consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 35  ORGANISATION ET VERNISSAGE D’UNE EXPOSITION SUR L’HISTOIRE DANS UNE COLLECTIVITÉ TERRITORIALE

A - Objet


Organisation par une collectivité territoriale d’une exposition sur l’histoire en partenariat avec les organismes et associations concernés (historiens, associations d’anciens combattants, représentants de l’Éducation nationale) dans un but à la fois culturel et didactique.


B - Préparation et repérage


Lorsque la date est arrêtée, organiser :

- une réunion préparatoire avec les acteurs partenaires et les services de votre collectivité pour établir le rôle et la mission des différents intervenants :

* le service du protocole aura en charge la gestion du carton d’invitation, le fichier des invités, le cocktail et la gestion de la logistique de la manifestation avec le service technique,

* le service de la communication et/ou de la presse assurera la diffusion de l’événement (dossier de presse et convocation des médias) ;

- un repérage préalable sur le lieu de l’exposition afin de préparer les dispositions matérielles et les modalités de l’exposition.


C - Invitations et fichiers


Le service du protocole de la collectivité sera chargé de rassembler les différents fichiers des partenaires et de les ajuster à son propre fichier pour éviter les doublons.


Au-delà du protocole habituel (préfets, représentants des principales collectivités, parlementaires, corps consulaires, autorités militaires, rectorat, etc.), on veillera à inviter tout particulièrement les consuls des pays concernés par cette période de l’histoire, le secteur associatif de la ville et du département (les anciens combattants dans le cas présent) et aussi le milieu éducatif (responsables administratifs, enseignants et élèves). On peut également y associer les représentants des conseils municipal, départemental et régional des jeunes.


La collectivité invitante réalisera un carton d’invitation avec l’option d’un visuel reprenant une image de l’exposition. Les partenaires principaux seront mentionnés sur le carton sous le « en présence de ». La présentation pourra être la suivante :


(Prénom Nom)
Président du conseil général de ……………………

vous prie de lui faire l’honneur d’assister
le ………….. à …h…

au vernissage de l’exposition
« Rencontre avec l’histoire »
« Les étrangers et la Résistance dans le pays de …………………… »
1939-1945


en présence de
(Prénom Nom)
(titre)


Exposition prévue jusqu’au ………….

Hôtel du Département
(adresse)


Envoi des cartons : trois semaines à l’avance.

Un quota de cartons est remis aux différents partenaires de l’exposition.


D - Logistique


- Prévoir un pupitre et, selon l’articulation du lieu, une estrade moquettée en respectant la disposition de l’exposition ;

- prévoir la sonorisation de l’espace et un technicien présent pendant tout le vernissage ;

- avertir le photographe de votre collectivité pour qu’il puisse être présent ;

- commander le pavoisement aux couleurs de la France et de l’Europe, non seulement au fronton de la collectivité, mais aussi sur l’estrade (drapeau français en première position en partant de l’intérieur) ;

- pour l’accueil des invités, prévoir des hôtesses à l’entrée de la salle d’exposition ainsi qu’un vestiaire mobile si nécessaire ;

- réserver un stationnement pour les autorités confirmées ;

- prévoir le traiteur, les tables nappées pour le cocktail, la décoration florale des buffets.


E - Déroulement


- Visite de l’exposition
Lorsque la personnalité invitante arrive (le président du conseil général dans le cas présent), visite de l’exposition avec les personnalités et le public, ce qui permet aux retardataires d’arriver avant les allocutions ;

- allocutions :

* le président du conseil général,

* les personnalités nommées sur le carton selon l’ordre des préséances (du moins au plus),

* le représentant de l’État si présent ;

- signature du livre d’or ;

- cocktail.


F - Le cocktail


Il a lieu à la fin des allocutions, si possible dans la salle d’exposition ou dans un extérieur tout proche.

À l’issue de la manifestation, les autorités sont raccompagnées par le service du protocole jusqu’à leur voiture.


Astuces
- Éviter de fixer une date de vernissage pendant les vacances scolaires, pour faciliter la présence des responsables de l’éducation et des élèves.
- Prévoir le stationnement et l’accès pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que quelques chaises pas trop loin du pupitre pour les personnes âgées.
- Rassembler autour du pupitre les consuls présents des pays concernés par l’exposition (tous pays confondus).
- Prévoir un service particulier « au plateau » pour certaines personnes à mobilité réduite et les personnes âgées assises.
- Noter quelques idées phares lors de la visite de l’exposition, à passer discrètement à votre élu, qui lui seront fort utiles lors de la signature du livre d’or.
- Prévoir deux stylos et vérifier leur fonctionnement, précaution non superflue.
- Une attention appréciée, l’envoi de photos après le vernissage permet de marquer l’événement dans les mémoires.
- Gagner en originalité, en invitant une association spécialisée dans le costume d’époque et dont les membres pourront être présents, éventuellement, en habits d’époque.


Madeleine AUBERT

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

 

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