consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 44  INAUGURATION D’UN ESPACE SENIORS PAR UN CONSEIL GÉNÉRAL

 

Il existe au sein de certains conseils généraux des structures spécialement dédiées à la gestion des clubs seniors de l’ensemble de leur département. Ce sont des structures associatives ouvertes vers le maintien du lien social. Leur objectif est de permettre à tous l’accès aux loisirs, aux voyages, aux sports et à la culture. 

 

A - La date – L’heure 

 

Le pôle seniors, service organisateur du conseil général, saisit le cabinet du président et propose deux ou trois dates en fonction du conseiller général du canton. 

Concernant l’horaire, il sera fonction des contraintes liées à l’emploi du temps du président, à celui du conseiller général et à la disponibilité du personnel de l’espace seniors. Il tiendra compte également des impératifs de la presse. 

La fin de matinée ou la fin d’après-midi s’avère être, généralement, la bonne réponse. 

 

B - Le repérage 

 

Le repérage doit s’effectuer en présence des services concernés, bâtiment, événements, presse, le responsable des hôtesses, l’intendance, etc., à l’heure prévue pour l’inauguration. Le personnel doit être présent, ainsi que le responsable de l’espace senior. 

 

Ce repérage permet de déterminer 

- le plan d’accès ; 

- les emplacements parking ; 

- le dispositif de sécurité ; 

- la signalétique ; 

- le circuit de visite (salle informatique, salle de gymnastique, laboratoire de langues, salle de musique…) ; 

- la mise en place d’un circuit pour les personnes à mobilité réduite. 

 

Il permet également de prévoir 

- le nombre d’hôtesses pour l’accueil des personnalités ; 

- l’emplacement du podium, le pupitre et la sonorisation, pour les allocutions ; 

- le ruban, le coussin et les ciseaux ; 

- le lieu de la réception, l’emplacement des buffets. 

 

C - L’invitation 

 

Le projet de carton est élaboré par le service du protocole en concertation avec le pôle seniors. 

L’élu dont la délégation (affaires sociales) est concernée doit figurer sur l’invitation, ainsi que l’élu du canton. 

Le protocole établira le fichier protocolaire et transmettra un quota de carton au pôle seniors et aux deux conseillers généraux concernés. 

 

D - Le déroulé 

 

Il est le fil conducteur de l’inauguration et énumère toutes les précisions indispensables au bon déroulement de la manifestation : 

- l’accueil : quand, où, par qui ? 

- l’accès et l’accueil des personnes à mobilité réduite ; 

- le geste inaugural : quand, où et qui, en présence de ? 

- le circuit de la visite : animée par ? les salles visitées ? durée approximative ? 

- l’ordre de prise de parole des personnalités. 

 

1. L’accueil 

 

Les hôtesses accueillent les personnalités et les dirigent vers le point rencontre. 

Le service presse accueille et prend en charge les journalistes et les photographes. 

Le service du protocole accueille les élus et le président. 

 


2. Le geste inaugural 

 

Le président et les personnalités prennent place derrière le ruban tenu par deux seniors. 

Un troisième senior présentera au président le coussin avec les ciseaux. 

 

3. La visite 

 

Le responsable de l’espace senior fait visiter l’ensemble de l’espace et présente les matériels acquis. 

Une mise en situation pour une démonstration est prévue telle que des cours d’anglais ou d’informatique, l’espace étant valorisé par l’utilisation du matériel par les adhérents. 

 

4. Les allocutions 

 

À l’issue de la visite, le groupe des personnalités rejoint devant le podium l’ensemble des invités. Le président, les élus et le responsable de l’espace prennent place sur le podium. 

Le responsable de l’espace prononce une brève allocution d’accueil. Le conseiller général du canton dit quelques mots et cède la parole au président. 

 

5. Le cocktail 

 

À la fin des discours, le président annonce l’ouverture du cocktail et invite les adhérents à rejoindre les buffets. 

 

Astuces
- Informer le voisinage et l’inviter afin de maintenir de bonnes relations. 
- Prévoir quelques chaises autour du buffet. 
- Impliquer les seniors dans les préparatifs de l’inauguration en les sollicitant pour être les acteurs dans le cadre de démonstrations. 
- Permettre aux adhérents de montrer leur talent en organisant une mini-visite d’exposition de leurs peintures, ou un bref concert si chorale il y a, ou encore quelques minutes d’une pièce de théâtre. 
- Bien souvent, l’ensemble des activités culturelles est prétexte à l’élaboration d’un spectacle de fin d’année. Projet très motivant pour les seniors heureux de s’impliquer dans pareil événement.

 

Leila BENKALI 

Direction du protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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