consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 26  ORGANISATION D’UN SÉMINAIRE D’ÉLUS À L’INITIATIVE DU PRÉSIDENT D’UNE COLLECTIVITÉ TERRITORIALE

 

Un séminaire peut être organisé à la demande du président d’une collectivité territoriale, quand celui-ci souhaite pouvoir débattre avec l’ensemble de ses élus sur les divers projets en cours de réalisation, sur les politiques futures et engager une réflexion sur les différentes orientations à tenir. 

 

Ce séminaire se déroule de la façon suivante : l’accueil autour d’un café, rafraîchissements, réunion de travail, déjeuner. 

 

A - La date 

 

Elle est fixée juste avant le début des vacances d’été. Le mois de juin est idéal. 

 

B - Choix du lieu 

 

Choisi parmi les domaines départementaux, il devra répondre à plusieurs impératifs : être facile d’accès, proposer une salle de réunion de capacité suffisante, un espace en plein air pour le déjeuner de clôture, une salle à manger intérieure qui puisse servir de solution de repli en cas de mauvaise météo et un parking. 

 

C - Les convocations 

 

Une fois le lieu choisi, le cabinet adresse une convocation à chaque élu, par lettre nominative signée par le président. 

 

D - Le repérage 

 

Il sera minutieux : 

- il faut prévoir le parking, de façon à ce que les véhicules ne soient pas à portée de vue du lieu du repas ; 

- la salle de réunion : lumineuse et facile d’accès, doit être fonctionnelle, pour une installation confortable et suffisamment équipée pour pouvoir être sonorisée correctement et adaptée à un éventuel équipement en matériel pour vidéo projection. Vestiaire et toilettes à proximité, seront des atouts supplémentaires ; 

- le point café d’accueil, sera prévu à l’extérieur, si météo favorable. Quelques tables et chaises, disposées autour du buffet, permettront aux premiers arrivés d’attendre l’ouverture de la séance de travail avec plus d’indulgence pour les retardataires ; 

- le repas sera, en fonction des installations culinaires, soit élaboré sur place, soit acheminé par un véhicule frigorifique et, dans ce dernier cas, l’option buffet sera privilégiée ; 

- le lieu du repas : la saison incite au plein air. On choisira un espace facile d’accès aussi bien pour les participants que pour le personnel de service. Il sera ombragé, sinon il conviendra de prévoir quelques parasols. Une table sera prévue pour les chauffeurs et les divers intervenants sur le site (protocole, techniciens sono, gardien etc.). 

 

E - L’organisation de la journée 

 

Cette journée commence très tôt le matin par la mise en place. Si possible le plus gros du matériel sera livré la veille. 

 

La cuisine sera mise en place avant l’arrivée des participants. 

 

L’accès sur le site doit être libre : portail ouvert, parking matérialisé par une signalétique, accueil en place. 

 

Vérification de la propreté des lieux et, notamment, des sanitaires. 

 

Un vestiaire ou, à défaut, un portant avec cintres, est mis à disposition des participants. 

 

L’accueil café, un buffet abrité par un parasol, sur lequel seront disposées vaisselle appropriée, jus de fruit, eau, thé, café et diverses viennoiseries, sera dressé en priorité. Là aussi, en fonction des installations, seront utilisés soit des percolateurs soit de grands thermos. 

 

Dans la salle de réunion, une visite de contrôle permettra de s’assurer de la bonne installation des tables, recouvertes de feutrine, du bon emplacement des chevalets et du bon fonctionnement des différentes installations sonores et visuelles. En regard de chaque chevalet auront été déposés conférenciers ou blocs avec stylos, permettant de prendre des notes, ainsi qu’une petite bouteille d’eau avec verre et serviette en papier. 

 


Pendant la réunion de travail : 

- le buffet petit-déjeuner sera débarrassé pour la mise en place du buffet apéritif. On veillera à remplacer les nappes tachées ; 

- installation pour le repas. Toutes les tables seront disposées en demi-cercle autour du buffet, si c’est le choix qui a été retenu, sinon, pour un déjeuner classique, en étoile. Il sera aisé de cueillir, dans la campagne environnante, quelques végétaux pour décorer chaque table. 

 

En fin de réunion, les participants sont invités à prendre un apéritif. 

 

Selon les installations culinaires existant sur place, trois possibilités de repas : repas servi à table, buffet avec un plat chaud (entrées froides – plat tenu au chaud sur « chafing-dish » et servi individuellement – fromage – desserts), buffet froid. 

 

Le buffet favorise les échanges et reste la solution la plus adaptée à ce type de manifestation. 

 

En fin de repas, tisanes ou cafés peuvent être servis à la demande. Des rafraîchissements seront tenus à disposition, jusqu’au dernier départ. 

 

Astuces
- Un plan d’accès au site sera adressé à chaque participant. Les numéros de téléphone mobile des agents du protocole, présents ce jour-là, limiteront les contretemps fâcheux liés à une éventuelle mauvaise compréhension du plan.
- S’assurer de la présence d’un technicien pendant toute la durée de la réunion, pourra éviter quelques mauvaises surprises.
- Plus malléables, et si le budget le permet, on louera des parasols « décentrés » pour le déjeuner.
- Pour les décorations florales, se munir de sécateurs et de grands vases.
- Si le service communication de la collectivité a le lot « casquettes » dans ses objets promotionnels, en distribuer aux différents participants doublera la protection anti-soleil.
- Ne pas oublier les nuisances liées à certains insectes, penser à emporter crème et compresses apaisantes en cas de piqûre.
- Prévoir une ou deux places de plus, que ce soit en salle de réunion ou au déjeuner, au cas où…

 

Michèle TOMASI 

Protocole, conseil général des Bouches-du-Rhône 

 

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