consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 36  CÉRÉMONIES D’INAUGURATION ET DE BÉNÉDICTION D’UN NOUVEL ORGUE DE LA VILLE

 

A - Objet 

 

L’orgue joue un rôle fondamental dans la liturgie chrétienne et, pour toute personne concernée, il est utile de connaître le déroulement et le rituel de cette célébration, qui rassemble de nombreux acteurs : ministère de la Culture (chargé des orgues historiques, direction de l’architecture et du patrimoine), hautes autorités ecclésiastiques, collectivités territoriales, Europe, entreprises privées, etc. 

 

Cérémonie organisée par la commune, c’est un événement solennel et exceptionnel, qui associe les autorités religieuses et l’association qui a géré les financements souvent nombreux pour la restauration de l’orgue (association dénommée le plus souvent « les Amis de l’orgue de »). 

 

B - Préparation et repérage 

 

Lorsque la date est arrêtée avec les cabinets des différentes autorités, il convient d’organiser : 

- une réunion préparatoire pour définir le rôle et la mission des divers intervenants : 

* le service du protocole aura en charge l’élaboration du carton d’invitation et sa validation par les différents partenaires, le fichier des invités, le vin d’honneur et la gestion de la logistique de la manifestation avec les services techniques, 

* le cabinet du maire prendra les décisions administratives nécessaires (arrêtés municipaux) en relation avec la police municipale pour le bon déroulement de la cérémonie : autorisation de stationnement (traiteur, livraison), itinéraire de déviation, interdiction de stationner, etc., 

* le service de la communication assurera la diffusion de l’événement (journal municipal, informations à la population et convocation des médias) ; 

- un repérage préalable dans l’église, afin de préparer les dispositions matérielles et les modalités de la cérémonie en présence de toutes les parties prenantes ; 

- un repérage sur le lieu prévu pour le vin d’honneur. 

 

C - Invitations et fichiers 

 

Le service du protocole aura la charge de rassembler les fichiers des différents partenaires et de les ajuster à son propre fichier pour éviter les doublons. 

 

Un carton d’invitation sera réalisé à l’initiative de la commune, mentionnant les principaux financeurs dans la seconde partie du carton (« en présence de… »). La maquette du carton sera soumise aux différents cabinets pour validation. 

 

La présentation pourra être la suivante : 

 


Sous le haut patronage de 
(Prénom Nom) 
Ministre de la Culture
(Prénom Nom) 
Maire de ……… 
 
Le conseil municipal de 
………
 (Prénom Nom) 
Président des Amis de l’orgue de ……… 
 
Les membres du conseil d’administration
ont le plaisir de vous convier 
AUX CÉRÉMONIES D’INAUGURATION DU NOUVEL ORGUE 
DE LA VILLE QUI SERA BÉNI PAR 
Monseigneur
(Nom)
Évêque de ……… 

 
Vendredi 19 mai 2008 
à partir de 17 heures 
en l’église de ……… 
 
en présence de
(Prénom Nom) 
Président du conseil régional 
Député de ……… 
 
(Prénom Nom) 

Président de la communauté 
d’agglomération de ………
 (Prénom Nom) 
Président du conseil général 
Sénateur de ……… 
 
(Prénom Nom) 
Président directeur général 
Société ………
Ce carton sera requis pour l’accès aux cérémonies 
et au concert d’inauguration 
 
Carton à retourner à : Hôtel de Ville 
Service du protocole

 

Une lettre plus personnelle, émanant du cabinet du maire, mentionnant une éventuelle prise de parole, sera envoyée aux autorités locales après une information préalable à leur cabinet. 

 

Le programme du concert inaugural prévu après le vin d’honneur sera joint aux invitations. 

 

L’envoi des invitations se fera au plus tard trois semaines à l’avance. 

 

Nota
Il est souhaitable de contrôler le nombre d’invitations en fonction des places disponibles dans l’église. 


 

D - Logistique 

 

- Prévoir l’installation d’un pupitre simple et sonorisé devant le premier rang des autorités (côté gauche de la nef) et la présence discrète d’un technicien pendant toute la cérémonie ; 

- prévoir, pour l’accueil des invités à l’entrée de l’église, des hôtesses chargées de les enregistrer et de leur indiquer l’accès. Une personne du protocole, à l’intérieur de l’église, aura en charge l’accueil et le placement des autorités ; 

- prévoir si nécessaire une retransmission sur écran à l’extérieur de l’église ; 

- réserver un stationnement pour les voitures officielles ; 

- pour le vin d’honneur, prévoir le traiteur, les tables nappées, la décoration florale et le personnel chargé de l’accueil des invités après la célébration ; 

- s’assurer qu’une décoration florale est bien prévue dans l’église. 

 


E - Déroulement 

 

- Accueil des autorités par le maire et le curé de la paroisse sur le parvis de l’église ; 

- installation des autorités par le protocole sur les premiers rangs de la nef (les plus hautes autorités prendront place sur le 1er rang à gauche) ; 

- mot d’accueil de l’autorité religieuse qui préside et célèbre la cérémonie ; 

- allocutions des autorités : 

* Le maire, 

* les autorités protocolaires, selon l’ordre des préséances, 

* le représentant de l’État ; 

- début du rituel de la réception de l’orgue ; 

- le maire remet les clefs de l’orgue à l’autorité ecclésiastique, qui les donne à l’organiste (selon la coutume, il conviendra de faire appel à un organiste expérimenté dans l’improvisation et l’interprétation) ; 

- présentation de la symbolique de l’orgue dans la liturgie de l’église par le célébrant (l’évêque, en l’occurrence) ; 

- bénédiction de l’orgue ; 

- dialogue rituel entre le célébrant et l’orgue : huit invocations du célébrant et huit réponses de l’orgue sous la forme d’improvisations ; 

- le nouvel orgue est déclaré apte à accompagner les chants liturgiques ; 

- bénédiction de l’assemblée ; 

- fin de la célébration ; 

- l’orgue joue le cantique de sortie et le maire conduit les invités sur le lieu du vin d’honneur. 

 

F - Le vin d’honneur 

 

Il a lieu à l’extérieur de l’église, en plein air si le temps le permet ou dans une salle à proximité. 

 

À l’issue du vin d’honneur, le maire raccompagne jusqu’à leur véhicule les autorités qui n’assisteront pas au concert inaugural. 

 

Astuces
 - Dans une cérémonie aussi dense, il est indispensable de prévoir une liste exhaustive de toutes les séquences qui la composent. 
- Prévoir le stationnement et l’accès pour les personnes à mobilité réduite, leur réserver un espace dans la nef, faire garder quelques places dans l’église pour les personnes âgées. 
- Ne pas oublier de noter le nom du facteur d’orgues et celui de l’organiste sur la liste des autorités que vous transmettrez à votre élu avant son allocution. 
- Établir un timing précis pour pouvoir déterminer l’horaire du vin d’honneur et celui du concert inaugural. 
- Prévoir au 1er rang une réservation de quelques places pour les autorités qui décideraient au dernier moment d’assister au concert.

 

Madeleine AUBERT 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône  

 

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