consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 48  INAUGURATION DE STRUCTURES MOBILES DANS UN DÉPARTEMENT

 


Le conseil général peut, pour permettre aux communes du département de bénéficier d’activités sportives pour les enfants, proposer de mettre à leur disposition des structures mobiles : au printemps et en été un terrain d’athlétisme, en hiver une patinoire. 

 

A - Le terrain d’athlétisme 

 

1. La date 

 

Cette structure peut être installée dès les vacances scolaires de printemps dans une commune, être démontée et remontée ensuite le mois suivant dans une autre commune, et ainsi de suite jusqu’au mois d’août. 

Cette opération peut se répéter d’année en année de façon à satisfaire le plus grand nombre. 

 

2. L’installation 

 

Il faut préparer cette installation en coordination avec les communes, et suffisamment en amont. 

La commune doit mettre à disposition un terrain d’accès simple, avec possibilité de parking et facilités pour personnes à mobilité réduite. 

Les dates d’installation et de fonctionnement doivent être fixées en parfait accord avec la commune. 

Le maire doit prendre les arrêtés municipaux qui s’imposent. 

Le conseil général mandate un prestataire, qui se met en rapport avec les services techniques de la mairie pour fixer les procédures d’installation et fournir un cahier des charges précis. 

Une signalétique est posée, et la collectivité est représentée par des drapeaux, des banderoles et des oriflammes. 

 

3. L’utilisation 

 

Cette structure est proposée : 

- pendant les vacances de printemps et au cours du mois de juin à tous les scolaires de la commune : primaire, secondaire. Un calendrier d’utilisation est établi dès l’installation, en relation avec les chefs d’établissement ; 

- concernant les mois de juillet et d’août, la mise à disposition est faite au profit des centres aérés, et associations sportives. 

 

Par le biais de son service des sports, la collectivité mandate des éducateurs sportifs dûment diplômés pour assurer l’encadrement et la bonne utilisation du matériel mis à disposition. 

Des conventions d’utilisation sont signées entre les différents partenaires. 

 

4. L’inauguration 

 

Chaque installation est inaugurée à chaque fois. 

 

a) L’invitation 

 

Un carton d’invitation est établi en relation avec la mairie. Un visuel de la piste d’athlétisme et les logos de l’institution et de la mairie figureront au recto. Le texte au verso sera rédigé de la façon suivante : 

 

M. … 
Président du conseil général de … 
M. … 
Maire de la commune de … 
M. … 
Conseiller général du canton de … 
 
ont le plaisir de vous convier le 
(date) 
à l’inauguration de la piste d’athlétisme mobile 
(adresse) 
 
Un rafraîchissement clôturera la manifestation. 
RSVP (téléphone et/ou e-mail)


b) Le fichier 

 

La collectivité établit un fichier protocolaire à l’adresse des élus, des représentants des autorités et collectivités, des associations sportives du département, de l’inspection académique. 

Il est fourni à la mairie destinataire un nombre de cartons préalablement défini pour permettre les invitations locales, scolaires et associatives. 

 

c) L’inauguration – le geste inaugural 

 

Le ruban tricolore est disposé à l’entrée du stade mobile (on s’assurera de la présence d’enfants – écoles, associations). On prévoit de le faire tenir, ainsi que le coussin où seront déposés les ciseaux, par deux enfants des écoles de la commune ou des associations utilisatrices. 

Le public pourra être installé tout autour du stade. 

Le président de la collectivité, le maire, les élus présents seront disposés le long du ruban, et le président procédera à la coupure. Il remettra quelques morceaux aux élus et aux enfants présents. 

 

> Les allocutions 

 

Un pupitre avec sonorisation sera installé au centre du stade mobile de manière à être vu de tout le monde. 

Les allocutions se dérouleront de la manière suivante : 

- mot d’accueil du maire de la commune ; 

- allocution du président de la collectivité. 

 

> L’animation 

 

Après les allocutions, il sera procédé à une animation sportive, de 10 minutes environ, avec utilisation de tout le matériel existant. 

 

> Le rafraîchissement 

 

La collectivité offre à tous les participants un rafraîchissement. 

Le buffet sera installé à proximité de la structure, sur un terrain stable. Il comprendra des jus de fruits, diverses eaux et quelques biscuits sucrés. 

 

Astuces 

- Prévoir quelques chaises de jardin autour du stade pour les personnes âgées et/ou à mobilité réduite. 
- S’assurer que le pupitre sera protégé du soleil (parasol). 
- Si le budget le permet, prévoir une petite tribune de quelques bancs pour permettre aux officiels d’assister à l’animation.

B - La patinoire 

 

1. La date 

 

La patinoire mobile peut être installée dans une commune à partir du mois de décembre et couvrir les vacances scolaires de Noël, durant le mois de janvier, jusqu’aux vacances scolaires de février. 

 

2. L’installation 

 

Concernant l’installation de la patinoire mobile, la procédure est identique à celle prévue pour le terrain d’athlétisme. 

Une contrainte supplémentaire : il faut que le terrain de positionnement soit suffisamment grand pour accueillir la structure et la machinerie nécessaire à la fabrication et au maintien de la glace. 

 

3. L’utilisation 

 

Au cours de toutes les périodes d’utilisation, cette structure sera proposée aux scolaires de la commune, ainsi qu’aux associations sportives et centres aérés, selon un calendrier défini entre tous les partenaires. 

La collectivité met à disposition des éducateurs sportifs pour l’encadrement. 

Les conventions d’utilisation sont signées entre les différents partenaires. 

 

4. L’inauguration 

 

Pour l’inauguration, le même procédé que celle du stade mobile se met en place.

 

a) L’invitation 

 

Même forme et façonnage de carton. 

 

b) Le fichier 

 

Mêmes contacts pour le fichier. 

 

c) L’inauguration – le geste inaugural 

 

Le ruban tricolore est disposé à l’entrée de la patinoire mobile. Il sera tenu, ainsi que le coussin présentant les ciseaux, par des enfants des écoles de la commune ou des associations utilisatrices. 

On prévoit l’installation du public autour de la patinoire. 

Le président de la collectivité coupera le ruban entouré du maire et des élus présents. 

 

> Les allocutions 

 

Un pupitre avec sonorisation sera installé au centre de la patinoire. 

Pour permettre l’accès au pupitre, on procédera à la pose d’un tapis, pour éviter aux intervenants de glisser sur la glace. 

Les allocutions se feront dans le même ordre que pour le stade : 

- mot d’accueil du maire de la commune ; 

- allocution du président de la collectivité. 

 

> L’animation 

 

Après les allocations, il sera prévu une démonstration de patinage, de 10 minutes maximum. 

 

> Les boissons chaudes 

 

La collectivité offre à tous les participants des boissons chaudes (thé, chocolat), accompagnées de biscuits sucrés. 

 

Astuces
- Malgré le froid, prévoir quelques chaises. 
- S’assurer que la mairie a prévu un poste de secours en cas de blessures. 
- Toujours si le budget le permet, installer une tribune pour assister à la démonstration.

 

Michèle TOMASI 

Protocole et relations publiques, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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