consultation guide des usages, du protocole et des relations publiques

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III • Les déjeuners et les dîners

Fiche pratique n° 21  LE MOIS DES FEMMES POUR UN CONSEIL RÉGIONAL

 

A - Contexte – Date  

 

- À partir de la date symbolique du 8 mars, « Journée internationale des Femmes », tout le mois est consacré à une tournée dans le territoire de la région. 

- Le coup d’envoi est donné dans la ville de l’hôtel de Région.  

- Dans chaque département, une ville étape est choisie et pas nécessairement la capitale du département. 

- La tournée ne devrait pas excéder la quinzaine de jours, et ce, afin de garder une lisibilité pour l’ensemble de l’opération. 

 

B - Invitations 

 

- Un carton d’invitation est réalisé pour chaque ville étape.  

- Le carton d’invitation pour le lancement est plus important et d’un format différent. Il comporte l’ensemble du programme de la tournée pour informer tous les réseaux déclinés par départements. 

- Les autres cartons sont identiques visuellement parlant, seul le contenu diffère. 

- Les puissances invitantes sont : le président de Région et la présidente de la structure qui fédère toutes les associations et structures féminines (exemple : le groupement régional pour l’action et l’information des femmes). 

- Sont également mentionnés – non nominativement – sur le carton « les conseillères régionales et conseillers régionaux » qui sont les interlocuteurs au quotidien des associations féminines du département. 

- Un bulletin-réponse est nécessaire pour dimensionner la salle et commander le traiteur. 

 

C - Public 

 

- Sont invitées les associations féminines essentiellement, mais pas uniquement. Ne pas oublier les « Femmes, chefs d’entreprises ». 

- Le protocole habituel est convié, à savoir préfet, parlementaires, maire, élus… mais également présidents de chambres consulaires, enseignement, etc. 

- Il est souhaitable d’inviter très largement les femmes occupant différentes fonctions (services de l’État, entreprises, sport, associations, etc.). Elles y sont très sensibles. 

- Ne pas oublier les associations de quartier où les femmes jouent un rôle essentiel.  

 

D - Déroulé 

 

- La manifestation de lancement comporte deux volets : une conférence (17 heures) et le vernissage d’une exposition (19 heures). 

- La conférence, coprésidée par la Région et le GRAIF, rassemble des intervenantes autour d’une thématique spécifique (qui est la même que celle de l’exposition). Exemple pour 2008 : « Femmes en résistance ». 

- Les intervenantes sont prises en charge par le protocole pour tout ce qui concerne l’accueil, transfert et l’hébergement, si elles viennent d’ailleurs. 

- Le vernissage commence par l’allocution du président de Région, suivie par celle de l’artiste qui a réalisé l’exposition (photographe, peintre, sculpteur…). Sont présentes sur le podium la présidente du GRAIF et les intervenantes de la conférence. 

- Les allocutions se terminent par une présentation de la tournée dans toute la région qui est faite par la présidente du GRAIF. 

- Visite de l’exposition guidée par l’artiste qui explique son travail en petit comité.  

- Le cocktail est ouvert à la fin des allocutions. 

 

E - Tournée 

 

- Dans chaque ville étape, il y aura également les deux aspects : conférence-rencontre suivie d’une visite-présentation de l’exposition (en version réduite selon les lieux choisis) et d’un pot de l’amitié. 

- À la fin de la visite et avant l’ouverture du cocktail, les allocutions sont prononcées par la ou le représentant du président de Région et la présidente du groupement régional pour l’action et l’information des femmes et des familles (GRAIF). 

 


Astuces
- Prévoir un intermède musical pour assurer un lien naturel entre les deux manifestations (conférence et vernissage). Par la même occasion, on met en valeur des femmes artistes !
- Le cocktail sera léger, composé des crudités, des légumes, des fruits, adapté au goût féminin. Il tiendra compte des contraintes alimentaires pour plaire au plus grand nombre. Dans les départements, il comportera des spécialités locales.
- Faire venir une classe de jeunes lycéennes intéressées par la thématique est très enrichissant et permet des échanges intéressants.
- Après la tournée, l’envoi des photos dédicacées par le président marque toujours les esprits.

 

Elena KONCKE 

Protocole de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur 

 

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