consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

consultationGuide des usages, du protocole et des relations publiques

III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 41  CÉRÉMONIE DE POSE DE LA PREMIÈRE PIERRE DE LA PREMIÈRE PISCINE INTERCOMMUNALE

 

A - Préambule 

 

La gestion des équipements culturels et sportifs d’intérêt communautaire est une compétence optionnelle de l’intercommunalité. Le choix d’adopter cette compétence a généré, au cours de la dernière décennie, le transfert d’un grand nombre de piscines municipales du territoire vers la communauté d’agglomération. Ainsi, bâtiments, équipements et personnels de ces piscines sont devenus pour la plupart entièrement communautaires et fonctionnent dans un schéma de cohérence au sein de bassins de vie. 

 

L’objectif étant de rapprocher les équipements nautiques intercommunaux des habitants du territoire et des bassins de vie, et donc de leur offrir un service de proximité équivalent, l’idée de construire la première piscine intercommunale est née au terme de plusieurs années de réflexion. Elle sera à la fois un lieu d’entraînement d’élite, un centre d’apprentissage à la natation des scolaires et un espace de détente et de sport de qualité pour tous. 

 

B - Réunion de cadrage 

 

- Identifier le pilote de l’opération ; 

- convier toutes les personnes susceptibles de participer au montage de la manifestation (direction de la maîtrise d’ouvrage, direction des sports, direction des moyens généraux, direction de la communication, un représentant de la commune d’accueil) afin d’identifier un interlocuteur pour chacun de ces services ; 

- choisir une date en accord avec le président de l’intercommunalité, le vice-président délégué aux sports, le maire de la commune d’accueil et l’architecte ; 

- envisager une proposition de déroulé de la manifestation et établir une liste globale d’invités ; 

- établir la liste des actions logistiques et administratives à amorcer (sonorisation, estrade, pupitre, cocktail, chapiteau, truelle et ciment à prise lente, construction du muret, parchemin, invitations…) ; 

- prévoir l’affichage des collectivités : drapeaux et socles, kakémonos, banderoles ; 

- prévoir l’exposition des différents plans du projet de l’architecte sur des chevalets ; 

- carton d’invitation : identifier les puissances invitantes, prévoir une photo du chantier et/ou une photo du projet de l’architecte pour le visuel ainsi qu’un plan d’accès au site ; 

- évoquer la réalisation du parchemin : texte, support et contenant ; 

- prévoir la fiche technique et les éléments de discours pour les élus ; 

- prévoir le décorum (plantes, fleurs, photos de sports nautiques, etc.). 

 

C - Repérage sur le site 

 

- Avoir en mains le déroulement prévu pour en vérifier la faisabilité ; 

- définir le lieu du cérémonial et des discours (s’assurer de la possibilité d’installer un chapiteau et un revêtement de sol sur l’espace choisi, en prendre les mesures) ; 

- prévoir la sécurisation du site par rapport au chantier avec le responsable du chantier et la commune ; 

- évaluer les possibilités d’organiser une visite de chantier pour un petit groupe d’officiels à partir d’un cheminement qui sera balisé et sécurisé ; 

- évaluer la capacité d’accueil pour les stationnements aux abords du chantier et prévoir des espaces réservés pour les véhicules officiels ; 

- envisager le fléchage d’accès au site à partir d’un point de repère logique et connu sur la commune d’accueil ; 

- localiser les possibilités d’accès à l’électricité. 

 

D - Le parchemin 

 

- Prévoir un support (assez épais) de format A4 qui sera inséré dans un tube de plexiglas ; 

- le contenu technique et administratif du parchemin sera rédigé par la direction de la maîtrise d’ouvrage mais la partie administrative devra être contrôlée par le protocole ; 

- prévoir une table à proximité du muret ou sur le lieu des discours pour la signature du parchemin par les personnes y figurant ; 

- vérifier que l’espace d’insertion du tube dans le muret est bien conforme aux dimensions du tube. 

 


E - L’invitation 

 

- Vérifier l’ordre des préséances sur le carton d’invitation et indiquer « en présence de » pour l’architecte et/ou l’invité d’honneur ; 

- ne pas oublier d’inviter le conseil municipal de la commune d’accueil, l’architecte, les entreprises et le personnel du chantier, les présidents des clubs de natation du territoire et les sportifs de haut niveau soutenus par la collectivité, les riverains qui subissent les nuisances liées au chantier, la personne qui a donné son nom au bâtiment ou, à défaut, l’un de ses descendants ; 

- il convient de s’assurer de la médiatisation de la manifestation : transmettre le carton d’invitation en format « pdf » au service presse de la collectivité organisatrice et en informer le photographe ; 

- s’assurer de la disponibilité des puissances invitantes et des intervenants pour les discours ; 

- vérifier l’harmonie du visuel, l’adresse et l’insertion du plan d’accès. 

 

F - Le déroulé 

 

- Accueil des invités par le service protocole de l’intercommunalité 1/2 heure avant le début de la cérémonie ; 

- visite rapide du chantier par un petit groupe d’officiels ; 

- discours : 

1 - présentation du projet par l’architecte, 

2 - allocution du maire de la commune d’accueil, 

3 - allocution du vice-président de l’intercommunalité délégué aux sports, 

4 - allocution du président de l’intercommunalité, 

5 - remerciements de la personne ayant donné son nom au bâtiment (invité d’honneur) ; 

- signature du parchemin (par les personnes précitées) ; 

- scellement du parchemin dans la pierre ; 

- cocktail déjeunatoire. 

 

Astuces
- Toujours garder à l’esprit qu’une cérémonie de ce type se déroule généralement sur un chantier, ce qui présente des risques pour les invités et des conditions d’accès difficiles : boue, gravats, engins divers, etc. 
- Pour le scellement du parchemin, penser à utiliser le ciment à prise lente mais ne pas le faire préparer trop tôt. 
- Ne pas confondre « Pose de première pierre » et « Inauguration ». En effet, il faut limiter le nombre d’invitations et considérer que l’inauguration du bâtiment sera une nouvelle occasion de lancer des invitations. 
- Tenter d’apporter un peu d’animation à la solennité de la cérémonie. Ex. : mise en place de deux skydancers* à l’arrière du muret de scellement afin de dynamiser le caractère sportif de l’événement et mettre en scène les performances des sportifs de haut niveau en exposant des photos, demander aux élus et aux personnalités présentes de se coiffer d’un casque de chantier. 
- Il est prudent de prévoir le cocktail dans une salle municipale à proximité du site car un chantier n’est jamais très confortable, surtout si la cérémonie se déroule en hiver. 
- Prévoir des toilettes d’accès facile, discret et sécurisé, mais le plus éloigné possible du lieu de la cérémonie. 
* skydancer : structure gonflable représentant un personnage aux bras levés et portant les couleurs de la collectivité, équipée à sa base d’un moteur qui propulse la silhouette vers le ciel et dont les mouvements varient au gré de la puissance de ventilation. Attention ! Ce dispositif, que l’on retrouve souvent sur des manifestations sportives, est assez bruyant. Il est donc recommandé de le mettre en marche après les discours.

 

Sylvie RISO 

Responsable du protocole et des relations publiques de la Communauté du Pays d’Aix 

 

Pour consulter le contenu dans son intégralité ...

Vous devez être abonné.

Contenu réservé

J'ai un compte

Je m'identifie

Je n'ai pas encore de compte :

Je crée mon compte
 

Vous possédez un compte si vous êtes inscrit sur un des sites du Groupe Territorial ou sur le site lagazettedescommunes.com. Utilisez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.


Les sites du Groupe territorial

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit d'accès, cliquer sur la rubrique « Mon compte » du site web ; pour obtenir communication des informations vous concernant, rendez-vous sur la page « contacts » du site.


(Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)


Vous n'êtes pas abonné ?

 

Haut de page

Sommaire

Rechercher par mots clés