consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

consultationGuide des usages, du protocole et des relations publiques

III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 33  INAUGURATION D’UNE MAISON DE L’ENFANCE ET DE LA FAMILLE PAR UN CONSEIL GÉNÉRAL

Les Maisons de l’enfance et de la famille, dispositif public départemental, ont pour mission l’accueil d’urgence, l’observation et l’orientation des mineurs en difficulté. 

 

A - La date / L’heure 

 

Le service organisateur saisit le cabinet du président et propose deux ou trois dates.  

 

Concernant l’horaire, il sera fonction des contraintes liées à l’emploi du temps des enfants, à la disponibilité du personnel et enfin aux impératifs de la presse. La fin de matinée ou la fin d’après-midi s’avère être généralement la bonne réponse.  

 

B - Le repérage  

 

Le repérage doit s’effectuer en présence des services concernés – bâtiment, événements, presse, responsable des hôtesses, intendance, etc. – à l’heure prévue pour l’inauguration. Les éducateurs et le personnel doivent être présents ainsi que le directeur, évidemment. 

 

Cette visite préalable, véritable répétition, permet de vérifier chacune des séquences du dispositif : 

 

1/ Décider : 

- du plan d’accès, 

- des emplacements parking, 

- de l’accès pour les personnes à mobilité réduite,  

- du dispositif de sécurité, 

- de la signalétique, 

- du circuit de visite ; 

 

2/ Prévoir : 

- de solliciter le directeur pour qu’il désigne les enfants qui tiendront le coussin et les ciseaux, 

- le podium, le pupitre et la sonorisation, 

- le lieu d’ancrage du ruban et sa longueur,  

- le texte de la plaque inaugurale, le voile, 

- le dispositif de dévoilement ; 

 

3/ Déterminer : 

- le poste de chacune des hôtesses pour l’accueil des personnalités, 

- l’emplacement des allocutions,  

- celui de l’installation du buffet, 

- l’emplacement de la plaque inaugurale.  

 

C - L’invitation 

 

Le projet de carton et le texte de la plaque inaugurale sont élaborés par le service du protocole en concertation avec la direction concernée.  

 

L’élu dont la délégation est concernée doit figurer sur l’invitation. 

 

Le protocole établira le fichier protocolaire et transmettra un quota de carton au directeur de la Maison. 

 

D - Le déroulé  

 

Concis, il doit aller à l’essentiel en donnant les précisions indispensables sur : 

- l’accueil : quand, où, par qui ? 

- l’accès et l’accueil des personnes à mobilité réduite,  

- le geste inaugural : quand, où et qui en présence de ?  

- le dévoilement de la plaque : quand, où, qui avec ?  

- le circuit de la visite : si visite restreinte, identité des participants, animée par ? les salles visitées ? durée approximative ?  

- l’ordre de prise de parole des personnalités. 

 

1. L’accueil 

 

- Les hôtesses accueillent les personnalités et les dirigent vers le point rencontre ; 

- le service presse remet les dossiers de presse et répond aux sollicitations des journalistes et des photographes ; 

- chaque photographe recevra la consigne de « flouter » les visages des enfants ;  

- le service du protocole accueille les élus et le président. 

 

2. Le geste inaugural  

 

- Le président et les personnalités prennent place derrière le ruban tenu par deux enfants ; 

- un troisième enfant présentera le coussin avec les ciseaux au président. 

 

3. Le dévoilement de plaque  

 

Un enfant se tiendra près de la plaque et présentera la cordelette au président pour dévoilement de celle-ci.  

 

4. La visite  

 

Habituellement, l’itinéraire « classique » comprend la présentation d’une chambre, d’une salle de bain, du salon, de la salle à manger, des cuisines et des espaces dédiés aux jeux et à la détente. 

 

Compte tenu de la qualité des occupants de l’établissement, s’agissant d’une population sensible, c’est le directeur et lui seul qui déterminera le choix des espaces qui pourront être visités ce jour-là. La visite sera limitée à un nombre très restreint de personnalités. 

 

5. Les allocutions  

 

À l’issue de la visite, le groupe des personnalités rejoint devant le podium l’ensemble des invités. Le président, les élus et le directeur prennent place sur le podium. Le directeur prononce une brève allocution d’accueil et cède la parole au président. 

 

6. Le cocktail 

 

À la fin de son discours, le président annonce l’ouverture du cocktail et invite le public à s’y rendre.  

 

Astuces
- Inviter le voisinage aidera à maintenir les bonnes relations entre la population de la Maison et celle du quartier.
- Impliquer les enfants dans les préparatifs de l’inauguration soit par l’intervention de leur chorale, soit par des témoignages artistiques : dessins, photos ou autre…
- Prévoir des petits cadeaux pour les enfants.
- Prévoir une collation pour les enfants en veillant aux diverses contraintes alimentaires.
- Si la cérémonie est prévue à l’extérieur, prévoir une solution de repli en cas de mauvaise météo.
- Le matin de l’inauguration, effectuer une brève visite de contrôle des différentes installations (sono, système de dévoilement, etc.). Cette sage précaution épargnera les désagréments de dernière seconde.

 

Leila BENKALI 

Direction du protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

Pour consulter le contenu dans son intégralité ...

Vous devez être abonné.

Contenu réservé

J'ai un compte

Je m'identifie

Je n'ai pas encore de compte :

Je crée mon compte
 

Vous possédez un compte si vous êtes inscrit sur un des sites du Groupe Territorial ou sur le site lagazettedescommunes.com. Utilisez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.


Les sites du Groupe territorial

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit d'accès, cliquer sur la rubrique « Mon compte » du site web ; pour obtenir communication des informations vous concernant, rendez-vous sur la page « contacts » du site.


(Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)


Vous n'êtes pas abonné ?

 

Haut de page

Sommaire

Rechercher par mots clés