consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 22  ORGANISATION DE MANIFESTATIONS DANS LE CADRE DE LA JOURNÉE INTERNATIONALE DES FEMMES

 

A - Objet 

 

Diverses manifestations sont organisées, en ce 8 mars, par la collectivité, en l’occurrence une mairie. Ces manifestations sont réparties dans la journée. Un thème principal autour duquel s’articulent les événements est choisi en lien avec les associations féminines : parité, égalité salariale, femmes dans la résistance… Un petit déjeuner est réservé aux agents féminins de la collectivité. 

 

B - Organisation 

 

Une réunion préparatoire est organisée avec toutes les associations féminines, présidée par l’élu en charge de la délégation des droits de l’homme, au cours de laquelle est proposé un programme. Les initiatives et la participation active des associations sont sollicitées. Plusieurs réunions peuvent être nécessaires pour affiner le programme et préciser les besoins, la collectivité restant maître d’ouvrage. Le siège de la collectivité, si les espaces sont suffisants, peut accueillir l’intégralité des manifestations. L’unité de lieu rend la logistique plus aisée. 

 

C - Programme 

 

- 9 heures : petit déjeuner à l’intention des agents féminins de la collectivité. 

- 12 heures : inauguration d’une exposition suivie de la réception de la Journée internationale des femmes. 

- 10 heures à 16 heures : forum des associations féminines.  

- 18 heures : conférence sur le thème choisi. 

- Ce programme peut être diffusé sur des prospectus qui seront distribués dans les lieux publics : office du tourisme, MJC… 

 

D - Déroulé 

 

1. Petit déjeuner 

 

- Une invitation est adressée à chaque agent féminin de la collectivité ainsi qu’aux élues.  

- Les allocutions du maire et de son adjoint chargé du personnel sont suivies par un petit déjeuner (café, jus d’orange, viennoiseries). 

- Une estrade est prévue où prennent place le maire et les élues. 

 

2. Inauguration de l’exposition et réception 

 

- L’exposition peut avoir été déjà présentée dans d’autres villes ou bien être conçue par le service communication de la collectivité. Elle est exposée dans le hall d’accueil de l’hôtel de ville, si les lieux le permettent, sur panneau ou grilles ou fixée aux murs. Elle peut revêtir un aspect culturel, mais également didactique. 

- Un carton d’invitation est élaboré, la puissance invitante étant le maire de la ville. Il est adressé à un fichier protocolaire (préfet, députés, sénateurs, élus de la Région, élus du conseil général…), à la presse, aux associations féminines, mais également au fichier associatif (thème action sociale, droits de l’homme). 

- L’inauguration commence par la visite de l’exposition. Suivent les allocutions : le maire puis l’élu en charge de la délégation. Un cocktail ou un buffet clôt la manifestation. 

 

3. Forum des associations féminines 

 

- Ce forum se tient dans les salons de l’hôtel de ville. Chaque association qui le souhaite dispose d’un stand afin d’informer le public sur ses activités. 

- Le matériel (tables, grilles ou panneaux) est fourni par la collectivité. 

 


4. Conférence 

 

- La conférence porte sur le thème retenu. Elle peut également avoir comme support l’exposition précédemment inaugurée. 

- Le conférencier ou les intervenants sont choisis par l’élu en charge de la délégation et le service maître d’œuvre de la journée, en lien avec les associations. 

- Les frais d’hébergement et de déplacement sont pris en charge par la collectivité. 

- Une invitation sur l’initiative du maire est élaborée par le service du protocole et indique le thème de la conférence, le nom du conférencier et porte également la mention « dans la limite des places disponibles ». Cette invitation est adressée au même fichier utilisé pour l’inauguration de l’exposition. 

- La logistique est assurée par les services techniques de la collectivité : 

* mise en place de chaises, d’une table recouverte d’un nappage-conférence où prendront place le conférencier et éventuellement un animateur. Cette table peut être placée sur une estrade afin de la surélever si on attend beaucoup de monde ; 

* une sonorisation est prévue : micros sur table ainsi qu’un micro sans fil pour permettre au public de poser des questions. Du matériel vidéo peut être installé afin d’étayer les propos du conférencier.  

 

Astuces
- Prévoir des verres et de l’eau pour le ou les conférenciers sur la tribune.
- Décorer la table-conférence d’une présentation florale basse pour ne pas gêner les orateurs.
- À l’occasion du petit déjeuner offert à l’intention du personnel féminin de la collectivité, il peut être envisagé, si le budget le permet, d’offrir une rose à chacun des agents. Elle pourra leur être remise, par des hôtesses, à l’issue de la manifestation.

 

Patricia DETROYAT 

Chef du protocole, ville de Grenoble 

 

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