consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 34  PRÉSENTATION D’UN LIVRE ET VERNISSAGE D’UNE EXPOSITION CONÇUE À PARTIR DU LIVRE

 

A - Objet 

 

Cette manifestation a pour objet la présentation d’un livre portant sur la ville, à l’occasion de sa parution. Ce livre a bénéficié d’un partenariat financier avec des collectivités territoriales et des mécènes. Il s’agit d’organiser une manifestation en deux temps : vernissage d’une exposition de photos réalisée à partir du livre et présentation du livre avec les allocutions, suivie d’une séance de dédicaces et d’un cocktail. 

 

B - Invitations 

 

1. Le carton d’invitation 

 

Les collectivités territoriales partenaires sont associées sur le carton d’invitation comme puissances invitantes et dans le respect des préséances. 

 

Pour exemple : 

 

…… 
Maire de ……
…… 
Président du conseil général de ……
…… 
Président de la communauté de communes de ……
ont le plaisir de vous convier au vernissage de l’exposition 
(titre
 
le …… 
(lieu et adresse

qui sera suivi à …… de la présentation du livre 
(titre
 
de (prénom et nom de l’auteur et du photographe
Éditions …… 
 
(lieu et adresse
 
Avec le soutien de (indiquer les mécènes
(logos des collectivités)

 

Nota
Afin de limiter les coûts de réalisation de cartons et d’affranchissement, et alors que les communes s’inscrivent de plus en plus dans un projet de développement durable, il est judicieux de dématérialiser en envoyant les invitations par e-mail. 


 

2. La liste des invités 

 

- La liste protocolaire avec les élus de la ville, du conseil général et de la communauté de communes ; 

- la presse locale ; 

- le fichier culturel en privilégiant le patrimoine, la littérature et les arts plastiques. 

 

Prévoir également des cartons d’invitation à remettre à l’auteur, au photographe, à l’éditeur ainsi qu’aux mécènes. 

 

C - Vernissage de l’exposition 

 

Les photographies peuvent être installées dans un lieu public et ouvert, du type place ou parc afin d’être vues par le plus grand nombre de personnes, mais en conformité avec les règles de sécurité, notamment en cas de mauvaises conditions météorologiques (vent…). 

 

Le jour de la manifestation, il faut prévoir une sonorisation portative afin que les auteurs qui conduisent la visite guidée puissent être entendus de tous. 

 

D - Présentation du livre 

 

Si cette présentation a lieu dans un lieu public ouvert, prévoir un espace abrité (chapiteau) pour les allocutions et le cocktail. 

 

Pour les discours, prévoir la sonorisation et un podium suffisamment importants pour accueillir les différents intervenants. 

 

E - Déroulement de la manifestation 

 

- Allocution du maire de la ville ; 

- allocution du représentant de la communauté de communes ; 

- allocution du représentant du conseil général ; 

- allocution des auteurs ; 

- allocution de l’éditeur ; 

- ouverture du cocktail et séance de signatures. 

 

Astuces
- Choisir d’organiser le vernissage et la présentation du livre dans un même espace ou dans des lieux très proches, afin que les invités ne se dispersent pas. 
- Le dispositif « unité de lieu », outre les divers avantages, limite les coûts de la logistique. Multiplier les lieux induit la multiplication des dépenses, en particulier celui de la sonorisation, généralement un des budgets plus importants. 
- Prévoir une table nappée ainsi qu’une chaise confortable pour la séance de dédicaces. 
- Prévoir quelques chaises pour les personnes âgées. 
- Prévoir de faire dédicacer quelques ouvrages, à offrir à certaines personnalités présentes.

 

Patricia DETROYAT 

Chef du protocole, ville de Grenoble  

 

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