consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

consultationGuide des usages, du protocole et des relations publiques

III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 29  LA FÊTE DU PERSONNEL AU SEIN D’UN CONSEIL GÉNÉRAL

 

En complément à la rencontre du président du conseil général avec ses agents, au moment de la cérémonie des vœux, il est de tradition, dans certains conseils généraux, d’organiser la fête du personnel, journée champêtre en plein air, dans un des domaines départementaux, moment festif réunissant le président, avec tous les agents et leurs familles, les directeurs généraux, les directeurs, les chefs de service… 

 

L’organisation en est confiée à la direction des ressources humaines en collaboration avec le service du protocole. 

 

A - La date 

 

Cette manifestation doit intervenir aux beaux jours, proche de la fin de la scolarité des enfants : la fin du mois de juin est idéale. Le samedi est plus judicieux, il permet les réunions dominicales des familles. 

 

B - Le lieu 

 

Le choix du domaine départemental le plus approprié doit se faire en fonction : 

- de la situation géographique permettant à tous les agents du département de s’y rendre par de convenables voies d’accès et dans un délai raisonnable, et de la possibilité d’accueil et de stationnement de bus mis à disposition des agents (départs de différents points du département) ; 

- de la superficie exploitable pour l’accueil d’un nombre important d’invités, l’installation de différentes structures et la sécurité du site pour l’accueil des enfants des familles ; 

- de la possibilité d’organiser différentes animations destinées au plus grand nombre (visites, jeux, stands ludiques ou culturels…). 

 

C - L’invitation 

 

Signée par le président, elle est adressée par la direction des ressources humaines qui détient le fichier complet des agents du département. 

 

À chaque invitation est jointe une fiche d’inscription permettant de collecter le nombre de personnes présentes. 

 

Cette fiche d’inscription pourrait se présenter comme suit : 

 

NOM : …… Prénom : …… 
Adresse : …… 
Tél : …… 
Adresse professionnelle : …… 
Tél : …… 
Fax : …… 
Mél : ……
Assistera : Oui Non
Seul 
Accompagné de : 
conjoint : …… (nom et prénom) 
enfants 
nombre : ……  
nom, prénoms, dates de naissance : 
- …… 
- …… 
- ……
Moyen de transport
personnel 
bus 
 
 
Départ de (noter les différents points de départ et les horaires) : 
- …… 
- …… 
 
Retour
Participation à renvoyer au plus tard le …… 
Aucune inscription ne sera acceptée passé ce délai. 
 
Direction des ressources humaines – Bureau numéro ……

Dès réception de la fiche de participation, une carte comprenant toutes les prestations sous forme de tickets détachables sera envoyée à chaque participant ; par exemple : 1 badge parking ou un accès bus selon le mode d’accès choisi, 2 tickets rafraîchissement, 2 tickets viennoiserie ou pizza, 1 ticket repas, 1 ticket cadeau. 

 

Une plaquette annonçant le programme et toutes les animations sera jointe à chaque invitation. 

 

D - L’organisation – La logistique 

 

1. L’hygiène 

 

Installation de toilettes mobiles sur tout le site, ainsi que de containers de poubelles. 

Les toilettes seront nettoyées tout au long de la journée, et les containers remplacés au fur et à mesure. 

 

2. Les bénévoles 

 

Préalablement à toute organisation, il est important de s’assurer du nombre de bénévoles volontaires qui assureront le bon déroulement de cette journée. 

 

3. La sécurité 

 

Un poste de secours sera installé, avec secouristes pour les premiers secours, et un véhicule de pompier opérationnel en cas d’urgence. 

 

4. Le transport 

 

Pour les personnes n’utilisant pas leur véhicule personnel, il faut organiser un transport par bus, avec rassemblement à divers lieux du département. On prévoira plusieurs horaires de départ et de retour : deux ou trois maximum. 

 

5. Les prestations alimentaires 

 

a) Le petit-déjeuner 

 

On aura demandé au prestataire choisi pour cette journée l’installation d’un buffet viennoiseries, et l’installation d’un camion « pizza » permettant de patienter jusqu’au repas. 

 

b) L’apéritif 

 

Un buffet sera dressé pour l’apéritif : en fonction de la réglementation sur les boissons alcoolisées, le plus convivial sera la préparation d’une sangria, accompagnée de jus de fruits, d’eau et de diverses boissons sans alcool, le tout servi avec quelques feuilletés et autres chips, cacahuètes. 

 

c) Le repas 

 

Journée champêtre en plein air, la meilleure solution est le panier repas, préparé par un traiteur et comprenant : une entrée, une viande froide, un fromage, un dessert, une boisson non alcoolisée, du pain. 

 

Pour l’organisation de ce repas, l’installation d’un très grand chapiteau à l’intérieur duquel seront posées de grandes tables nappées avec bancs et chaises permettra de prévenir toute météo défavorable. 

 

d) Les animations 

 

Le site doit permettre l’installation de différentes animations : 

- pour les enfants : structures gonflables, ateliers de maquillage, concours de pêche, jeux de massacre, jeux de quilles, promenades en poney… ; les enfants seront encadrés par des professionnels tels que des éducateurs ; 

- pour les adultes : concours de boules, visite du site, promenades à cheval, expositions d’œuvres faites par les agents, espaces proposant les programmes des théâtres locaux avec possibilité d’abonnement ; 

- proposer des animations itinérantes dans le site : groupes folkloriques, clowns… ; 

- une scène sera dressée, avec quelques chaises ou bancs, où pourront se produire, dans l’après-midi, les agents artistes : chanteurs, danseurs. Un orchestre sera réservé pour la fin d’après-midi, pour une animation type bal. Un animateur officiera, et fera diverses annonces. 

 


e) Les cadeaux 

 

Tout de suite après le repas, sur le chemin de la sortie, les cadeaux à remettre sont préparés. Chaque participant échangera le ticket prévu à cet effet, contre le cadeau défini : un cadeau pouvant servir à la famille tel que matelas ou serviette de plage, sac de voyage, etc. 

 

E - Le déroulé 

 

La journée sera ouverte aux participants à partir de 10 heures pour permettre les dernières installations et mises en place. 

 

Les stands boissons, viennoiseries et pizza et les animations seront prêts à fonctionner. 

 

Tous les bénévoles (accueil, surveillance des enfants, inscriptions aux concours…) seront en place. 

 

Les arrivants s’installent au fur et à mesure, et participent aux animations de leur choix. 

On prévoit l’arrivée du président aux alentours de 11h/11h30. Il sera accompagné de divers élus, et des membres du cabinet, ainsi que des directeurs généraux, directeurs et chefs de service. Il est de tradition que le président vienne accompagné de son épouse, et éventuellement de ses enfants. 

 

Ils visiteront toutes les installations, structures et stands, et pourront rencontrer les bénévoles et les agents de la collectivité. 

 

L’animateur, sur la scène, annoncera l’arrivée du président, qui fera une courte allocution, et invitera tous les agents à prendre l’apéritif. 

 

Dans ce même temps, le traiteur préparera la distribution des plateaux-repas, contre remise des tickets. 

 

On aura pris soin de réserver une table centrale pour le président et les élus, qui déjeuneront avec les agents ; cette convivialité leur permettra de circuler entre les tables, et de s’adresser aux participants. 

 

Selon son agenda, on fixera l’heure de départ du président. 

 

Après le déjeuner et le café, reprise des animations, qui pourront se terminer vers 19h00 par un bal avec orchestre. 

 


Astuces
- Prévoir un chapiteau suffisamment grand dans l’éventualité d’une météo défavorable.
- Si présence de moustiques sur le site, procéder à une démoustication préalable.
- Prévoir un espace où des hôtesses auront une liste complète des participants, pour pouvoir accueillir les personnes ayant oublié leurs invitations. Ces hôtesses posséderont des cartes de tickets à leur distribuer dans la mesure où ils figureront sur leur liste.
- Pour les animations, demander aux agents ayant un talent particulier, par la voie d’intranet et publicité dans le journal interne, de s’inscrire pour participer aux animations : expositions, chant, danse…
- On fera préparer avec soin les paniers repas, soit dans un panier pique-nique en osier, soit dans un sac isotherme, ce qui constituera un souvenir.
- L’animateur annoncera tout au long de la journée le début des animations et concours, et dans l’après-midi, au fur et à mesure, les départs des cars, en insistant sur le dernier départ.
- À l’entrée, une signalétique indiquera la situation de toutes les structures.

 

Michèle TOMASI 

Protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

Pour consulter le contenu dans son intégralité ...

Vous devez être abonné.

Contenu réservé

J'ai un compte

Je m'identifie

Je n'ai pas encore de compte :

Je crée mon compte
 

Vous possédez un compte si vous êtes inscrit sur un des sites du Groupe Territorial ou sur le site lagazettedescommunes.com. Utilisez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter.


Les sites du Groupe territorial

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit d'accès, cliquer sur la rubrique « Mon compte » du site web ; pour obtenir communication des informations vous concernant, rendez-vous sur la page « contacts » du site.


(Règlement par CB, chèque bancaire ou mandat administratif)


Vous n'êtes pas abonné ?

 

Haut de page

Sommaire

Rechercher par mots clés