consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 25  UNE TOURNÉE RÉGIONALE

 

Le territoire d’une région est, par définition, très étendu. La proximité s’impose d’autant plus. Lorsque les élus régionaux votent un dispositif important concernant tous les territoires, une tournée de présentation du dispositif est mise en place. De même, pour la rencontre avec les associations, des tournées dans tous les départements sont organisées (six départements pour Provence-Alpes-Côte d’Azur, dont deux alpins). 

 

Nous prendrons l’exemple de la tournée organisée pour la présentation du fonds de solidarité locale, qui permet aux communes de moins de 2 000 habitants de bénéficier des aides régionales avec des démarches simplifiées. 

 

A - Choix des sites 

 

Les communes et le calendrier sont déterminés par le cabinet. La commune d’accueil met à disposition la salle. La direction de la communication s’occupe du fil rouge (fond de scène, visuel du carton d’invitation), afin d’assurer une unité à la tournée. 

 

B - Repérage 

 

Il est indispensable de voir les lieux préalablement avec les services techniques de la commune. Les conditions d’accès, parking, mise en place d’une police municipale, seront alors définies. 

 

Les équipements nécessaires (pupitre, tribune, fond de scène) seront les mêmes pour toute la tournée. Le podium et les chaises sont très souvent fournis par la mairie d’accueil. 

 

C - Invitations 

 

Les cartons comporteront une partie commune : visuel – édito – accroche et une partie à décliner par site : nom de la mairie d’accueil, lieu, plan d’accès de la commune. 

 

Le carton est libellé au nom du président et du vice-président ayant la délégation concernée par la tournée. Le nom du maire ne figure pas car il s’agit justement d’une rencontre avec tous les maires concernés du département. 

 

Envoi des invitations : trois semaines à l’avance. 

 

D - Fichiers 

 

Ils sont la responsabilité exclusive de la région. Cependant, le maire d’accueil peut recevoir un certain nombre de cartons pour son conseil municipal et ses collaborateurs. 

 

Bien définir son public (les maires bénéficiant du dispositif) et éviter des invitations à des cibles non concernées, car les effets seront négatifs. 

 

Attention aux doublons très fréquents dans ce type d’exercice : maires, conseillers généraux, présidents des communautés des communes, etc. 

 

Si la salle le permet, inviter les secrétaires généraux peut être utile. 

 

E - Information des élus 

 

Comme pour chaque déplacement du président de région dans un autre département que celui du siège de l’hôtel de région, il conviendra d’informer quelques jours avant les autorités et parlementaires du département (préfet, sous-préfet, députés et sénateurs) de la venue du président dans leur département et de l’objet du déplacement. 

 

F - Accueil des invités 

 

Un émargement s’impose pour savoir surtout quels sont les maires empêchés qui doivent recevoir l’information par courrier. 

 


G - Placement 

 

Partant du principe que la réunion s’adresse à tous les maires, il n’y a pas lieu de faire un placement, ce qui pourrait être mal perçu et propice à des fautes protocolaires. 

 

Quelques places seront réservées tout de même avec l’indication générique : « conseiller régional », voire « parlementaire » ou « sous-préfet », s’ils ont annoncé leur présence (en avoir tout de même en réserve au cas où). 

 

H - Placement tribune 

 

Le maire qui accueille au centre, à sa droite le président et à sa gauche le vice-président concerné. Dans le département du premier vice-président, celui-ci sera en tribune à la droite du président de région. 

 

I - Passage micro 

 

Des hôtesses (ou agents de la mairie d’accueil ou du protocole région) se chargent de passer la micro HF dans la salle. 

 

J - Déroulement 

 

- Accueil des invités (émargement). 

 

- Allocution de bienvenue du maire. 

 

- Allocution du président (poser le cadre et l’esprit du dispositif). 

 

- Questions / réponses (le vice-président en charge du dispositif répond aux questions de la salle). 

 

- Mot de clôture du président. 

 

- Apéritif. 

 

Astuces
- Prévoir un formulaire pour enregistrer les demandes des maires (subvention en cours, demande d’audience…). Ce document, rempli, sera dispatché pour instruction dans le ou les services concernés. Ce dispositif permettra, le jour « J », de répondre très précisément aux différentes requêtes.
- Prévoir parking et accès pour les personnes à mobilité réduite.
- Demander à la police municipale (postée à l’entrée de la commune) de vous informer par portable de l’arrivée des hautes autorités, pour vous permettre de prévoir à temps leur placement (si elles n’ont pas confirmé leur présence).
- Demander à la salle de formuler plusieurs questions d’affilée et les traiter par thématique en les regroupant (5 ou 6 questions à chaque fois). Cette précaution évitera longueurs et doublons ou hors sujet.
- Laisser suffisamment de temps pour partager le verre de l’amitié, car c’est l’occasion d’une rencontre personnalisée et informelle, excellente source d’information sur la vie du département.

 

Élena KONCKE
Chef du protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur

 

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