consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 43  INAUGURATION D’UN SALON DE L’AGRICULTURE ET CÉLÉBRATION DE LA CUVÉE DANS UN DÉPARTEMENT

 

A - Objet 

 

Forts et fiers de leurs traditions, les conseils généraux œuvrent pour la mise en valeur des différents produits qui font la richesse de leur territoire. 

Pour valoriser au mieux les productions spécifiques de leur département, certains proposent un éventail de manifestations telles que salons, foires, marchés, journées de …, etc. 

C’est ainsi que, doté d’un patrimoine naturel très riche, un conseil général du sud de la France organise chaque année, en partenariat avec la chambre départementale d’agriculture, un salon qui met à l’honneur les produits du terroir. Dans le cadre de ce « salon du terroir », sont également proclamés les résultats de la cuvée, concours qui récompense une sélection des meilleurs vins du département. 

 

B - Préparation 

 

Une fois la date fixée, généralement le premier week-end de juin, il convient d’organiser une réunion préparatoire avec les services de la collectivité et ceux de la chambre d’agriculture. Elle devra déterminer très précisément le rôle de chacun : 

- la chambre assurera la gestion des inscriptions au salon, la livraison des produits et l’installation des animaux, ainsi que tous les soins et la logistique liée à ces derniers ; 

- le service des événements assurera la mise en place de toutes les infrastructures : stands, chapiteaux, arène, sur les espaces réservés (hall, jardins, parking, etc.), et toute la signalétique essentielle à pareille manifestation ; 

- le service du protocole aura en charge : 

* l’élaboration du carton d’invitation pour l’inauguration, 

* le fichier des invités, 

* la commande du cocktail, 

* la recherche du parrain ou de la marraine de la cuvée, 

* l’organisation de l’inauguration du salon et de la cérémonie de la proclamation des résultats de la cuvée ; 

- le service de la communication élaborera l’affiche et le dépliant relatifs à la manifestation ; 

- le service presse assurera la diffusion de l’événement auprès des médias ; 

- le service intérieur aura en charge la gestion des autorisations spéciales inhérentes à ce genre de manifestation. Il assurera l’entretien et le nettoyage des espaces durant les deux journées ; 

- le service sécurité veillera au respect du cahier des charges lié aux contraintes spécifiques du salon. 

 

C - Invitations et fichiers 

 

Le service du protocole de la collectivité sera chargé de collecter les fichiers du partenaire pour les fusionner avec le sien et éviter ainsi le désagrément des doublons. Le parrain recevra un courrier personnalisé, signé du président. 

 

Le carton d’invitation pourra prendre la forme suivante : 

 

« XXXX XXX » 
Président du conseil général de … 
« XXXX » « XXX » 
Vice-président du conseil général 
Délégué au développement agricole 
« XXXX » « XXX » 
Président de la chambre départementale d’agriculture de (département) 
 
ont le plaisir de vous convier 
jour, date et heure 
À L’INAUGURATION DE (nom de la manifestation) 
Lieu … 
 
et à la dégustation de 
LA NOUVELLE CUVÉE DÉPARTEMENTALE 
Lieu … 
 
RSVP avant le « date » 
« téléphone » -  mail » - « télécopie » 
Hôtel du département  
« adresse »

L’envoi des cartons se fait trois semaines avant la manifestation. 

 

Un quota de cartons est remis au partenaire principal. 

 

D - Logistique 

 

Dans le salon prévu pour recevoir la cérémonie inaugurale et la proclamation des résultats de la cuvée, prévoir : 

- l’installation d’un podium ; 

- un pupitre sonorisé et la présence d’un technicien pendant toute la durée de la réception ; 

- une petite table pour disposer les diplômes destinés aux lauréats ; 

- la mise en place d’une signalétique pour l’acheminement du public ; 

- 4 hôtesses pour l’accueil et l’accompagnement des invités ; 

- la présence du photographe de la collectivité ; 

- l’organisation de la salle en deux parties, celle de la cérémonie et celle du cocktail déjeunatoire avec buffet, tables, chaises et mange-debout ; 

- la décoration florale ; 

- la réservation d’emplacements de stationnement pour les invités. 

 

E - Déroulement 

 

- Arrivée des personnalités, du partenaire et du parrain qui seront accueillis par le président du conseil général à l’entrée du salon. 

- Visite des stands. 

- Allocutions : 

* le président du conseil général, 

* le partenaire principal. 

- Le président du conseil général reprend la parole pour présenter le parrain ou la marraine de la cuvée. 

- Intervention du parrain ou de la marraine. 

- Proclamation des résultats et remise des diplômes aux lauréats de la cuvée. 

- Photo de l’ensemble des personnalités présentes sur le podium (élus, lauréats parrain/marraine). 

- Déjeuner. 

 

Astuces
- Réserver un emplacement parking et un accès aménagé pour les personnalités à mobilité réduite. 
- Pour la recherche du parrain ou de la marraine, s’adresser aux théâtres, salles de spectacles ou clubs sportifs ; comédiens, artistes ou athlètes apprécient le côté convivial de la manifestation et se réjouissent de recevoir quelques bouteilles de la nouvelle cuvée. 
- Prévoir un podium suffisamment spacieux pour qu’il puisse accueillir les élus, les lauréats, le parrain ou la marraine. 
- Organiser la remise des diplômes de façon à ce que chacune des personnes présentes sur le podium puisse récompenser un lauréat. 
- Pour le buffet, prévoir des spécialités de la région.

 

Alexandra CASELLI 

Adjointe au protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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