consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

consultationGuide des usages, du protocole et des relations publiques

III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 37  CÉRÉMONIE DE REMISE DES TROPHÉES ÉCONOMIQUES PAR UN CONSEIL GÉNÉRAL

 

A - Objet 

 

Organisation par une collectivité territoriale en partenariat avec un organisme partenaire principal d’une remise de trophées aux entreprises du département ayant pour but d’encourager et de faire connaître ces entreprises actives, innovantes et créatrices d’emplois. 

 

B - Préparation 

 

Une fois la date arrêtée, il convient d’organiser une réunion avec le partenaire et les différents services de la collectivité : 

- définir la mission de tous les intervenants du dossier ; 

- lister les différentes séquences et leurs impératifs. 

 

La direction de l’économie aura en charge de réceptionner les différentes candidatures (le règlement de participation se trouvant sur le site Internet de la collectivité), de composer le jury, de commander les trophées et d’engager la recherche du journaliste pour animer la cérémonie. 

 

Le service du protocole assurera la gestion du carton d’invitation, le fichier des invités, le cocktail et la gestion de la logistique de la manifestation avec le service des événements. 

 

Le service presse aura en charge la diffusion de l’événement auprès des médias. 

 

Le jury est présidé par le président du conseil général ou son représentant. Il est composé de professionnels et de partenaires économiques (établissements financiers, responsables d’entreprises ou de pépinières, experts-comptables, commissaires aux comptes, journalistes…) soumis à la confidentialité des délibérations. 

 

Deux réunions du jury seront organisées en vue de la sélection des futurs lauréats. 

 

C - Invitations et fichiers 

 

Le service du protocole de la collectivité sera chargé de rassembler les fichiers auprès du partenaire et de la direction de l’économie et de les fusionner avec son propre fichier pour éviter les doublons. 

 

Le carton d’invitation est établi par la collectivité territoriale et se présente de la façon suivante : 

 

(Prénom Nom) 
Président du conseil général de … 
 
(Prénom Nom) 
Conseiller général 
Délégué au développement économique 
 
(Prénom Nom) 

Président-directeur général …… (le partenaire principal) 
ont le plaisir de vous convier 
……………… (jour, date et heure) 
……………………… (lieu) 
 
à la remise des trophées
(nom de la manifestation) 
en partenariat principal avec …… 
Un cocktail suivra. 
 
RSVP : …………………… (téléphone, courriel) avant le …… (date) 
Hôtel du Département 
(adresse)

 

L’envoi des cartons se fait trois semaines avant la manifestation.

 

Un quota de cartons est remis au partenaire principal.

 


D - Logistique

 

- Installer un podium suffisamment grand pour accueillir les lauréats ;

- Installer des chaises pour le public ;

- Réserver deux rangées de chaises pour les personnalités de premier rang ;

- Réserver un carré « VIP » destiné à l’installation du jury et des lauréats ;

- Prévoir un écran pour la diffusion de petits films présentant les entreprises lauréates ;

- Prévoir la sonorisation et l’éclairage de la salle ;

- Présenter les trophées sur une table à proximité du podium ;

- Mettre en place une signalétique pour l’acheminement du public ;

- Prévoir deux hôtesses pour l’accueil et l’accompagnement des invités ;

- Prévoir deux hôtesses pour la transmission des trophées ;

- S’assurer des services du photographe de la collectivité ;

- Prévoir le traiteur ;

- Prévoir la décoration végétale et la décoration florale du buffet ;

- Déterminer la longueur et l’emplacement du buffet.

 

E - Déroulement

 

- Arrivée des personnalités et du partenaire principal qui seront accueillis par le président du conseil général ;

- présentation de la soirée des remises des trophées par l’animateur ;

- allocutions :

* du président du conseil général,

* du partenaire principal ;

- appel des mentions par l’animateur ;

- remise des trophées par le président du conseil général et le partenaire principal ;

- appel des 5e, 4e, 3e et 2e lauréats par l’animateur ;

- présentation de chaque lauréat sous forme de film vidéo ;

- remise des trophées par le président du conseil général et le partenaire principal ;

- appel du 1er prix par le président du conseil général ;

- présentation du lauréat sous forme de film vidéo ;

- remise du trophée par le président du conseil général ;

- remise d’un chèque symbolique du conseil général ;

- remise d’un chèque symbolique du partenaire principal ;

- les lauréats montent sur le podium pour une photo de groupe ;

- le président ouvre le cocktail de clôture en y invitant les personnalités.

 

Astuces
- Préparer pour chaque lauréat une fiche personnalisée reprenant le profil professionnel et privé
(nombre d’enfants, hobbies, etc.) ; 
- Prévoir 4 ou 5 places réservées, pour les personnalités de dernière minute
(souvent celles qui ont omis de confirmer leur présence) ; 
- Réserver un emplacement parking pour les personnalités à mobilité réduite ; 
- Réserver une petite partie du buffet et prévoir un service au plateau pour les personnalités de premier rang
et les personnes à mobilité réduite.

 

Alexandra CASELLI 

Adjointe au protocole, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

Pour consulter le contenu dans son intégralité ...

Vous devez être abonné.

Contenu réservé

J'ai un compte

Je m'identifie

Je n'ai pas encore de compte :

Je crée mon compte
 

Vous possédez un compte si vous êtes inscrit sur un des sites du Groupe Territorial ou sur le site lagazettedescommunes.com. Utilisez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.


Les sites du Groupe territorial

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit d'accès, cliquer sur la rubrique « Mon compte » du site web ; pour obtenir communication des informations vous concernant, rendez-vous sur la page « contacts » du site.


(Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)


Vous n'êtes pas abonné ?

 

Haut de page

Sommaire

Rechercher par mots clés