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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 24  AVANT-PREMIÈRE D’UN FILM SOUTENU PAR UN CONSEIL RÉGIONAL

A - Contexte – Date


- La région soutient financièrement la production de certains longs-métrages réalisés, en totalité ou en partie, sur son territoire géographique.

- La convention de partenariat prévoit l’organisation par la région de l’avant-première dans une salle de cinéma de la ville ou du quartier où le film a été tourné avec la participation du réalisateur, voire de son équipe.

- Les dates sont fixées par le producteur en fonction de la sortie en salle. Le délai de préparation est très court : de 4 à 6 semaines.


B - Invitations


- La région dispose d’un quota de places pour ses invités, environ 30 % de la capacité de la salle.

- Les invitations sont libellées au nom du président de région et du vice-président délégué à la culture. On mentionne toujours : « en présence du réalisateur » et parfois « de l’équipe du film ».

- Un bulletin-réponse s’impose pour la gestion des places dans la salle et pour le cocktail. Si nécessaire, relancer des invitations une semaine avant la date ou bien faire quelques relances téléphoniques.


C - Public


- Sont conviés : les professionnels, les organisateurs de festivals de cinéma, le milieu associatif du secteur de la ville ou du département (pas plus loin que dans rayon de 100 km, soit une heure de transport).

- Sont bien évidemment conviés tous les membres de la commission d’attribution d’aide au cinéma de la région, constituée de comédiens, réalisateurs, collectivités, professionnels.

- Le « protocole » habituel : conseillers régionaux du département et de la commission culture, représentants des principales collectivités (conseil général et ville d’accueil), parlementaires.

- En fonction de la thématique du film, on peut inviter les associations et les acteurs d’un secteur, d’une communauté, d’un quartier, etc.

- Si le thème le permet, on peut associer des lycéens et des apprentis ravis d’y assister.


D - Déroulé


- Les invités sont accueillis par des hôtesses qui leur remettent un ticket d’entrée.

- Les couleurs de la région (sous forme de drapeaux) permettront aux invités d’identifier le point accueil.

- Ne s’agissant pas d’une projection privée, mais d’une séance commune avec un public ayant acquitté sa place, une gestion très discrète des invités est indispensable.

- Dans la salle, des places sont réservées (le moins possible) pour le président et vice-président de région, le réalisateur, l’équipe du film, et derrière, les invités protocolaires. Les rangs protocolaires sont au milieu de la salle.

- Avant la diffusion du film, le directeur du cinéma fait un mot d’accueil et invite le président de région et le réalisateur à le rejoindre pour des brèves allocutions.

- Après la diffusion du film, un court débat peut s’organiser autour du réalisateur et de l’équipe du film.

- Ensuite, les invités rejoignent un espace réservé pour assister à un cocktail qui permet de prolonger le débat et facilite les contacts entre professionnels, associations du cinéma et responsables de la région.


Astuces
- Lors de la préparation, confirmer toutes les décisions importantes par écrit. Il s’agit d’un milieu très médiatisé, avec les exigences et les contraintes qui en découlent (vedettariat, droit sur l’image, etc.).
- Pour bien calibrer les invitations, il faut tenir compte de la médiatisation du film, du réalisateur et des comédiens. Pour les grandes productions, réduire notoirement le nombre d’invitations, car des demandes arriveront tout naturellement au protocole.
- A contrario, certains films devront faire l’objet d’un « surbooking ». Les deux écueils à éviter sont le trop-plein et les rangées vides.
- Pour la presse, il vaut mieux organiser la photo avec le réalisateur, son équipe et les élus de la région, avant la diffusion du film.
- À la fin de la séance, en fonction du nombre d’invités qui restent au cocktail, on peut permettre au public d’y accéder, manière de créer des contacts pour enrichir les fichiers des prochaines avant-premières.


Elena KONCKE

Protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur

 

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