consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 38  ORGANISATION D’UN DÎNER DE GALA AU COURS D’UNE COMPÉTITION SPORTIVE ANNUELLE

Des manifestations sportives ponctuent chaque année le calendrier événementiel des collectivités territoriales et lancent généralement la saison estivale. Associée à d’autres partenaires, qu’ils soient publics ou privés ou en partenariat principal, la collectivité territoriale organise un dîner de gala, offert généralement la veille de la finale de la compétition. 

 

A - La date 

 

C’est en été, saison propice aux sports de plein air, que ces événements sont généralement programmés. Ils se déroulent sur plusieurs jours, tout au plus sur une semaine. 

 

B - Le lieu 

 

Le dîner est organisé sur l’espace réservé à la compétition. Généralement, un village de tentes est installé, avec un espace restauration. 

 

C - Réalisation d’un fichier 

 

Préalablement à la préparation d’un carton d’invitation, et dans l’optique de préparer un fichier bien ciblé, il faut lancer une consultation de tous les élus de la collectivité en leur demandant : 

- de transmettre une liste des associations sportives qu’ils souhaitent inviter, en limitant le nombre en fonction du nombre d’élus (par exemple : 3 associations ou comités sportifs par élu) ; 

- de fournir le nom du président, ainsi que les coordonnées postales et téléphoniques (fixe et mobile). 

 

Cette consultation s’effectue par note aux élus, en précisant une date butoir de réponse. Pour plus de sûreté, cette note sera faxée à chaque élu. 

 

Par ailleurs, on demande à l’organisateur de la compétition de fournir un fichier, qui regroupera l’ensemble des partenaires de cette compétition. 

 

Une demande sera adressée au directeur des sports de la collectivité, pour qu’il fournisse les coordonnées de quelques contacts privilégiés. Une table sera donc réservée au service des sports. 

 

Les représentants de la presse locale sont également conviés. 

 

D - Le carton d’invitation 

 

Une fois le fichier préétabli, on prépare le carton d’invitation qui pourrait se présenter comme suit : 

 

………………………… 
Président ………

Et les élus de l’assemblée ………
ont le plaisir de vous convier
À LA SOIRÉE DE ………… (Nom de la collectivité) 
dans le cadre de ……………… (Intitulé de la compétition ou concours)

……… (date) à ……… (heure) 
………………………… (adresse)


Réponse souhaitée au plus tard le ……… (15 jours avant la date du dîner) 
Tél. … … … … … Fax … … … … … Courriel …………

 

Ce carton est adressé : 

- à tous les élus de l’assemblée de la collectivité ; 

- à tous les présidents d’associations ou de comités dont les coordonnées ont été fournies ; 

- aux représentants de la presse locale ; 

- à tous les partenaires ; 

- et aux organisateurs. 

 

Généralement, ces invitations sont prévues pour deux personnes. 

 

Une fois la date butoir atteinte, des relances systématiques sont effectuées de manière à obtenir, au plus juste, le nombre exact de participants. 

 

E - L’organisation 

 

1. Le stationnement 

 

Prévoir, avec les organisateurs, un emplacement parking, à proximité du lieu de réception, suffisamment grand pour accueillir la totalité des invités. 

 

Pour définir l’accès, le service du protocole pourra faire éditer un papillon à apposer sur le pare-brise des véhicules. Selon le budget, le carton d’invitation peut suffire. 

 

2. Les menus 

 

Le choix du menu se fait en étroite concertation avec l’organisateur de l’événement sportif. 

 

Une fois le menu choisi, on fait établir un visuel correspondant à la manifestation et on édite un menu par participant que l’on disposera sur les tables devant chaque verre. 

 

3. L’installation des tables  

 

a) La table d’honneur 

 

Deux solutions peuvent être envisagées pour la table d’honneur : 

- une grande table où pourront être installés les représentants des principaux partenaires, les organisateurs de la compétition ou du concours, et les diverses personnalités présentes ; 

- une table plus restreinte, composée du président organisateur de la compétition ou du concours, de l’élu chargé des sports, et des partenaires fidèles à cet événement. 

 

Quelle que soit la solution choisie, un plan de table sera établi, et un cavalier au nom de chaque participant sera déposé devant sa place. 

 

Le président de la collectivité sera placé de façon à voir tous les convives ; la coprésidence de la table sera assurée par la plus haute autorité sportive présente ou par le président de l’association organisatrice de la manifestation. 

 

b) Les tables des élus 

 

Une table sera attribuée à chaque élu présent, pour lui permettre de dîner avec les présidents des associations ou comités sportifs qu’il aura sélectionnés. 

 

En fonction du nombre de leurs invités, deux élus peuvent partager la même table. 

 

Chaque table sera identifiée au nom du (ou des) élu(s). 

 

c) Les tables des partenaires 

 

Pour les partenaires ne se trouvant pas à la table d’honneur, on aura prévu deux ou trois tables, identifiées. 

 

d) La table des sports 

 

La table des sports sera également identifiée et présentée au directeur des sports qui sera présent (ou son représentant). 

 

4. Les listes des invités 

 

Le jour J, on établit les listes des invités : 

- une liste par ordre alphabétique des personnes ayant répondu favorablement ; 

- une liste globale des « oui » et des « non » ; 

- une liste par élu. 

Le tout pour permettre le contrôle des invités présents, et pour pouvoir répondre à toute question des invités ou des élus. 

F - L’accueil des invités 

 

Le jour J, une demi-heure avant l’arrivée des invités, on installe une table à l’entrée de l’espace pour contrôle des listes. 

 

Lorsque les participants se présentent, deux personnes à l’accueil contrôlent les listes, et une troisième personne leur présente la table où ils seront installés, en fonction de l’élu qui les a invités. Ils sont ensuite invités à se rendre à l’espace apéritif, en attendant l’arrivée de tous les invités. 

 

Quelques invités n’ayant pas confirmé leur présence, n’ayant pas pu être joints, ou même ayant répondu défavorablement, vont se présenter : un pourcentage de ces cas aura été prévu au départ, et inclus dans le nombre total de repas. 

 

Au fur et à mesure des arrivées, on peut modifier l’organisation des tables. 

 

Concernant la table d’honneur, un cavalier nominatif sera disposé devant chaque couvert. Il sera remis à chaque personne y figurant un petit carton lui précisant sa place à la table d’honneur, et la personne chargée des tables lui montrera également sa place. 

 

Chaque invité sachant où s’asseoir, on évitera la cohue au moment de l’installation pour le dîner. 

 

G - Le déroulé 

 

Dès l’arrivée du président de la collectivité, après qu’il a salué les invités, on réunit tous les partenaires autour du président pour la photo traditionnelle, puis on invite les participants à prendre place. 

 

1. Les allocutions 

 

Il est judicieux de prévoir les allocutions après le premier plat, pour permettre aux quelques retardataires d’être installés et aux invités de calmer leur « petite faim ». 

 

Le président organisateur de la compétition ou du concours prend la parole, et après quelques mots, la donne au président de la collectivité. 

 

2. Les cadeaux 

 

Si le budget le permet, il peut y avoir un échange de cadeaux. 

 

3. Le spectacle 

 

Généralement, l’organisateur prévoit un spectacle au moment du dessert. Ce spectacle doit être court (une demi-heure à quarante-cinq minutes) pour permettre aux sportifs de se retirer suffisamment tôt, en fonction de la reprise des compétitions, et aux autorités de pouvoir se retirer en fonction leurs agendas du lendemain. 

 

Astuces
- La consultation des élus doit avoir lieu suffisamment tôt (deux mois avant la date prévue) pour avoir tous les renseignements dans les délais.
- Fixer la date butoir de réponse au moins 15 jours avant l’événement, de façon à pouvoir effectuer les relances et s’approcher d’un chiffre le plus juste possible d’invités.
- Informer le traiteur deux jours avant la manifestation du nombre de repas à préparer, en prévoyant toujours un quota supplémentaire pour les étourdis ayant oublié de répondre (environ 10 %).
- Si la solution de la grande table d’honneur a été retenue, se renseigner auprès du traiteur s’il possède cette grande table, et le nappage qui va avec. Sinon, voir avec les services de la collectivité si on peut fournir cette prestation.
- Prévoir un accès adapté lié aux contraintes des personnes à mobilité réduite.
- Concernant les allocutions, prévoir un pupitre et sa sonorisation, plus pratique pour lire un discours.
- Pour le choix du menu, se renseigner sur les contraintes alimentaires.
- Si le budget le permet, on peut prévoir un photographe, qui immortalisera chaque table. Les photos seront envoyées à chaque élu pour distribution à leurs invités, à l’organisateur pour distribution aux partenaires.
- Un objet promotionnel identifié de la collectivité peut être distribué à chaque invité au moment du départ.

 

Michèle Tomasi 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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