consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 47  ORGANISATION DES RENCONTRES DÉPARTEMENTALES DE L’INSERTION

 

- rappeler les orientations politiques du conseil général ; 

- valoriser son intervention en matière d’insertion ; 

- valoriser l’action des partenaires du dispositif ; 

- renforcer les liens entre les acteurs du dispositif. 

 

Ces assises correspondent à un moment clé du dispositif d’insertion : 

- un an de mise en œuvre du RSA ; 

- adoption d’un nouveau plan départemental d’insertion (2010-2012). 

 

Un prestataire extérieur est chargé d’organiser l’animation de la journée et la communication autour de l’événement. Il doit notamment définir la formulation des messages à diffuser, les priorités des thèmes d’ateliers ou celle des tables rondes en concertation avec la direction de l’insertion. 

Cela implique une parfaite maîtrise du dispositif du RSA. 

 

A - Date et horaire 

 

La direction de l’insertion du conseil général, service organisateur, saisit le cabinet du président et propose deux ou trois dates. Concernant l’horaire, il sera fonction des contraintes liées à l’emploi du temps du président. Il tiendra compte également des impératifs de la presse. 

L’organisation de cette journée implique la mobilisation de la direction de l’insertion, des ressources humaines, de la communication, des services généraux et du protocole. 

Plusieurs centaines de participants sont attendus (les professionnels de l’insertion, les partenaires associatifs, les partenaires institutionnels et les représentants du monde économique). 

 

B - Invitation et programme 

 

Le projet de carton est élaboré par le service du protocole en concertation avec la direction de l’insertion. L’élu dont la délégation (insertion sociale et professionnelle) est concernée doit figurer sur l’invitation. 

Le dépliant avec le mot du président est conçu par la direction de la communication. 

Le programme de la journée et les thèmes des ateliers ou tables rondes sont élaborés par la direction de l’insertion et le prestataire extérieur. 

La lettre T pour confirmation de la participation et des choix des ateliers est rédigée par le protocole et réalisée par le studio graphique, qui appose un numéro d’autorisation accordé par la Poste. 

La direction de l’insertion établit le fichier des professionnels et le transmet au protocole pour envoi. 

Une adresse mail dédiée spécialement à la manifestation est mise en service. 

Une cellule est déterminée pour centraliser toutes les réponses, gérer les confirmations d’inscriptions et les renvois du carton de confirmation. 

Le service presse assure la diffusion de l’événement auprès des médias. 

 

C - Logistique 

 

Une signalétique complète est mise en place pour indiquer les parkings disponibles, les points d’accueil, les salles de réunions et les différents ateliers. 

L’intendance a en charge les différents lieux d’accueils, salle de presse, salon d’entretiens, point « café ». Elle doit veiller à la décoration végétale, à l’approvisionnement en boissons (eaux, jus de fruits…), blocs, stylos. 

Prévoir la présence du photographe du conseil général. 

 

a) L’accueil 

 

À l’entrée de l’Hôtel du département, les hôtesses accueillent les personnalités et remettent un badge et une pochette de documents à chacun des participants ; elles les dirigent, en fonction de l’horaire de leur arrivée, soit vers le point café, soit directement vers la salle des séances publiques. 

Le point café est installé dans un espace à proximité des salles publiques et plénières. Thé, café, jus de fruits, eau et biscuits seront proposés aux participants. 

Quand la capacité d’accueil de la salle des séances publiques est atteinte, le reste du public est alors invité à prendre place en salle des séances plénières, réservée à cette occasion. 

De son côté, le service presse de la collectivité accueillera dans une salle qui leur sera spécialement réservée l’ensemble des représentants des médias. 

Le protocole sera, lui, plus spécialement affecté à l’accueil des personnalités du premier rang protocolaire. 

 

b) Les salles 

 

Pour ce forum, la présence des techniciens en régie est nécessaire car une retransmission est faite en salle des séances plénières. 

La projection vidéo du discours du président, la diffusion de films, de diapos et de documents informatiques impliquent la présence de caméraman en salle et l’enregistrement des débats. 

Les hôtesses sont chargées de passer les micros dans les zones non sonorisées de la salle des séances publiques et les huissiers de transmettre les questions venant de la salle. 

Le plan de tribune est établi autour du président et de l’élu concerné avec les personnalités indiquées dans le programme. 

Il faut préparer les cavaliers de tribune de tous les intervenants et leur réserver des places au premier rang de la salle. 

Un carré presse sera réservé. 

Des petites bouteilles d’eau et des verres sont disposés en tribune à la disposition des intervenants. 

 

c) Les allocutions 

 

Le président salue les élus, les personnalités et l’ensemble des participants. 

Le président, les élus et les personnalités prennent place en tribune. 

Le président prononce le discours d’ouverture des Rencontres départementales de l’insertion. 

L’animateur présente les personnalités et le programme de la journée. 

Le modérateur ouvre les débats. 

 

d) Le cocktail 

 

En fin de matinée, le président annonce l’ouverture du cocktail déjeunatoire et invite les participants à rejoindre les buffets dans le salon d’honneur. 

Le buffet déjeunatoire est commandé par la cellule cocktail et mis en place par la cellule de l’intendance. 

Une partie de ce salon est consacrée à une exposition en lien avec le thème des rencontres, et des stands installés dans cette même partie accueillent du personnel spécialisé qui va renseigner le public concerné tout au long de la journée. Le service des événements assurera la mise en place de toutes les infrastructures. 

Le service sûreté est présent et veille aux normes de sécurité liées aux contraintes spécifiques du salon. 

 

e) Le déjeuner 

 

Le président invite les personnalités à se rendre sur le lieu du déjeuner. Le service du protocole se charge de les acheminer vers la salle à manger réservée à cet effet. 

Le protocole accueille et installe les invités selon un plan de table prédéfini. 

La liste des invités est déterminée en fonction des personnalités inscrites dans le programme et de leur présence. 

Le menu du déjeuner est proposé par le protocole, en fonction des éventuelles contraintes alimentaires. 

Le repas est réalisé par les cuisiniers de la collectivité. 

À l’issue du déjeuner et pour éviter les retards, le protocole donnera le signal de reprise, puis reconduira en salle, à leur place, l’ensemble des intervenants, pour la seconde partie des rencontres. 

 

Astuces
- Communiquer quelques numéros de téléphones portables indispensables aux intervenants venant de l’extérieur, surtout si l’accès au bâtiment n’est pas évident. 
- Prévoir un intervenant « suppléant » en cas d’indisponibilité de dernière minute. 
- Demander l’ouverture permanente de l’infirmerie en cas d’incident. 
- Choisir un menu « poisson » : il a le mérite de contourner l’ensemble des contraintes alimentaires.

 

Leila BENKALI 

Adjointe au service du protocole, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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