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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 23  VERNISSAGE D’UNE EXPOSITION DE PEINTURES DANS UN MUSÉE

A - Objet 

 

Organisation par une collectivité territoriale d’un vernissage d’une grande exposition temporaire de peintures dans son musée, rassemblant des œuvres provenant de musées étrangers et français, en présence de l’ambassadeur du pays dont les musées ont prêté les œuvres. 

 

B - Préparation et repérage 

 

- Réunion préparatoire destinée à répartir les rôles et les missions des différents services : 

* service de la culture et protocole : gestion du carton d’invitation et des listes d’invités ; 

* service du protocole : gestion de la logistique de la manifestation – sonorisation, vidéo, estrade, pupitre, pavoisement, cocktail – et organisation du dîner qui suivra le vernissage ; 

* le service de la communication assure la diffusion de l’événement. 

- Réunion de repérage sur le lieu du vernissage pour organiser la logistique, identifier tous les problèmes, délimiter les espaces. 

 

C - Invitations 

 

Réaliser un carton d’invitation avec un visuel reprenant une œuvre présentée comportant le texte suivant : 

 

En présence de 
Son Excellence Monsieur X 
Ambassadeur de …… en France
M. …… 
Maire de ……
M. …… 
Président du conseil général de ……
vous prient de bien vouloir leur faire l’honneur d’assister à l’inauguration de l’exposition …… 
Le …… à …… heures 
Musée de …… 
adresse

 

- Ne pas oublier d’intégrer tous les logos des financeurs et des partenaires de l’opération. 

 

D - Proposition de déroulement 

 

- Visite privée de l’exposition à l’intention des personnalités : le préfet, l’ambassadeur, le maire, le président du conseil régional, le président du conseil général, l’adjoint au maire chargé de la culture… une demi-heure avant l’heure officielle d’inauguration, sous la conduite du conservateur en chef et directeur du musée. 

- Allocutions : 

* Le maire ; 

* Le président du conseil général ; 

* l’ambassadeur ; 

* le préfet. 

- Ouverture simultanée des salles d’exposition au public et du cocktail. 

- Prévoir au même instant une visite guidée privée d’autres collections du musée qui en font la renommée à l’intention de personnalités citées ci-avant, sous la conduite du conservateur en chef, ainsi qu’un cocktail privé, dans une salle du musée. Ce qui permet d’attendre l’heure du dîner et constitue un moment privilégié d’échanges, de calme et de repos pour les personnalités. 

- Dîner de gala organisé dans un restaurant proche ou bien dans un espace du musée par un traiteur. 

 

E - Logistique 

 

- Installer une estrade si possible moquettée, de 20 cm de hauteur avec une partie à 40 cm pour le pupitre. 

- Mettre en place un pupitre. 

- Prévoir le pavoisement aux couleurs de la France, de l’État représenté par l’ambassadeur et de la Ville, sur grilles ou sur boules positionnées à côté de l’estrade. Le pavoisement peut être également prévu, si le lieu le permet, au fronton du musée. 

- Prévoir des potelets avec cordons pour matérialiser et séparer du public l’espace destiné aux orateurs. Ces potelets pourront être enlevés par la sécurité lorsque les personnalités auront accédé au podium. 

- Sonoriser l’espace. 

- Assurer une retransmission vidéo des discours sur grand écran pour que les orateurs puissent être vus de tous, en cas de grande affluence. 

- Prévoir les tables pour le cocktail. 

- Assurer la décoration florale du podium et des buffets. 

 

F - Organisation du dîner de gala 

 

- Ce dîner est organisé principalement en l’honneur de l’ambassadeur présent, il suit le vernissage et s’adresse à un certain nombre de personnalités, dont la liste est établie par le cabinet du maire, le service de la culture et le protocole. Il réunit des personnalités élues, du monde culturel, des représentants de l’état… 

- Un carton nominatif est rédigé et envoyé avec un RSVP téléphonique à la liste d’invités. Il peut se présenter de la façon suivante : 

 

M. ……
Maire de ……

prie ……
de bien vouloir assister au dîner de gala
qui aura lieu
le …… 2008 à 20 h 30
au musée de ……
adresse
……
en l’honneur de
Son Excellence Monsieur ……
Ambassadeur de …… en France

RSVP au …… (numéro de téléphone) avant le ……

 

- Déterminer le lieu : soit un restaurant situé à proximité du musée et permettant d’accueillir un nombre important de convives, soit une salle d’exposition du musée. 

- Si on choisit la salle d’exposition qui permet d’accueillir un plus grand nombre de personnes, le service protocole fait appel à un traiteur, définit le menu, les vins. 

- La logistique du dîner est assurée par le traiteur : tables, chaises, nappage, vaisselle, décoration des tables. 

- Les plans de table sont faits par le protocole. Une table d’honneur avec le préfet, l’ambassadeur, le maire et des invités de 1er rang est prévue. D’autres tables sont présidées par des élus de la collectivité invitante. 

 

Astuces
- Faire en sorte que les personnalités accèdent, après la visite privée, directement au podium pour les allocutions sans avoir à traverser la foule. Les potelets et les cordons sont utilisés à cette fin et sont enlevés dès que les allocutions commencent pour permettre au public de se rapprocher du podium.
- Pour les invités ayant accepté l’invitation au dîner, leur fixer un rendez-vous (hall d’accueil par exemple), à une heure précise, quelques minutes avant l’heure officielle, afin qu’ils puissent être conduits par des hôtesses directement vers le lieu du dîner.
- À l’arrivée dans la salle du dîner de l’ambassadeur et des personnalités qui l’accompagnent, les convives doivent tous être installés à leur place.
- Prévoir un cadeau pour l’ambassadeur et un bouquet pour son épouse.

 

Patricia DETROYAT 

Chef du protocole, ville de Grenoble 

 

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