et les personnalités présentes et prononce son allocution. 

À l’issue de son intervention, il donne la parole à l’animateur : 

- l’animateur présente les différents intervenants ; 

- interventions des intervenants ; 

- débat avec la salle. 

 

À l’issue du débat, le président reprend la parole pour conclure la manifestation et inviter le public à rejoindre le buffet. 

 

Astuces
- Réserver un emplacement parking et un accès aménagé pour les personnalités à mobilité réduite. 
- Prévoir un podium suffisamment spacieux pour pouvoir accueillir l’écran géant, les intervenants, l’animateur et le mobilier. 
- Prévoir un espace rafraîchissements pour les enfants. 
- Réserver quelques emplacements parking pour les personnalités et les intervenants.

 

Alexandra CASELLI 

Adjointe au protocole, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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