consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 46  ORGANISATION D’UN CENTRE D’APPELS POUR LE TÉLÉTHON AU SEIN D’UNE COLLECTIVITÉ

Sollicitées par diverses associations liées au Téléthon, bon nombre de collectivités territoriales s’associent chaque année à cette action en proposant, à l’occasion du week-end qui lui est consacré, des locaux adaptés et équipés pour la mise en place de centres d’appels.


A - La date


Le Téléthon étant organisé traditionnellement le premier week-end de décembre, l’ouverture du centre d’appels sera fixée au vendredi à partir de 19h00 (heure du premier appel) et fonctionnera sans interruption jusqu’au dimanche 2 heures.


B - Organisation


1. Choix des locaux


- La salle doit être d’un accès facile et être suffisamment spacieuse pour accueillir une centaine d’emplacements téléphoniques. Une salle mitoyenne sera également équipée pour la gestion des promesses de dons.

- Un espace « restauration » est à organiser à proximité pour les différentes pauses fixées à intervalles réguliers, selon des créneaux horaires précis.


2. Installation des locaux


- Le dispositif des lignes téléphoniques est mis en place prioritairement par un prestataire le mercredi qui précède le week-end Téléthon.

- Dans le même temps, les services internes de la collectivité sont saisis pour l’installation des tables et chaises selon le plan. Ces deux installations sont concomitantes.

- On prévoit également :

* deux « paper-board » pour inscrire appels et montant des promesses de dons,

* feutres et rouleaux de feuilles supplémentaires,

* deux portants avec cintres pour le vestiaire,

* diverses tables autour de la salle pour la réception des divers documents,

* une table pour l’attribution des badges aux bénévoles,

* un téléviseur avec connexion au réseau des chaînes nationales et raccordement aux prises électriques pour diffusion permanente de l’émission télévisée.


3. Organisation des prises d’appel


- Des créneaux d’appels sont définis, en principe d’une durée de trois heures pour chaque bénévole.

- L’association, à l’initiative de la demande de l’organisation du centre d’appels, propose à ses membres bénévoles de s’associer à cet événement.

- La direction de la communication, dans le cadre de la communication interne, par le biais « d’intranet », sollicite les agents de la collectivité pour participer à l’événement.

- Un planning est établi, en concertation, de façon à ce que tous les postes d’appel soient occupés continuellement.

- Un parking sera spécialement réservé aux bénévoles présents tout au long de l’opération.

4. Prestations alimentaires


Pendant toute la durée de l’événement et en fonction des horaires, l’espace « restauration » servira petits-déjeuners, collations conséquentes à midi et le soir, et pauses-café tout au long du week-end.

Ces prestations seront servies dans une salle voisine de la salle du centre d’appels.


C - Prise du premier appel


La prise du premier appel est toujours fixée le vendredi à 19h00.


Après avoir reçu toutes les informations indispensables à la bonne marche de l’opération, tous les bénévoles prennent place à leur poste, autour des tables.


La presse aura été informée par la direction de la communication et le photographe de la collectivité aura été mandaté.


Le président de la collectivité, accompagné d’élus, est accueilli par les responsables de l’association et est dirigé vers le poste qui recevra le premier appel.


Dès la première sonnerie, le président répond et annonce la première promesse de don.


On propose aux élus présents de prendre également quelques appels.


Président et élus se prêtent aux interviews et aux photos, sollicités par les divers représentants de la presse présents.


Communication sera faite aux médias du montant des promesses de dons obtenues par ce centre d’appels.


Astuces
- Pour médiatiser l’action de la collectivité, on peut prévoir une performance qui sera relayée par les télévisions ; par exemple : une course à pied, autour, ou s’il est suffisamment spacieux, dans le bâtiment.
- Plus simple à organiser, une course d’endurance de vélos sur pied aura l’avantage de pouvoir réunir le public et les élus qui souhaiteront contribuer à cette performance.
- La collectivité peut également décider de faire un don : la remise de chèque s’effectuera à la clôture de la manifestation. Elle sera médiatisée.
- Les prestations alimentaires sont mises à disposition des bénévoles au fur et à mesure, de façon à ce que tout le monde soit servi.


Michèle TOMASI

Service du protocole et des relations publiques du conseil général des Bouches-du-Rhône

 

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